Что нужно знать про кассы и чеки

257
Онлайн-касса
Облачные кассы
Подключение кассы
Фискальный накопитель
Электронные чеки

Параметры подключения кассы

Для того чтобы соответствовать 54-ФЗ, необходимо приобрести онлайн-кассу и заключить договор с ОФД – оператором фискальных данных. Когда вы это сделали, надо настроить параметры подключения кассы к ОФД. Для этого в настройках вашей ККТ введите следующие параметры:

  • ИНН ОФД: 7841465198
  • Имя ОФД: ООО «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии»
  • Сервер ОФД: gate.ofd.ru
  • IP: 94.143.160.11
  • Порт сервера ОФД: 4000
  • Сервер для КМ (ФФД 1.2): crpt.ofd.ru
  • IP: 94.143.160.19
  • Порт сервера ОФД: 7000
  • Таймаут чтения: 10000
  • DNS сервер: 8.8.8.8

Когда будут выставлены верные параметры подключения кассы, в вашем Личном кабинете клиента автоматически появится вся информация о вашей ККТ и фискальных документах. Все кассы находятся в разделе «Мои кассы», а при выборе конкретной кассы откроется страница с актуальными сведениями о ней.

Как активировать тариф ОФД для ККТ?

Чтобы касса начала передавать фискальные данные через OFD.ru, сначала зарегистрируйте ее в ФНС. Далее зайдите в Личный кабинет Клиента и кликните на раздел «Кассы». Найдите и выберите кассу, которую нужно оплатить. Слева от иконки кассы нажмите на пустое окошко. Так откроется панель с кнопкой «Продлить обслуживание». Нажмите на кнопку и укажите, на какое количество дней или до какой даты вы хотите продлить услугу ОФД.

Чтобы предварительно узнать стоимость, воспользуйтесь калькулятором стоимости ОФД.

Также подключить кассу можно с помощью кода активации. Для этого в Личном кабинете Клиента выберите кассу, которую хотите оплатить. Нажмите на кнопку «Продлить обслуживание», а затем введите в соответствующее поле код активации.

Как заменить фискальный накопитель

Прежде чем менять фискальный накопитель, необходимо убедиться, что все фискальные документы переданы в ОФД. После этого надо пробить отчёт о закрытии ФН.

Теперь можно подключать новый накопитель. После подключения надо сделать отчёт о перерегистрации, указав причину «Замена ФН», и подать заявление в налоговую инспекцию.

Как узнать, какая модель ФН сейчас установлена в ККТ и когда закончится срок его действия?

Информацию об установленном финансовом накопителе можно узнать в личном кабинете на сайте ФНС или OFD.ru. Для того чтобы получить данные по каждой зарегистрированной кассе из личного кабинета OFD.ru, зайдите в раздел «Кассы», расположенный в боковом меню.

На открывшейся странице вы увидите весь список касс, заведенных в личном кабинете клиента. По каждой из них будет доступна следующая информация: 

  • РНМ;
  • тип ФФД; 
  • срок окончания действия ФН;
  • формат оплаты;
  • виды и количество отправленных чеков. 

Кроме того, вы можете создать и скачать соответствующий отчёт, а также получать его на постоянной основе на электронную почту.


Как снять стационарную или физическую кассу с учёта

Если вы решили снять с учёта кассу, вам следует выполнить следующие действия:

  1. Убедитесь, что все фискальные документы переданы в ОФД.
  2. Пробейте отчет о закрытии фискального накопителя.
  3. Подайте заявление в ФНС на снятие с учёта. Для этого надо оформить заявление одним из способов: через личный кабинет OFD.ru или через личный кабинет nalog.ru, в ближайшем отделении ИФНС.
  4. После снятия с учёта приостановите обслуживание в личном кабинете OFD.ru в разделе «Кассы». Для этого надо нажать на строку РНМ, перейти в раздел «Информация» и выбрать пункт «Остановить обслуживание».

Блокировка кассы – что это и как бороться?

Прежде всего, убедитесь, что касса действительно заблокирована. Самый верный признак неработающей кассы — отсутствие отправленных чеков. Такая ситуация может возникнуть по нескольким причинам:

  1. Вы забыли оплатить услугу ОФД и касса перестала передавать чеки в ФНС. Пополните баланс своего Личного кабинета, оплатите услуги ОФД, и работа кассы восстановится.
  2. Касса может заблокироваться, если смена не закрыта более 24 часов. Закройте текущую смену и откройте новую – блокировка снимется.
  3. Ещё одна распространённая причина того, что касса не работает — блокировка ФН. При этом накопитель перестаёт формировать фискальный признак документов, а без этого реквизита невозможно ни распечатать, ни сохранить ни один чек. ФН может заблокировать работу кассы, если закончился срок ожидания передачи чеков в ФНС через ОФД. Фискальный накопитель собирает и хранит чеки, не переданные в ФНС, только 30 дней. Если за это время касса не передала чеки – ФН заблокирует её работу. Восстановите интернет-соединение, тогда касса передаст все скопившиеся данные в ОФД, а вы сможете работать в прежнем режиме.

Кроме вышеуказанной причины, есть ещё несколько, из-за которых фискальный накопитель блокируется. Узнать подробнее обо всех причинах блокировки вы можете здесь.

Что делать, если касса не передаёт фискальные данные в ОФД?

Онлайн-касса может прекратить отправлять чеки в ОФД по разным причинам. В основном это происходит из-за отсутствия интернета и неполадок внутри кассового аппарата.

В первом случае на решение проблемы у пользователя ККТ есть 30 календарных дней. Фискальный накопитель кассы способен работать 30 дней в автономном режиме – накапливать, но не передавать данные оператору фискальных данных. Если ОФД не получит от кассы сигнала по истечении этого времени, ФН будет заблокирован. После восстановления доступа в интернет ФН автоматически разблокируется, и ККТ снова начнет передавать данные в ОФД.

Если интернет подключён, но касса не передаёт данные, нужно проверить её настройки (доступны в Личном кабинете Клиента при нажатии на кнопку «Добавить кассу»). Проверьте параметры кассы, при необходимости исправьте ошибку, либо обратитесь к компетентным специалистам, например, своему ЦТО.

Как проверить чек онлайн

Любой чек, который печатают и отправляют в электронном виде покупателю, можно проверить на соответствие содержимого и на факт фискализации (регистрации) кассы.

Проверить чек онлайн можно через сервис онлайн-проверки чека на сайте ОФД или через приложение налоговой (сканируя QR-код). Также у ФНС есть мобильное приложение для проверки чеков.

Если продавцу надо быстро найти чек и направить его клиенту повторно, можно воспользоваться функционалом раздела «Поиск чека» в Личном кабинете клиента.

Если вы используете сервисы OFD.ru по API, можете воспользоваться услугой QR Cash.

Как проверить чек онлайн на OFD.ru

На чеке в обязательном порядке указывается название ОФД, который обслуживает торговую точку. У OFD.ru есть сервис проверки чеков - https://ofd.ru/checkinfo. Заполните поля, сверяясь с информацией на вашем чеке:

  • ФН № – заводской номер фискального накопителя (11 цифр)
  • ФД № – номер фискального документа (10 цифр)
  • ФПД – Фискальный Признак Документа

Нажмите кнопку «Найти чек». Предварительная регистрация не требуется.

Зачем проверять чеки

Процедура проверки чека позволяет узнать, всё ли у предпринимателя, продавшего товар, в порядке с исполнением требований ФЗ № 54. Предприниматели проверяют чеки своих касс, чтобы удостовериться, что после настройки или обновления ПО все данные передаются корректно.

Покупатели проверяют надёжность продавца и получают электронное подтверждение своей покупки. Налоговая следит за соблюдением требований закона и накладывает штрафы, если находит нарушения при проверке чеков. ОФД анализирует информацию чека, предоставляет предпринимателю доступ к статистике торговой точки, хранит сведения и передаёт в налоговую.

Что должно быть на чеке

Проверка реквизитов позволит выявить, все ли необходимые данные указаны на чеке. В законе более указаны 20 позиций, которые должны быть напечатаны. Среди них, например, дата и время продажи, адрес магазина, его ИНН, фамилия кассира, наименование товаров, регистрационный номер кассового аппарата, заводской номер фискального накопителя, название обслуживающего компанию оператора фискальных данных.

У предприятий, работающих по ЕНВД и ПСН, список печатаемых на тексте пунктов короче. Тем не менее, за отсутствие хотя бы одной позиции налоговая штрафует предпринимателей. Например, может приостановить деятельность торгового предприятия на срок до 90 дней за неприменение ККТ.

Проверка факта фискализации кассы позволяет узнать, зарегистрирована ли она в налоговой. Фактически, фискализация – это гарантия того, что предприниматель сообщает ФНС данные обо всех своих продажах.

Не удаётся проверить чек на сайте?

Для того чтобы убедиться, что предприниматель, у которого вы совершили покупку товара или услуги, соблюдает закон, вы можете проверить чек. Сделать это может покупатель, предприниматель, представитель налоговой — любой человек, у которого есть чек и потребность проверить его легальность.

На сайте https://check.ofd.ru введите данные с чека: ФН, ФД, ФПД или ФП, кликните «Найти чек». Если у вас не получается проверить чек на сайте, в первую очередь проверьте правильность ввода данных, их необходимо вводить ровно так, как в чеке. В случае когда вы уверены, что ввели все данные с чека правильно, но система не может найти этот фискальный документ, это значит, что предприниматель нарушает требования 54-ФЗ. С соответствующим заявлением вы можете обратиться в налоговую инспекцию.

Почему в личном кабинете двойные чеки и что с этим делать?

В Личном кабинете Клиента OFD.ru отображаются только те чеки, которые были получены от вашей кассы. Если вы видите продублированные чеки — скорее всего задвоение произошло на стороне кассы.

Если ошибочно пробито два чека на одну операцию, следует сделать корректировку. Способ исправления зависит от версии ФФД, которая применяется в вашей кассе. Версию ФФД можно узнать двумя способами:

  1. В Личном кабинете Клиента OFD.ru.
  2. Из отчёта об открытии смены. В поле «ФФД ККТ» формату 1.05 соответствует цифра 2, 1.1 — 3, 1.2 — 4. 

При использовании ФФД 1.05 для исправления ошибки следует оформить чек возврата. В документе указывается сумма и фискальный признак «лишнего» чека. В течение трёх рабочих дней с момента корректировки, следует сообщить в ФНС неверном чеке. Это можно сделать в личном кабинете налогоплательщика.

Если ваша касса работает с документами формата 1.1 или 1.2, надо выбить чек коррекции.

Как быть в случае отключения связи?

Даже если произошла ситуация, при которой у вашей кассы отсутствует интернет-соединение, вы можете продолжать использовать контрольно-кассовую технику. У вас есть такая возможность, потому что фискальный накопитель (ФН) способен накапливать фискальные данные на протяжении 30 дней, и передать их ОФД сразу же, как появится доступ к интернету.

Если по истечении 30 дней, когда касса была отключена, связь не будет установлена, ваш фискальный накопитель будет автоматически заблокирован налоговой инспекцией, а использование кассы станет невозможным. Продолжение торговли в этом случае будет нарушением закона, за которое полагается штраф.

Как исправить неверный признак ФПД?

При получении вами отказа о регистрации от ФНС вы можете получить уведомление о неверном признаке фискального документа – ФПД. Он автоматически генерируется фискальным накопителем (ФН) кассы на основании введённых вами данных: ваш ИНН, ИНН оператора фискальных данных, регистрационный и заводской номера кассы, порядковый номер ФД (фискального документа), дата и время регистрации.

В первую очередь проверьте эти данные в отчёте о регистрации. Убедитесь, что вы завершили регистрацию на сайте ФНС вовремя – на это даётся 24 часа после получения РНМ (регистрационного номера машины). Далее проверьте на кассе дату и время регистрации, заводской номер ККТ в вашем заявлении в ФНС, данные РНМ и ИНН. Если данные были введены неверно, то требуется замена ФН, поэтому будьте внимательны при введении новых данных.

Владелец интернет-магазина получил информацию о совершенной покупке. Зачисление средств произошло в выходной день. Когда он должен пробить чек?

Интернет-магазин, принимающий оплату в интернете, обязан направлять электронный чек покупателю непосредственно в момент совершения расчёта вне зависимости от времени суток и дня недели.

Оптимальным решением для предпринимателя, который не хочет тратить время на ручную обработку платежей, будет автоматизация через аренду онлайн-кассы. У OFD.ru есть комплексное решение Ferma, в которое включены аренда онлайн-кассы, фискальный накопитель, услуга ОФД и техническое обслуживание (смена ФН, распределение нагрузки между кассами).

Касса работает круглосуточно и формирует чек непосредственно в момент расчёта, отправляя его покупателю на указанный абонентский номер и в ОФД. Касса установлена в охраняемом дата-центре, а все данные о её работе можно увидеть в личном кабинете клиента OFD.ru.

Что будет с онлайн-кассой после закрытия ИП?

В июле 2018 г. в 54-ФЗ был внесён новый пункт, согласно которому при закрытии ИП касса автоматически снимается с регистрации. Как только информация о закрытии ИП появляется в ЕГРИП – Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей, онлайн-касса в одностороннем порядке снимается с учёта налоговой инспекцией.

Никаких дополнительных заявлений или документов от пользователей ККТ предоставлять в ФНС не нужно. Однако на момент закрытия ИП необходимо обеспечить передачу всех чеков (фискальных документов) в налоговую инспекцию. То же самое касается организаций, сведения о которых занесены в ЕГРЮЛ.

Кроме того, 26 апреля 2019 года ФНС в Письме N ЕД-4-20/8069 дала дополнительное разъяснение:

«В настоящее время в АИС "Налог-3" реализована возможность снятия контрольно-кассовой техники (далее - ККТ) с регистрационного учёта налоговым органам в одностороннем порядке без заявления пользователя ККТ (далее - снятие ККТ в одностороннем порядке) по причине внесения записи в единый государственный реестр юридических лиц о прекращении деятельности юридического лица или единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей о прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя».

По закону 54 ФЗ в чеке нужно указывать наименование товара. Как интегрировать кассу с учётной программой?

Современные онлайн-кассы поддерживает интеграцию с большинством товароучётных программ. Чаще всего для этих целей используются решения на базе 1С. Также нередко производитель кассы предлагает свои системы товароучёта, совместимые с кассой. Для интеграции можно воспользоваться услугами специалиста ЦТО.

Если предпринимателю, подключённому к услуге ОФД от OFD.ru, необходимо видеть все отправленные чеки и их содержание в 1С, рекомендуем воспользоваться одноимённым модулем интеграции.

Также стоит отметить, что с 1 февраля 2021 года указывать в реквизитах чека наименование товара обязаны все пользователи ККТ.

Можно ли кассу для розницы использовать для расчётов с юрлицами и ИП и какие есть лимиты?

Одну и ту же кассу можно применять и для розничной торговли, и для расчётов с ИП и организациями. При этом, согласно Приказу ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ и закону № 54-ФЗ, лимитов по расчётам не установлено.

С другой стороны, на основании Указания Банка России, предельный размер расчётов наличными между организациями (предпринимателями) в рамках одного договора не должен превышать 100 тыс. руб., иначе налоговая вправе оштрафовать: юридическое лицо на сумму от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб., ИП – от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Какая касса подходит для работы на Demo-кабинете OFD.ru?

Demo-кабинет – это облачный сервис для разработчиков, который позволяет оценить возможности и совместимость систем OFD.ru с IT-системами клиента. Через Demo вы сможете опробовать преимущества нашего Личного кабинета Клиента, простоту управления кассами и составление отчётов, а также протестируете свою кассовую технику и проверите её настройки без передачи данных в ФНС.

Для подключения к тестовой среде перейдите по lk-demo.ofd.ru и введите логин demo@ofd.ru и пароль demo. Для работы на Demo подойдёт любой кассовый аппарат, а вот фискальный накопитель (ФН) должен быть формата МГМ (массогабаритный макет), который непригоден для работы в обычных условиях и имеет возможность перезаписи данных.

Передаются ли данные в ФНС через Demo-кабинет OFD.ru?

Demo-кабинет специально создан для разработчиков и даёт возможность оценить совместимость систем OFD.ru с IT-системами клиента. При работе через Demo-кабинет OFD.ru данные в ФНС не передаются. При этом для проведения тестов подойдёт совершенно любая модель кассы, однако фискальный накопитель должен быть формата МГМ (массогабаритный макет).

Demo режим необходим для тестирования кассовой техники и её настроек, к тому же, вы сможете оценить удобство нашего Личного кабинета Клиента, простоту управления кассами и мгновенное формирование отчётов по любым параметрам. Для подключения к тестовой среде перейдите по lk-demo.ofd.ru и введите логин demo@ofd.ru и пароль demo.

Кто может установить и (или) настроить кассу?

Для того чтобы соблюдать строгие требования 54-ФЗ и налоговой инспекции, бизнесмен обязан приобрести онлайн-кассу, фискальный накопитель, зарегистрировать ККТ в ФНС и заключить договор с ОФД. Упростить процесс подготовки к работе по новым правилам всем предпринимателям поможет OFD.ru – лицензированный оператор фискальных данных.

Выбирая кассовый аппарат, проверьте, что он включён в реестр ФНС. Также мы рекомендуем облачную кассу Эфир Pro ФС собственной разработки. Чтобы заказать установку или настройку кассы вам необходимо выбрать нужную услугу и указать свой регион. После оформления заявки с вами свяжется наш партнёр для уточнения деталей оплаты и доставки.

Удалось во всем разобраться?

Мы рады, что смогли Вам помочь.
Для того, чтобы продолжить работу в нашем сервисе, зайдите в личный кабинет.

Личный кабинет

Остались вопросы?

Ознакомитесь подробнее с услугами OFD.ru на нашем сайте.

Услуги