Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», вступивший в силу в апреле 2011 г., регламентирует отношения между организациями, предпринимателями и частными лицами, применяющими электронные аналоги вместо бумажных документов. Законодательный акт создан на замену 1-ФЗ, в соответствии с положениями 63-ФЗ ранее используемое понятие «электронная цифровая подпись» заменяется на «электронная подпись», и аббревиатура ЭЦП постепенно уходит из употребления, уступая ЭП.
Закон определяет несколько видов электронной подписи с разным уровнем защиты и назначением, и закрепляет главную роль ЭП — подтверждение авторства документов, неизменности после подписания. Квалифицированная ЭП (КЭП) полностью приравнивается к рукописной подписи.
Нормы закона 63-ФЗ позволяют придать юридическую значимость электронному документообороту, сделать его равносильным бумажному.
Для заверения документов в ЭДО используется три вида электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Рассмотрим, чем они различаются и для чего используются:
Квалифицированная электронная подпись придаёт документу юридическую силу без заключения дополнительных соглашений. КЭП используется во внутреннем и внешнем ЭДО, для идентификации на электронных площадках. Квалифицированная ЭП необходима для:
С 2019 года в закон «Об электронной подписи» неоднократно вносились изменения. Нововведения внедряются поэтапно.
С 1 июля 2021 г. в ФНС появились собственные удостоверяющие центры, которые начали выдавать сертификаты КЭП предпринимателям и руководителям организаций. К этой же дате коммерческие УЦ должны были пройти аккредитацию в соответствии с новыми правилами. Стали более жёсткими требования к размеру собственных средств и финансовому обеспечению ответственности. Центры, которые не смогли пройти аккредитацию, больше не могут выдавать сертификаты КЭП. Списки аккредитованных УЦ и центров, чья деятельность прекращена, можно посмотреть на сайте Минцифры России.
С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП при смене или обновлении электронной подписи должны обращаться в ФНС и её доверенным лицам. При этом сертификаты ЭП, выданные первым лицам компаний до 31 декабря 2021 г. аккредитованными по новым требованиям УЦ, будут действительны до 31 декабря 2022 г.
С 1 марта 2022 года сотрудники по требованиям информационной платформы, с которой они работают, или по собственному желанию могут переходить на ЭП физического лица с приложением электронной доверенности. Подпись и доверенность можно получить в АУЦ.
До 1 сентября 2023 года сотрудники могли получать электронные подписи по прежним правилам в АУЦ. Эти подписи будут действительны до 31 августа 2024 г. Их можно использовать без доверенности. С 1 сентября 2024 года все сотрудники должны перейти на работу с ЭП по новым правилам.
Новые правила касаются руководителей коммерческих организаций, предпринимателей, сотрудников компаний и ИП, нотариусов, руководителей и сотрудников кредитно-финансовых организаций, госслужащих — всех, кто использует в работе электронную подпись.
С 1 сентября 2023 года Удостоверяющие центры перестали выдавать сотрудникам и уполномоченным лицам сертификаты с реквизитами юрлица, но использовать уже выданные сертификаты можно до конца срока его действия или до 31 августа 2024 года. Затем необходимо получить КЭП физлица и пдписывать документы от лица компании или ИП можно только с применением машиночитаемой доверенности.
С 2022 году первые лица организаций, предприниматели и нотариусы получают новые ЭП в налоговой инспекции или её доверенных центрах (это аккредитованные УЦ, выбранные ФНС). Продлить действие сертификата с 2023 года можно удаленно.
Сотрудники организаций получают сертификаты ЭП для физического лица в коммерческих УЦ, прошедших аккредитацию.
Руководители финансовых организаций получают ЭП в УЦ Центробанка РФ, госслужащие — в Федеральном Казначействе.
В соответствии с новыми правилами подпись руководителя или предпринимателя выдаётся в одном экземпляре, она не может быть скопирована и передана сотрудникам для подписания документов от имени первого лица организации. Каждый сотрудник должен иметь собственную подпись и доверенность на право представлять организацию, подписывать документы.
Первый раз электронную подпись в ФНС или доверенном УЦ руководитель или предприниматель может получить только лично. Нельзя отправить за ней представителя с доверенностью, как это делалось раньше в удостоверяющих центрах. При посещении первое лицо компании или ИП удостоверяют свою личность, предъявив паспорт и СНИЛС.
В дальнейшем при выдаче подписей удостоверять личность можно с помощью действующей электронной подписи, выданной ФНС, или данных биометрии.
ФНС сообщает, что получить сертификат ЭП можно в любом отделении, но по факту некоторые офисы выдают сертификаты только тем компаниям, которые прикреплены к данному отделению.
Подпись выдаётся бесплатно, носитель надо приобрести самостоятельно в коммерческих УЦ. Можно использовать собственный носитель, подойдут контейнеры Рутокен Lite, S, ЭЦП 2.0, JaCarta ГОСТ, 2-ГОСТ или любые другие, отвечающие требования ФНС.
Очередные поправки отодвинули сроки обязательного применения ЭП для сотрудников, до 31 августа 2024 года они могут применять КЭП на прежних условиях. В сертификате указаны данные сотрудника и организации, которую он представляет. Получить такую подпись можно было до 1 сентября прошлого года. Действовать они будут до 31 августа 2024 г.
С 1 сентября 2024 г. все сотрудники должны перейти на ЭП физического лица, в ней не будет данных о компании, только информация о частном лице. Для того чтобы представлять предпринимателя или организацию, необходим второй документ — доверенность в машиночитаемом виде.
До 31 августа 2024 года сотрудники могут использовать два сертификата — КЭП физлица с МЧД для платформ, уже перешедших на работу с такими сертификатами, и КЭП юрлица с указанием представителя — для остальных ресурсов.
Возможность получить подпись физического лица и электронную доверенность существует с марта 2022 г.
МЧД — это электронный документ, в котором закрепляется право сотрудника подписывать документы от имени компании с помощью электронной подписи физического лица. Доверенность составляется в формате, утверждённом Приказом Минцифры РФ № 472 от 14.09.2020 МЧД не надо заверять у нотариуса, руководитель подписывает её своей УКЭП.
Обязательные реквизиты электронного документа:
Уникальный идентификационный номер позволяет легко находить доверенность в информационной системе компании.
Для того чтобы применить ЭП, на рабочем компьютере должна быть установлена программа криптозащиты (например, «Крипто ПРО») и действующая лицензия на использование данного программного обеспечения.
Получить ПО можно в удостоверяющем центре, у производителя или у доверенных лиц.
Цифровизация электронного документооборота оптимизирует процессы взаимодействия компаний и предпринимателей между собой и с государственными органами. Сегодня практически ни одна организация не может работать без применения ЭДО и электронной подписи. Введение электронного документооборота снижает финансовые и временные затраты при обмене документами, операторы ЭДО гарантируют высокую степень безопасности при передаче документов.