Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», вступивший в силу в апреле 2011 г., регламентирует отношения между организациями, предпринимателями и частными лицами, применяющими электронные аналоги вместо бумажных документов. Законодательный акт создан на замену 1-ФЗ, в соответствии с положениями 63-ФЗ ранее используемое понятие «электронная цифровая подпись» заменяется на «электронная подпись», и аббревиатура ЭЦП постепенно уходит из употребления, уступая ЭП.
Закон определяет несколько видов электронной подписи с разным уровнем защиты и назначением, и закрепляет главную роль ЭП — подтверждение авторства документов, неизменности после подписания. Квалифицированная ЭП (КЭП) полностью приравнивается к рукописной подписи.
Нормы закона 63-ФЗ позволяют придать юридическую значимость электронному документообороту, сделать его равносильным бумажному.
Для заверения документов в ЭДО используется три вида электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Рассмотрим, чем они различаются и для чего используются:
Квалифицированная электронная подпись придаёт документу юридическую силу без заключения дополнительных соглашений. КЭП используется во внутреннем и внешнем ЭДО, для идентификации на электронных площадках. Квалифицированная ЭП необходима для:
С 2019 года в закон «Об электронной подписи» неоднократно вносились изменения. Нововведения внедряются поэтапно.
С 1 июля 2021 г. в ФНС появились собственные удостоверяющие центры, которые начали выдавать сертификаты КЭП предпринимателям и руководителям организаций. К этой же дате коммерческие УЦ должны были пройти аккредитацию в соответствии с новыми правилами. Стали более жёсткими требования к размеру собственных средств и финансовому обеспечению ответственности. Центры, которые не смогли пройти аккредитацию, больше не могут выдавать сертификаты КЭП. Списки аккредитованных УЦ и центров, чья деятельность прекращена, можно посмотреть на сайте Минцифры России.
С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП при смене или обновлении электронной подписи должны обращаться в ФНС и её доверенным лицам. При этом сертификаты ЭП, выданные первым лицам компаний до 31 декабря 2021 г. аккредитованными по новым требованиям УЦ, будут действительны до 31 декабря 2022 г.
До 31 декабря 2022 года сотрудники могут использовать и получать электронные подписи по прежним правилам в АУЦ. Эти подписи будут действительны до 31 августа 2023 г. Их можно использовать без доверенности. С 1 сентября 2023 года все сотрудники должны перейти на работу с ЭП по новым правилам.
С 1 марта 2022 года сотрудники по требованиям информационной платформы, с которой они работают, или по собственному желанию могут переходить на ЭП физического лица с приложением электронной доверенности. Подпись и доверенность можно получить в АУЦ.
Новые правила касаются руководителей коммерческих организаций, предпринимателей, сотрудников компаний и ИП, нотариусов, руководителей и сотрудников кредитно-финансовых организаций, госслужащих — всех, кто использует в работе электронную подпись.
Сертификаты ЭП руководителей, предпринимателей и сотрудников, выданные в 2021 году удостоверяющими центрами, прошедшими аккредитацию в соответствии с новыми требованиями 63-ФЗ, продолжают действовать до окончания своего срока.
Если подпись была выдана УЦ, не прошедшим аккредитацию и закончившим свою работу до января 2022 года, необходимо получить новый сертификат ЭП в АУЦ.
Первые лица организаций, предприниматели и нотариусы должны получать новые ЭП в налоговой инспекции или её доверенных центрах (это аккредитованные УЦ, выбранные ФНС).
Сотрудники организаций получают сертификаты ЭП по прежним правилам в коммерческих УЦ, прошедших аккредитацию.
Руководители финансовых организаций получают ЭП в УЦ Центробанка РФ, госслужащие — в Федеральном Казначействе.
В соответствии с новыми правилами подпись руководителя или предпринимателя выдаётся в одном экземпляре, она не может быть скопирована и передана сотрудникам для подписания документов от имени первого лица организации. Каждый сотрудник должен иметь собственную подпись и доверенность на право представлять организацию, подписывать документы.
Первый раз электронную подпись в ФНС или доверенном УЦ руководитель или предприниматель может получить только лично. Нельзя отправить за ней представителя с доверенностью, как это делалось раньше в удостоверяющих центрах. При посещении первое лицо компании или ИП удостоверяют свою личность, предъявив паспорт и СНИЛС.
В дальнейшем при выдаче подписей удостоверять личность можно будет с помощью действующей электронной подписи, выданной ФНС, или данных биометрии.
ФНС сообщает, что получить сертификат ЭП можно в любом отделении, но по факту некоторые офисы выдают сертификаты только тем компаниям, которые прикреплены к данному отделению.
Подпись выдаётся бесплатно, носитель надо приобрести самостоятельно в коммерческих УЦ. Можно использовать собственный носитель, подойдут контейнеры Рутокен Lite, S, ЭЦП 2.0, JaCarta ГОСТ, 2-ГОСТ или любые другие, отвечающие требования ФНС.
Очередные поправки отодвинули сроки вступления новых правил получения ЭП для сотрудников, в 2022 году они могут получать ЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах на прежних условиях. В сертификате будут указаны данные сотрудника и организации, которую он представляет. Получить такую подпись можно вплоть до 31 декабря 2022 г. Действовать они будут до 31 августа 2023 г.
С 1 сентября 2023 г. все сотрудники должны перейти на ЭП физического лица, в ней не будет данных о компании, только информация о частном лице. Для того чтобы представлять предпринимателя или организацию, необходим второй документ — доверенность в машиночитаемом виде.
Получит подпись физического лица и электронную доверенность можно начиная с марта 2022 г. Не все информационные платформы уже перешли на работу с такой ЭП, но некоторые площадки могут обязать пользователей перейти на новые подписи ещё до окончания 2022 года.
МЧД — это электронный документ, в котором закрепляется право сотрудника подписывать документы от имени компании с помощью электронной подписи физического лица. Доверенность составляется в формате, утверждённом Приказом Минцифры РФ № 472 от 14.09.2020 МЧД не надо заверять у нотариуса, руководитель подписывает её своей УКЭП.
Обязательные реквизиты электронного документа:
Уникальный идентификационный номер позволяет легко находить доверенность в информационной системе компании.
Для того чтобы применить ЭП, на рабочем компьютере должна быть установлена программа криптозащиты (например, «Крипто ПРО») и действующая лицензия на использование данного программного обеспечения.
Получить ПО можно в удостоверяющем центре, у производителя или у доверенных лиц.
Цифровизация электронного документооборота оптимизирует процессы взаимодействия компаний и предпринимателей между собой и с государственными органами. Сегодня практически ни одна организация не может работать без применения ЭДО и электронной подписи. Введение электронного документооборота снижает финансовые и временные затраты при обмене документами, операторы ЭДО гарантируют высокую степень безопасности при передаче документов.
Мы рады, что смогли Вам помочь.
Для того, чтобы продолжить работу в нашем сервисе, зайдите в личный кабинет.
Ознакомитесь подробнее с услугами OFD.ru на нашем сайте.
Услуги