ЭДО.Поток

1108
Электронный документооборот

Зачем ЭДО.Поток нужен компании ?

Система электронного документооборота ЭДО.Поток, разработанная компанией OFD.ru, представляет собой уникальное решение для ведения полноценного юридически значимого электронного документооборота.

При использовании ЭДО.Поток наши клиенты получают возможность создавать, принимать и отправлять формализованные и неформализованнные документы, подписывая их квалифицированной электронной подписью. Обмениваться такими документами можно с OFD.ru, ФНС, госструктурами и со всеми контрагентами, которые пользуются любой системой электронного документооборота. При этом компания значительно сокращает расходы на курьерские и почтовые доставки документов, бумагу и прочее. Кроме того, электронный документооборот позволяет обмениваться документами мгновенно, что ускоряет бизнес-процессы любой фирмы.

Почему нельзя обмениваться документами при помощи электронной почты?

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

Приказом Минфина от 05.02.2021 № 14Н закреплено, что передаваемые в электронном счета-фактуры должны быть подписаны электронной подписью и передаваться через оператора электронного документооборота. В противном случае они не будут иметь юридическую силу, то есть данные документы нельзя будет предъявить, например, для зачета НДС или защиты интересов организации в суде.

При этом документ налогового контроля, электронный счет-фактура, в силу требований п. 6 ст. 169 НК РФ должен быть подписан усиленной КЭП руководителя организации, ИП или уполномоченного доверенного лица. 

Надо ли распечатывать документы на бумаге и хранить бумажный вариант после перехода на ЭДО?

Если документ СОЗДАН в электронном виде и подписан электронной подписью, то, согласно законодательству, он и является оригиналом. Не надо хранить его бумажную копию.

Но если вам необходимо представить документ во внешние контролирующие органы или в суд именно на бумаге, в случае если там нет технических средств для просмотра подписанных электронных документов, то его достаточно распечатать и заверить печатью организации  и подписью уполномоченного лица.

Как долго можно хранить подписанные электронные документы? Ведь сертификат ключа электронной подписи имеет ограниченный срок годности

К концу срока действия сертификата КЭП, если вдруг произойдет истребование документов, потребуется доказать, что сертификат был действителен в момент подписания. Поэтому операторы электронного документооборота используют специальный формат подписи – усовершенствованную электронную подпись. Она может подтверждать момент создания электронной подписи и действительность сертификата на тот момент времени.

Также при подписании электронной подписью документа проставляется штамп, фиксирующий время и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.

Могу ли я использовать электронные документы в качестве доказательств в суде?

Да, конечно. Согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств. Если же суд не имеет возможности использовать в качестве доказательств электронные документы, тогда достаточно будет сделать бумажные копии, заверить их печатью организации и подписью руководителя.

Правда, что при работе с сервисом обмена, ФНС будет просматривать все наши документы, которыми мы обмениваемся с контрагентами?

Операторы электронного документооборота никому не открывают данные обмена и не представляют документы в государственные органы, если нет решения суда или другого постановления (ордера).

Единственное, о чем оператор уведомляет ФНС, так это о факте подключения организации к электронному документообороту электронными счетами-фактурами (согласно приказу Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н). Можете быть уверены, что ваши документы будут надежно храниться в центре обработки данных оператора, и доступ к ним будете иметь только вы.

Сохранится ли доступ к документам в случае замены электронной подписи?

Доступ ко всем ранее подписанным полученным документам сохраняется даже после окончания срока действия сертификата КЭП и получения нового.

Надо ли отдельно прописывать в договорах с контрагентами использование системы электронного документооборота?

Это делать не обязательно. Достаточно обменяться обычными электронными письмами (их можно не заверять электронными подписями) или бумажными письмами по факсу, где подтверждается согласие применять электронные документы (Письмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26).

В системе ЭДО.Поток реализован сервис приглашений к обмену — клиент приглашает своего контрагента, а он может либо принять, либо отклонить это предложение. Однако, если контрагент не хочет получать документы в электронном виде, вам придется продолжать присылать ему бумажные документы.

Как обеспечивается юридическая значимость электронных документов?

Юридическая значимость электронных документов (в полном соответствии с действующим законодательством РФ), обеспечивается в системе ЭДО Поток, одновременным соблюдением следующих принципов:

  1. Все документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП).
  2. Для формирования КЭП используются только сертифицированные средства криптографической защиты информации.
  3. В качестве сертификата ключа подписи могут быть использованы только сертификаты, выданные ФНС или аккредитованными Удостоверяющими Центрами. При заверении документа электронной подписью ЭДО.Поток фиксирует моменты (дату, время) завершения каждого из этапов документооборота.
  4. Все участники присоединяются к Регламенту, который определяет применение ЭП под документами.

При добавлении друг друга в список контрагентов, оба участника подтверждают признание юридической значимости всех электронных документов, которыми они будут обмениваться.

Надо ли менять сертификат ЭП при смене юридического адреса компании?

Сертификат должен содержать достоверную на момент создания информацию о владельце. Изменить информацию в сертификате в целях актуализации, невозможно. Т.е. актуализировать информацию в сертификате можно только через отзыв/аннулирование действующего и изготовление нового сертификата.

Отозвать/аннулировать сертификат можно только по причинам, перечисленным в законе № 63-ФЗ или по желанию владельца сертификата. Среди причин отзыва/аннулирования сертификата, перечисленных в 63-ФЗ, нет такой причины, как актуализация информации.

Какие документы можно направлять через ЭДО.Поток?

Через систему электронного документооборота можно обмениваться:

Формализованными документами (документы в утвержденном ФНС формате xml):

  • счет-фактура, в том числе корректировочная;
  • УПД;
  • УКД;
  • накладная (Торг-12);
  • акт оказанных услуг (выполненных работ)

Неформализованными документами, которые можно составить в любом другом формате (docx, pdf, xlsx, jpg) и отправлять через ЭДО. Например:

  • договор;
  • дополнительное соглашение;
  • счет;
  • накладная (Торг-12);
  • акт оказанных услуг (выполненных работ);
  • акт сверки;
  • письмо;
  • прочее документы.

Что делать в случае обнаружении ошибки в электронных документах?

Если произошла ошибка при работе с электронными документами в системе ЭДО.ПОТОК, возможно два варианта: если документ ещё не принят к учёту, и в процессе проверки вы обнаружили ошибку, то вы можете сделать запрос на исправление и указать на ошибки, а продавец в ответ должен выслать исправленный комплект документов.

Если же ошибка была выявлена после принятия к учёту либо по завершению отчётного периода, то так же необходимо направить запрос продавцу. В ответ продавец в соответствие с законом выставит корректировочные документы.

Кто платит за счета-фактуры: отправитель или получатель?

За отправку всех типов электронных документов через систему электронного документооборота, в том числе и за отправку счетов-фактур, всегда платит отправитель. Сюда не относятся служебные подтверждения и уведомления — они всегда бесплатны. Бесплатна будет и пересылка документов, например, на подпись или согласование, внутри фирмы. Однако отправка документа сторонней компании — контрагенту или госорганам — оплачивается по тарифу.

Нашли, что искали?

Отлично! Зайдите в Личный кабинет Клиента, чтобы начать или завершить работу.

Личный кабинет

Не нашли ответ на свой вопрос?

Напишите нам, наши специалисты сразу свяжутся с Вами.

Задать вопрос