Облачные кассы, что такое облачная касса, облачная касса для ИП, курьера, магазина, интернет-магазина, виртуальная касса

Что такое онлайн-касса?

С 2016 года в России стартовала «кассовая реформа» — с целью повышения автоматизации и улучшения контроля финансовых расчетов в 54-ФЗ был внесен ряд изменений, касающихся применения контрольно-кассовой техники и процесса передачи фискальных данных в ФНС. Предприниматели обязаны использовать зарегистрированные онлайн-кассы, а ЭКЗЛ в электронных моделях заменили на фискальный накопитель (ФН), благодаря чему стала возможной отправка расчетной информации через интернет.

Ответственными за процесс передачи данных в ФНС со всех ККТ России стали специальные уполномоченные органы — операторы фискальных данных (ОФД), которые обязательно должны иметь собственные стойки в дата-центре и лицензию на работу с шифровальными средствами.

Фискализация: подключение ОФД, пробитие чека

За юридической регистрацией предпринимательской деятельности всегда следует процедура фискализации бизнеса. Она заключается в оформлении договора с оператором фискальных данных, покупке ФН и постановке кассы на учёт в налоговую. Многие ОФД помимо основной функции передачи данных также продают ФН совместно с сервисами по его обслуживанию и регистрации касс.

Под термином «фискализация платежей» имеют в виду сам процесс передачи чеков в налоговую, который осуществляется ОФД. В сервисе Ferma процедура строится по схеме:

Ferma

При условии стабильного интернет-соединения процесс пробития чека происходит автоматически и занимает не более 2 секунд. Если интернет-сигнал пропал, согласно законодательству, продавец имеет право передать чек в течение 30 дней с момента произведения расчета. Если сбой произошел во время оплаты, то при следующем подключении ККТ сама отправит сохраненные на ФН данные в ФНС, а кассир при этом должен выбить чек коррекции.

Виды и производители онлайн-касс

Перед покупкой ККТ следует определиться с выбором производителя, а также видом и моделью желаемой онлайн-кассы. Онлайн-кассы выпускают преимущественно российские производители: АТОЛ, Эвотор, Штрих-М и другие. Определиться с моделью ККТ достаточно просто: на сайте ФНС опубликован реестр одобренных касс, соответствующих всем требованиям ФЗ-54, из которого и предлагается сделать выбор. Список достаточно большой и постоянно пополняется новыми моделями.

По техническим характеристикам онлайн-кассы делятся на четыре типа: смарт-терминалы, фискальные регистраторы, а также автономные и облачные кассы. Каждый из них имеет свой уникальный функционал, удобный для того или иного вида предпринимательской деятельности. Расскажем подробнее о каждом из них.

Автономные кассы

Этот вид ККТ также называют кнопочными кассами — аппарат имеет кнопки и небольшой дисплей. Такие кассы наиболее удобны в применении для малого бизнеса с номенклатурным перечнем до 50 единиц товара и небольшим количеством обслуживаемых лиц, не превышающем 100 человек в день.

Устройство требует загрузки данных о номенклатуре с компьютера, удобно для курьеров и переносной торговли.

Смарт-терминалы

Выглядят как небольшой планшет с сенсорным экраном и встроенным принтером чеков. Функционирует на собственном вшитом ПО, обеспечивающим исполнение всех основных кассовых операций.

Фискальные регистраторы

Этот вид касс без дисплея работает только при условии подключения компьютера или планшета. Удобен для стационарной торговли с большой пропускной способностью, оснащен автоотрезом, выдерживает значительные нагрузки и содержит мощный процессор.

Облачные кассы

Это единственный в своем роде вид ККТ, который не принимает оплату наличными, поскольку изначально создавался для различных сфер с электронной системой платежей. Тем мне менее, с помощью многофункционального API от OFD.ru возможно ручное пробитие чека с приемом наличной оплаты. Такой функционал реализован на базе облачного решения - Ferma.

Облачные решения отлично подойдут для интернет-магазинов, выездной торговли, такси, для вендингового бизнеса, оплат услуг ЖКХ или платежных терминалов. Сервис Ferma как раз предоставляет возможность аренды облачных касс с установленной услугой ОФД и поддержкой маркировки на весь срок.

Отличие облачной кассы от онлайн-кассы

Что такое облачная касса?

Помимо способов оплаты, между облачными и онлайн-кассами есть ещё несколько различий. Стационарные ККТ, например, можно как купить, так и взять в аренду, в то время как облачные решения можно только арендовать в специализированных дата-центрах (ЦОД). Работа облачных ККТ контролируется техническими специалистами ЦОД, которые самостоятельно меняют ФН, прошивку, настраивают ККТ и следят, чтобы устройство работало без сбоев. Таким образом, выбор в пользу облачной онлайн-кассы позволяет экономить на издержках бизнеса по технической эксплуатации.

Онлайн-кассы обычно покупают, поскольку это выгоднее аренды, но теряют при этом сопутствующую услугу техобслуживания. Такой вариант подходит тем, кто готов самостоятельно заниматься настройкой, обслуживанием и ремонтом ККТ. Если такого навыка нет, в случае чего придётся тратить дополнительные ресурсы на устранение повреждений.

Важный момент: при аренде облачной кассы нет возможности печатать чеки. С помощью сети Интернет сервис отправляет покупателям электронные чеки по SMS или e-mail, которые с 2021 года стали юридически равнозначны бумажным. Таким образом, аренда облачной кассы — это дополнительная экономия на печати бумажных чеков.

В остальном действия по настройке ККТ совпадают: и для облачных, и для онлайн-касс придётся приобретать ФН, регистрировать ККТ и подключать ОФД для отправки данных в ФНС.

Однако в случае с арендой виртуальной кассы Ferma есть еще один плюс: в сервисе реализован функционал автоматической постановки кассы на учет: это сильно экономит время и ресурсы предпринимателя на запуск процесса приема и обработки платежей. Услуга ОФД уже входит в стоимость аренды на весь срок. Таким образом, облачные кассы намного выгоднее и удобнее обычных онлайн-касс.

Как работает облачная онлайн-касса?

После того, как предприниматель заключил договор на аренду облачной кассы, ККТ бронируется и хранится в дата-центре оператора. Если вместе в кассой покупается и ФН, как это происходит в случае подключения виртуальной кассы Ferma, то сервис также оказывает услугу по настройке кассы и накопителя.

В случае приобретения Ferma, услуга подключения облачной кассы оказывается бесплатно.

В дата-центре облачная касса защищена от кражи и взлома — помещение надежно охраняется, в него не могут зайти посторонние. В хранилище поддерживаются оптимальные для работы техники влажность и температура. Резервное электропитание и подключение сразу к нескольким провайдерам интернет исключают перебои в работе кассы из-за отключения электричества или связи. В таких условиях техника служит дольше, ломается реже. В любом случае, за работоспособность арендованной облачной онлайн-кассы отвечает арендодатель. При поломке техники специалисты оператора в течение нескольких минут восстановят работу устройства.

Клиент взаимодействует с облачной кассой Ferma через личный кабинет. В нём можно увидеть все платежи, чеки, при необходимости оформить фискальный документ вручную.

Облачная касса получает информацию о платеже от эквайринг-сервиса, после этого выбивает чек и отправляет его клиенту в электронном виде.

Облачная касса и эквайринг

Для автоматизации продаж в e-commerce необходимо связать сервис приема платежей и облачную кассу. Это две необходимые составляющие для совершения онлайн-покупки и оформления продажи в соответствии с 54-ФЗ.

Подключите эквайринг в обслуживающем вас банке или у одного из наших партнеров. После подключения облачных касс необходимо произвести интеграцию систем.

Когда все взаимодействия настроены, алгоритм покупки выглядит так:

покупатель производит оплату на сайте;
сервис эквайринга списывает деньги со счета и направляет клиенту уведомление о списании;
информация поступает на облачную кассу;
на кассе выбивается чек;
данные о покупке поступают в ОФД;
ОФД переправляет сведения в ФНС и чек клиенту.

Нужен ли фискальный накопитель для облачной кассы?

Несмотря на название, облачная касса — это физический кассовый аппарат, и для него, также как для любой другой онлайн-кассы, необходим фискальный накопитель. Как правило, предоставление накопителя входит в комплекс услуги аренды виртуальной ККТ. Клиент выбирает и оплачивает ФН, а оператор сервиса аренды облачных касс устанавливает его. Сервис аренды облачных касс Ferma отслеживает и сообщает клиенту, когда необходимо заменить ФН на новый. Специалисты оператора оперативно производят замену без остановки работы ККТ.

Как узнать, сколько облачных касс нужно подключить?

Для того, чтобы определиться с количеством облачных касс, необходимых для стабильной работы сервиса даже в пики продаж, необходимо спрогнозировать потенциальный объем операций за условный период. Это важные показатели, которые надо учесть перед принятием решения, поскольку объем памяти фискального накопителя ограничен. В случае остановки работы кассы по причине окончания срока действия или исчерпания памяти ФН, важно, чтобы процесс приёма и отправки чеков не прекращался — это отражается на взаимодействии с клиентами и ФНС, поскольку кассовый чек должен быть отправлен сразу после совершения покупки.

Для того, чтобы не происходило перерывов в работе, OFD.ru предлагает подключение резервных касс Ferma на случай активного роста продаж в конкретные дни. Такое решение позволяет грамотно распределять нагрузку на кассы, а также сэкономить время и деньги на долгий срок. Специалисты разработали специальный калькулятор, рекомендующий определенный набор касс на основе ваших данных или расчетов продаж с возможностью подключения резерва в пиковые дни.

Облачная касса Ferma: особенности подключения и фискализации

Различия между облачной и онлайн-кассой практически никак не влияют на процесс фискализации данных, и схема пробития чека в облачных решениях во многом схожа с аналогичной процедурой на стационарных ККТ:

Посетитель выбирает товар/услугу и оплачивает их банковской карточкой/через платежные системы.
Банк-эквайер или платежная система сайта подтверждают платеж.
CMS интернет-магазина обращается к облачной кассе для формирования чека.
Касса формирует электронный чек и отправляет данные в ОФД, а также покупателю.
Оператор фискальных данных принимает информацию, и направляет ее в ФНС.
При этом онлайн-кассу, например, можно приобрести обычным способом: приехать за ней в магазин или заказать доставку, а после — самостоятельно подключить по инструкции.

При выборе облачной кассы Ferma покупка готового сервиса осуществляется через сайт или Личный кабинет Клиента, а завершить регистрацию кассы можно также в режиме он-лайн, при наличии электронной подписи. К тому же, Вы можете сразу оформить договор с ОФД и делегировать ему часть организационных задач — например, регистрацию ККТ в ФНС.
В случае с Ferma, весь этот процесс сужается до одного шага, поскольку данный сервис уже оснащен кассой, фискальным накопителем и услугой ОФД, поэтому отдельно заключать договор с оператором фискальных данных не потребуется. Облачная фискализация позволяет упростить процесс удаленного пробития чеков на кассе с передачей данных в ОФД.

Таким образом, для подключения облачной кассы Ferma (или других) Вам понадобятся:

оформление квалифицированной электронной подписи (КЭП);
выбор тарифа и количество касс, исходя из прогнозов продаж;
свободное время для подключения услуги ОФД (обычно это занимает не более 30 минут);
ФН для регистрации и работы ККТ. О том, как выбрать ФН, можно почитать тут.

У облачных решений также есть технологические преимущества, например, интеграция со сторонними ПО для достижения лучшего результата. В частности, сервис аренды облачных касс Ferma идет в комплекте с кассой собственной разработки - Эфир Pro ФС, которая также поддерживает ФФД 1.2. В связке с с уникальным софтом, виртуальная касса Ferma позволяет клиентам экономить на количестве подключенных ККТ и частотности смены ФН.

Сервис облачной фискализации Ferma также наделен функцией автоматизации, благодаря чему не нужно открывать и закрывать смены вручную, а заявки в ФНС уходят автоматически.

Кому подойдет облачная касса Ferma

Кому стоить взять в аренду облачную кассу?

Большинство представителей онлайн-ритейла осуществляются продажи через сайт или приложение. Для таких клиентов Ferma предлагает множество интеграционных решений и модулей: с CMS и CRM, платежными шлюзами и банками, а также можно подключить сервис через коннектор 1С. Не менее важное преимущество - единый личный кабинет клиента, в котором можно отслеживать все действия по кассам, а также приобретать сопутствующие продукты, повышающие эффективность продаж.

По функционалу облачный сервис аренды касс Ferma отлично подойдет как для представителей крупного и малого бизнеса, так и для ИП. Для малых предприятий особенным плюсом станет возможность ручного пробития чека и почековая оплата сервиса, а крупные представители бизнеса оценят сокращение количества касс, оптимизированный удобный процесс и непрерывность работы.

Облачная касса для сайта

Облачный сервис Ferma — комплексное решение для приёма платежей на любом сайте, так как при дистанционных расчётах с важно в момент покупки направить электронный чек клиенту. Сервис аренды облачных касс Ferma позволяет сделать отправку несколькими способами: на mail, телефон, в мессенджеры.

При поступлении сведений о платеже облачная касса формирует чек в автоматическом режиме в любое время суток без выходных и перерывов. Предпринимателю не надо отслеживать поступление денег, чтобы своевременно выбить чек. При необходимости или небольшом количестве заказов есть функционал для ручного пробития чека.

Если клиент оплачивает товар интернет-магазина при получении в пункте выдачи заказов или у курьера, продавец обязан напечатать бумажный чек. В этом случае также можно воспользоваться облачным сервисом. Сотрудник магазина формирует чек на мобильном устройстве, информация уходит на облачную кассу. А чек можно распечатать на мобильном принтере или по согласованию с клиентом направить ему фискальный документ в электронном виде. Еще один способ — курьер формирует на своем телефоне QR-код чека и предоставляет для сканирования клиенту. Покупатель может просмотреть документ на сайте OFD.ru или в приложении ФНС для проверки чеков.

Облачные кассы обеспечивают высокую скорость проведения платежей и могут обслуживать большой поток заказов без дублирования и перебоев. Даже в случае потери интернет-соединения данные по покупкам сохраняются в системе сервиса Ferma, и при возобновлении работы, все чеки можно повторно переотправить клиентам. По мере роста оборота можно увеличить количество арендованных аппаратов или перейти на более выгодный тариф.

Venda

Специально для фискализации торговых автоматов на базе сервиса Ferma мы разработали услугу Venda — это комплексное решение, включающее аренду кассы, ФН, техобслуживание, мгновенную замену накопителя при заполнении памяти, подключение к услуге ОФД.

К одной облачной кассе можно подключить несколько торговых аппаратов. Вендинговый автомат связывается с облачной кассой через интернет канал. Аппарат отправляет сведения о покупке на облачную кассу, которая формирует чек. Электронный вариант чека отправляется клиенту или высвечивается на дисплее.

В соответствии со статьей 1.2. закона 54-ФЗ торговые автоматы могут быть оборудованы облачной кассой. Но в некоторых случаях ККТ должна быть встроена в корпус автомата и распечатывать чек.

Для того, чтобы при вендинговых продажах можно было применять облачную кассу, должно выполняться несколько условий:

Расчет производится наличными или по карте, при этом через аппарат продаются любые товары кроме подакцизных, технически сложных и подлежащих маркировке (в настоящий момент на рассмотрение в Госдуму вынесены поправки к закону 54-ФЗ с предложением убрать маркированную продукцию из списка исключений).
Если автомат продает товары, он должен быть оснащен механическим устройством для выдачи.
Дисплей автомата во время платежа отображает QR-код, считав который покупатель может получить свой чек в электронном виде.
На корпусе аппарата должен быть нанесен хорошо читаемый заводской номер.

Еще один вариант, когда автомат может работать с облачной кассой — продажа билетов на поезд, самолет или услуг по транспортировке багажа. При этом оплата может совершается банковской картой.

Облачная касса - кому подходит?

Облачные кассы легко применимы в различных сферах, где активно применяется безналичная оплата или осуществляется продажа с помощью курьеров. В частности, сервис облачной фискализации Ferma адаптирован под такие отрасли:

ЖКХ
Вендинг
Интернет-магазины, сервисы услуг
Продажи в социальных сетях
Маркетплейсы
Такси, транспорт
Служба доставки, постаматы
Телекоммуникационные службы

Работа с облачной кассой упрощает процессы во многих сферах, где неудобно и невыгодно использовать большое количество физических онлайн-касс.

Преимущества облачных онлайн-касс Ferma

Облачный сервис Ferma предлагает комплексное решение для ведение онлайн продаж "под ключ". Это значит, что помимо стандартных услуг, которые обычно включены в стоимость аренды облачных касс, клиентам Ferma всегда доступны следующие уникальные возможности сервиса:

Поддержка всех онлайн-платежей
Аренда кассы собственного производства Эфир Pro (подключение бесплатно)
Бесплатное техническое обслуживание 24/7
Авторегистрация в ФНС(постановка кассы на учет через личный кабинет);
Услуга ОФД на весь срок аренды входит в стоимость
Поддержка всех форматов фискальных документов
Бесплатная работа с маркировкой в чеках
Экономия на количестве касс
Подключение резервных касс со скидкой
Бесшовные интеграции с 50-ю сервисами
Замена ФН в любое время без простоя
Единый Личный Кабинет для мониторинга работы касс и получения всех необходимых данных для ведения продаж.

Весь перечень услуг активен для каждого клиента Ferma без ограничений, независимо от выбора тарифа. Кроме того, при покупке облачных касс Ferma Вы можете рассчитывать на бесплатную консультацию наших специалистов по подбору ФН и тарифа, а также на получение доступа в "песочницу" для тестирования функционала.

Интеграции: все виды, описания инструкций

Способы подключения облачных касс Ferma

После оплаты услуги сервиса по аренде облачных решений и регистрации кассы в ФНС наступает черёд настройки параметров работы ККТ. Покажем на примере Ferma, каким образом можно интегрировать удалённую онлайн-кассу с привязанным к нему сайтом через личный кабинет клиента OFD.ru. Есть четыре сценария, как это сделать:

Подключить к CMS через модуль или серверное приложение на компьютере. Если ваш сайт создан на одной из популярных CMS-платформ, вы можете настроить интеграцию с сервисом Ferma без участия разработчиков. Для этого установите по инструкции готовый модуль и начните фискализировать платежи. Мы работаем с JShopping, VirtueMart, OpenCart, WordPress, 1С-Битрикс, Drupal, HostCMS, Magento, PrestaShop, Vamshop, UmiCMS, Shop-Script, PhpShop, NetCat, ModxRevo Minishop2, Diafan, CS-Cart.
Подключить к CMS сайта через эквайринг платежного сервиса или банка. Выберите платежного агрегатора или банк, с которым планируете сотрудничать. Мы работаем с компаниями «Сбербанк», «Альфа-Банк», «Московский кредитный банк», «Форабанк», «Модульбанк», Chronopay, Inplat, Payanyway, PayUMoney. Если вашего банка или платежного сервиса нет в списке, обратитесь к нам и мы сами проведем интеграцию. Если вы уже используете эквайринг от одного из наших партнеров, обратитесь в службу поддержки платежного сервиса или банка. У каждого партнера свои алгоритмы по настройке касс. Подробнее о настройке интеграции с некоторыми платежными сервисами и банками вы можете прочитать здесь.
Интегрировать онлайн-кассу с учетной системой. Для того, чтобы интегрировать кассу с вашей учетной системой, вам достаточно настроить API. Подробную инструкцию по настройке вы найдете на сайте в разделе «Разработчикам».
Подключить онлайн-кассу к облачной учетной программе или CRM. Для того, чтобы интегрировать кассу с облачной учетной системой, нужно настроить API. Подробную инструкцию по настройке вы найдете на сайте в разделе «Разработчикам».

API

В Ferma также есть услуга быстрого и бесшовного подключения по API — специальному интерфейсу программирования, благодаря которому одна компьютерная программа может взаимодействовать с другой. Решение не требует дополнительных разработок, с помощью него можно осуществить бесшовный переход на Ferma буквально за считанные минуты. Работает API по принципу построения многоуровневой иерархии, в которой подчиненные компоненты создаются с одинаковой структурой.

Так, например через API реализован функционал формирование чека из информационной системы интернет-магазина на сервер Ferma для его дальнейшего пробития и отправки покупателю. Отправка запросов производится по протоколу HTTP. Воспользоваться API Ferma также могут компании, ранее заключавшие договора со сторонним сервисами, но по какой-то причине прекратившие с ними сотрудничество. Всё, что нужно для этого сделать — это изменить адрес запроса на формирование чека.

В API Ferma есть также и другие полезные возможности, такие как оперативное получение данных о сформированных фискальных документах, формирование отчётов в необходимом формате или сверка данных чеков, переданных в налоговую, с данными из внутренних корпоративных систем. Кроме того, подключение облачной кассы через API Ferma дает возможность получить и отобразить данные ОФД в своей корпоративной системе, а клиент может работать не входя в Личный кабинет Клиента.

Услуги и сервисы

Облачные кассы Ferma