Федеральный закон № 54 «О применении контрольно-кассовой техники» был подписан в 2003 году. За прошедшее время принимались различные изменения и дополнения. С 2017 года в соответствии с очередными поправками продавцы начали применять онлайн-кассы.
В соответствии с требованиями Закона 54-ФЗ, при расчётах с потребителями организации и ИП обязаны пробивать чеки на кассе со встроенным фискальным накопителем (ФН). ККТ должна иметь подключение к интернету для передачи данных о расчётах в ФНС.
В память ФН записывается информация обо всех операциях, совершаемых на кассе. Также накопитель шифрует данные для отправки в налоговую. Сведения о транзакциях в режиме реального времени передаются в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Чек необходимо предоставить покупателю в бумажном или электронном виде.
Использование современной контрольной кассовой техники делает розничную торговлю более прозрачной, облегчает работу бухгалтеров и кассиров, избавляя их от бумажной работы.
Сохранение сведений обо всех расчётах в памяти ФН и передача их в ФНС исключает возможность подтасовок данных.
Разные категории бизнеса переходили на работу с онлайн-кассами поэтапно. В 2025 году применять ККТ обязаны все организации и предприниматели при расчётах наличными деньгами или банковской картой. Исключение составляет небольшой перечень видов деятельности. Подробнее виды перечислены в разделах «ККТ при ПСН» и «Исключения».
При расчётах между юридическими лицами и (или) ИП, если оплата производится наличными деньгами или с помощью банковской карты, также необходимо пробивать чек.
Применять или нет ККТ зависит от условий сотрудничества по агентскому договору. Законодательством предусмотрены два вида взаимоотношений сторон:
Если агент действует от своего имени, он обязан приобрести, зарегистрировать онлайн кассу и проводить продажу через неё.
В случае, когда агент действует от имени принципала, то и чеки отбиваются на ККТ принципала.
Услуги населению в сфере ЖКХ оказывают два типа компаний и правила применения ими ККТ различаются. Разберём, в каких случаях организации должны выдать чек и в каком виде.
Не применяют ККТ при безналичных расчётах за услуги, оказываемые собственникам жилья, являющихся членами товарищества.
При наличных расчётах или оплате услуг собственниками, не вступившими в объединение, выбивать чек обязательно. Исключение — квартплата и коммунальные услуги.
Обязаны применять ККТ при любых видах расчётов. Но сроки и порядок предоставления чеков различаются.
При оплате картой или наличными чек пробивается сразу и выдаётся на руки клиенту. По просьбе клиента ему направляется электронный документ вместо бумажного.
При безналичном расчёте чек должен быть сформирован в пятидневный срок с момента платежа и направлен клиенту по письменному запросу в течение трёх месяцев. Если заявление клиента не поступало, чек не отправляется.
При безналичном расчёте закон разрешает применять одну онлайн кассу для пробивания чека за коммунальные услуги и жильё.
Чек выдает организация, принимающая платеж: УК, ресурсоснабжающая компания или расчётный центр.
Если предприниматель реализует крепкий алкоголь, сигареты или другие подакцизные товары, ему следует учесть два важных требования:
с 1 марта 2025 года вести продажи без касс на рынках, ярмарках, выставках могут:
Все остальные категории продавцов на рынках, ярмарках, выставках с 1 марта 2025 года должны применять онлайн-кассы при расчетах с покупателями.
Контроль за применением ККТ возлагается на на управляющие рынком компании.
В 2025 году пробивать чеки обязаны все ИП на патенте за исключением льготного списка. В него попали предприниматели без наёмного персонала, оказывающие следующие услуги:
Принимая оплату за услуги, освобождённые от применения ККТ, предприниматели обязаны выдавать клиенту БСО.
Одно из ключевых преимуществ применения режима налога на профессиональный доход — это минимизация отчётных документов. Самозанятым не надо применять онлайн-кассу при приёме платежей. Для составления чеков ФНС создано мобильное приложение «Мой налог». Именно в нём самозанятые фиксируют факт приёма денег за товары или услуги, в этой же программе можно сформировать чек и отправить его покупателю. Некоторые банки делают собственные приложения, в которых плательщики НПД могут оформлять все операции.
Если ИП совмещает предпринимательскую деятельность с самозанятостью, он также освобождён от применения ККТ, но только на те виды деятельности, по которым может применяться специальный режим.
Важно учитывать еще один фактор — размер дохода самозанятого не может превышать 2,4 млн р. в год. Если этот порог превышен, режим самозанятости аннулируется, предпринимателю необходимо оформить ИП и применять онлайн-кассы.
Плательщик НПД потеряет свой статус и в том случае, если начнёт вести деятельность, не попадающую под условия режима. Например, закупать и перепродавать товары. При этом самозанятому также придётся регистрировать ИП и устанавливать ККТ.
К 2025 году осталось очень мало категорий предпринимателей, которые могут вести деятельность без применения онлайн касс. Некоторые случаи мы уже рассмотрели, вот полный список исключений:
С марта 2025 года вступают поправки к Закону 54-ФЗ, согласно которым могут не применять ККТ при торговле на рынках, ярмарках, выставках следующие категории продавцов:
Также с 1 марта освобождаются от применения онлайн-касс индивидуальные предприниматели, оказывающие образовательные и физкультурно-спортивные услуги. Льгота распространяется только на безналичные расчеты для ИП, у которых есть лицензия на оказание услуг в области образования и спорта. Ранее такое послабление действовало только для организаций, теперь действие расширили и для предпринимателей.
Вопросы о применении контрольно-кассовой техники нотариусами и адвокатами возникали у налоговых органов многократно. В связи с этим Министерство финансов РФ разъяснило (письмо Минфина России 06.05.04 г.), что нотариальная и адвокатская деятельность не считается предпринимательской и под действие закона № 54-ФЗ не попадает.
Целью деятельности нотариусов и адвокатов является реализация права граждан на получение юридической помощи, и её результаты не могут рассматриваться, как оказание услуг с целью получения прибыли.
Нотариусы и адвокаты не должны использовать ККТ при получении оплаты.
В 2024 году был принят Закон 273-ФЗ «О внесении изменений в статью 2 Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Также были приняты сопутствующие законы 274-ФЗ и № 284-ФЗ. В соответствии с изменениями, которые установлены перечисленными законодательными актами:
Изменения вступают в силу с 1 марта 2025 года.
Применение ККТ регламентировано Федеральным законом № 54-ФЗ, в нем содержится полная информация о требованиях, предъявляемых к кассовой технике, применении, внедрении онлайн-касс. Ответственность за нарушения в сфере применения онлайн-касс определяется статьей 14.5 КоАП РФ.
Перечень сведений о моделях ККТ, разрешённых к применению, можно посмотреть в Реестре контрольно кассовой техники.
Модели фискальных накопителей, разрешённых к использованию в онлайн-кассах в 2025 году, содержатся в реестре ФНС.
Для передачи сведений с касс в налоговую можно работать только с ОФД, входящими в Список операторов фискальных данных, утверждённый ФНС.
Для того, чтобы работать без нарушений законодательства и штрафов, не вызывая повышенное внимание налоговых органов, бизнес должен соответствовать определённым требования. Как соответствовать 54-ФЗ?
Для того чтобы выполнять требования закона «О применении ККТ», предприниматель должен сделать следующее:
После этого ваша касса автоматически отобразится в списке касс на вкладке «Мои кассы», там же можно увидеть всю подробную информацию о ККТ и выбитые фискальные документы. Если чек или другой фискальный документ (например, отчёт об открытии или закрытии смены) отображается в Личном кабинете, значит он был передан в ФНС.
Процесс подключения облачной онлайн кассы реализован несколько проще, несмотря на единые требования по применению кассовой техники. Подробнее про настройку облачной ККТ для интернет-бизнеса читайте здесь.
Закон не разрешает использовать одну ККТ на несколько торговых точек. Каждая ККТ регистрируется с указанием адреса, где она была установлена. Однако в случае, если у клиента несколько торговых точек, а непосредственно продажи ведутся только в одной – он может использовать одну кассу.
Кассы, работающие в соответствии с требованиями 54-ФЗ, действуют по следующему алгоритму:
При поломке оборудования ответственность за передачу информации о транзакциях возлагается на производителя. Он должен принять ККТ на гарантийное обслуживание, извлечь информацию и передать в ФНС.
Современные кассовые аппараты предусматривают возможность выдачи клиенту не только бумажного чека, но и отправку документа на электронную почту или на телефон в виде СМС.
Формат фискальных документов (ФФД) определяет, какие документы формирует касса, какие данные в них содержатся и как они выглядят. ФФД определены налоговой, каждый кассовый аппарат составляет документы в соответствии с одним из установленных форматов.
Современные онлайн кассы могут отражать оплату и выдачу товара при разных вариантах платежей:
Более подробную информацию можно почитать в разделе.
Продавцы маркированных товаров должны использовать кассы, обновленные под ФФД 1.2. Этот формат специально разработан таким образом, чтобы при продаже проверять код и направлять данные в «Честный ЗНАК».
Курьерские организации и ИП, осуществляющие доставку маркированных товаров от имени продавца, также обязаны указывать в чеке код товара.
ФНС ведёт учёт ККТ с поддержкой ФФД 1.2 и делает соответствующие отметки в реестре.
Кассы нового поколения Эфир Pro ФА и Эфир Pro ФС, разработанные нашими специалистами, также поддерживает формат 1.2. ККТ Эфир подойдут для платежных терминалов, автоматов оплаты парковки, интернет-магазинам, телекоммуникационным компаниям.
Предприниматели, подпадающие под действие закона 54-ФЗ, обязаны выполнять все его требования и проводить продажи через кассовый аппарат. За нарушения положений законодательного акта предусмотрена ответственность: предупреждения, штрафы, приостановление деятельности компании.
Переход на онлайн кассы сделал ненужными некоторые отчеты. Например, заполнение формы КМ-4 «Журнал кассира-операциониста» стало не обязательным. Информация теперь передаётся автоматически и отображается в личном кабинете на сайте ФНС.
Не реже, чем раз в 24 часа следует делать «Отчёт о закрытии смены». При его оформлении происходит:
Кроме отчёта о закрытии смены онлайн кассы формируют отчёт об открытии смены и о закрытии фискального накопителя.
Надзор за выполнением требований законодательства в области применения ККТ осуществляется налоговыми службами. В целях контроля ФНС:
Если покупателю не выдали чек или пробили чек, не соответствующий требованиям закона, он может обратиться с жалобой в ФНС. Убедиться в подлинности документа можно в приложении «Проверка чека» прямо не отходя от кассы. Для этого надо отсканировать QR-код в программе. Если на экране телефона высветится информация о продавце и купленных товарах, значит чек не поддельный.
За невыдачу чека покупателю предусмотрены следующие санкции: административные предупреждения, штрафы и даже дисквалификация или приостановление деятельности. Размеры взысканий закреплены в статье 14.5 КоАП РФ.
Штрафы налагаются на юридическое и должностное лицо. Нарушение может обнаружить ИФНС при проверке или по жалобе покупателя. Размер взыскания зависит от причины, по которой покупатель не получил чек.
Штраф на должностное лицо или предпринимателя может составить от 25% до 50% от неоформленной выручки, но не меньше 10 000 рублей.
На юридическое лицо — 75 % - 100 % от суммы не пробитых чеков, но не менее 30 000 рублей.
При первом нарушении субъектам малого и среднего бизнеса вместо штрафа может быть вынесено предупреждение.
Если сумма не пробитых чеков составляет 1 миллион рублей или более, а также при повторных случаях неприменения ККТ, должностному лицу грозит дисквалификация на срок до двух лет, организации — приостановление деятельности на период до 90 дней.
Для применения онлайн-кассы важно, кто совершает платёж. В ситуации, когда юридическое лицо оплачивает безналом услугу за физическое лицо, чек отбивать не надо. Штраф в этом случае начислен не будет.
При первичном нарушении так же, как и в предыдущем случае, предприниматель скорее всего получит предупреждение. При повторном — налагается штраф:
Если чек не выдан по причине неисправности ККТ или отсутствии кассовой ленты, предусмотрены такие же штрафы.
Кассовый аппарат без фискального накопителя невозможно зарегистрировать в ФНС, значит работать без ФН просто не получится. Но при окончании срока, на который рассчитан ФН, или при заполнении памяти, накопитель необходимо заменить, иначе он не будет передавать данные в ИФНС. За несвоевременную замену ФН предусмотрены штрафы. Размер взыскания рассчитывается от суммы дохода, полученного за период бездействия накопителя.
В случае неверно указанной ставки НДС в чеках, предпринимателю выносится предупреждение или налагается штраф: на административное лицо или предпринимателя — от 1 500 р. до 3 000 р., на юридическое лицо — от 5 000 р. до 10 000 р.