Что такое ОФД в онлайн-кассах

В соответствии с требованиями закона 54-ФЗ в 2024 году большинство индивидуальных предпринимателей и организаций при расчётах с покупателями обязаны применять онлайн-кассы. Эта обязанность не зависит от применяемой системы налогообложения — компании и ИП на УСН, ОСНО, ПСН, ЕСХН должны использовать ККТ (кроме несколько исключений, предусмотренных законом 54-ФЗ).

Для соблюдения требований законодательства ККТ также необходимо подключить к ОФД. Предпринимателям, впервые сталкивающимся с применением контрольно-кассовой техники, может быть непонятно, что такое ОФД и для чего он нужен. В статье ответим на эти вопросы.

Онлайн-кассы были введены с целью обеспечения прозрачности расчётов, поддержания порядка и доверия между продавцами и потребителями. Ключевую роль в решении этой задачи играет оператор фискальных данных (ОФД).

ККТ не может работать без фискального накопителя (ФН) — встраиваемого устройства, которое фиксирует все пробитые на кассе документы: чеки на продажу, чеки на возврат, корректировочные чеки, отчёты. Они сохраняются в памяти ФН и защищены от корректирования — значит у продавца нет возможности подделать или задним числом переделать кассовые документы.

Кроме этого, ККТ передаёт в ФНС сведения обо всех транзакциях, таким образом налоговая может контролировать правильность оформления кассовых операций. Фискальные данные передаются в налоговую не напрямую, а через посредника. Связующим звеном между предпринимателями и ФНС выступают операторы фискальных данных (ОФД).

На ОФД возложена ответственность за получение, обработку, передачу и хранение сведений, полученных с онлайн-касс. Но это не единственная функция оператора фискальных данных. 

Оператор предоставляет целый комплекс сопутствующих услуг, которые могут сделать управление бизнесом более эффективным и комфортным. Интеграция онлайн-касс и ОФД позволяют предпринимателям оперативно контролировать денежные операции, а также упрощает процесс составления отчётности перед налоговыми органами.

Для легального ведения продаж в соответствии с законом необходимо:

• применять ККТ, включённые в реестр Контрольно-кассовой техники ФНС;

• использовать ФН, включённый в реестр Фискальных накопителей;

• заключить договор на услуги ОФД с оператором, получившим разрешение на оказание услуг от ФНС и входящим в список.

Во время пробития чека фискальный накопитель в кассе шифрует данные, после чего ККТ передаёт их в ОФД. Для передачи сведений касса должна быть подключена к интернету. ОФД расшифровывает полученные данные и отправляет их в ФНС. Если в чеке есть маркированные товары, оператор фискальных данных передаёт коды маркировки в систему «Честный ЗНАК». Информация передаётся в режиме реального времени в момент совершения расчёта.

Все сведения, которые поступили в ОФД, хранятся на серверах оператора. Владелец кассы может в любой момент в течение действия договора просмотреть данные по кассовым операциям по всем своим ККТ в Личном кабинете ОФД.

За последние два года на рынке ОФД работает устоявшийся круг компаний, завоевавших определённую репутацию у клиентов. В списке операторов фискальных данных, который ведет ФНС, не было изменений с мая 2022 года, сейчас в этом перечне 16 компаний. Несмотря на то что операторы оказывают сходный набор услуг, качество, условия и цена сервисов различается значительно.

Поэтому, выбирая ОФД, следует обращать внимание не только на стоимость обслуживания, но и на следующие факторы.

Что входит в оплату услуги

У ряда операторов в абонентскую плату входят только базовые функции, а за остальное придётся доплачивать. Другие компании включают в стоимость полный перечень сервисов, необходимых для управления продажами.

В OFD.ru на любом тарифном плане, клиенту доступны:

• тестовый период — 7 дней до первого платежа;
• бесплатное подключение ЭДО.Поток для обмена юридически-значимыми документами с нашим сервисом и внешними контрагентами;
• расширенный поиск чеков и отдельный поиск чеков с кодами маркировки;
• сервис «Контроль штрафов» для своевременного обнаружения и исправления ошибок на кассах;
• бесплатный мониторинг и передача кодов маркировки;
• подключение и настройка кассы по API;
• создание и отправка рекламного чека;
• удалённая регистрация и перерегистрация касс;
• более 20 видов готовых и настраиваемых отчётов с автоматизацией отправки на электронную почту;
• возможность отправки чеков клиентам несколькими способами: email, SMS, Viber, Telegram, VK, OK.

Функциональность и удобство Личного кабинета

ЛК — это центр управления услугой ОФД. Кабинет, имеющий комфортный интерфейс и набор полезных инструментов, значительно облегчает управлением бизнесом.

Личный кабинет клиента (ЛКК) OFD.ru устроен так, чтобы быть максимально удобным. В ЛКК можно получить подробную информацию обо всех подключённых услугах, кассах, а также активировать новые услуги и проводить аналитику. В Личном кабинете OFD.ru есть следующие разделы:

• Regina;
• Главная;
• Кассы;
• Сервис Ferma®;
• Поиск чека;
• Чеки маркировки;
• Сообщения покупателям;
• Отчёты;
• Активация кодов;
• Заявки в ФНС;
• Документы;
• Наши услуги;
• Поддержка;
• Настройки.

Узнать подробнее про ЛКК OFD.ru можно здесь. 

Доступ к личному кабинету с мобильных устройств

Возможность просматривать информацию и управлять услугами дистанционно очень важна, особенно для компаний, имеющих круглосуточно работающие торговые точки. Личный кабинет Клиента OFD.ru доступен для клиентов в десктопной и мобильной веб-версии. Для того чтобы управлять услугами вне офиса, не надо скачивать дополнительные приложения, достаточно открыть браузер смартфона и авторизоваться в ЛКК.

Ориентированность на бизнес разного масштаба

Перед подключением важно выяснить, есть ли у оператора выгодные тарифные планы как для крупного бизнеса, так и для малого, сезонного, старта продаж. Как правило, все компании предлагают тарифные планы, рассчитанные на большие объёмы продаж, при этом интересы малых и микрокомпаний учтены не всегда. OFD.ru предлагает своим пользователям тарифные линейки, благодаря которым каждый предприниматель может найти выгодное для себя решение в зависимости от масштаба и типа его бизнеса.

• «ОФД Красный» — оплата услуги ОФД на определённый период с неограниченным количеством чеков. Чем больше период — тем ниже стоимость одного касса-дня. Срок действия тарифа начинает отсчитываться с момента пробития первого чека.
• «ОФД Жёлтый» — подключение услуги ОФД на нужное вам количество дней продаж без привязки к конкретным срокам. Учитываются только те дни, когда на кассе пробивали чеки на реализацию или возврат товаров и услуг. Количество чеков не ограничено.
• «ОФД Зелёный» — почековый тарифный план с неограниченным периодом действия. Чем больше чеков в выбранном пакете— тем ниже стоимость одного чека. В пакете учитываются только кассовые чеки. 
• «ОФД Синий» — тарифные планы на услуги ОФД с популярными периодами, при этом включающие пакет исходящих и входящих документов ЭДО, рекламных чеков с индивидуальным дизайном и текстом, и до 120 дополнительных бесплатных дней.
• «ОФД Оранжевый» — тарифы с возможностью быстрого подключения или продления работы кассы на любое количество дней от одного до 1096 с неограниченным количеством чеков.

В зависимости от поставленных задач и возможностей, вы можете выбрать тариф с почековой оплатой, фиксированным периодом или определённым количеством касса-дней.

Оснащённость сервиса готовыми решениями для разных сфер бизнеса.

Удобно, когда у оператора фискальных данных есть специализированные сервисы для интернет-продаж, вендинга, арендодателей и т. п. OFD.ru предлагает клиентам:

• Ferma® — сервис аренды облачных касс для фискализации онлайн-платежей. Облачные кассы — оптимальное решение для продаж в интернете, выездной торговли, вендинга, ЖКХ, а также для всех других случаев, когда стационарная касса не нужна. При подключении облачной онлайн-кассы Ferma® услуга ОФД предоставляется бесплатно в течение всего периода аренды.
• Renta — автоматизированная ОФД-независимая система сбора статистики продаж для арендодателей и арендаторов, владельцев франшиз, фуд-кортов.
• Рекламные чеки — маркетинговый инструмент, доступный всем клиентам, подключившим услугу ОФД или сервис Ferma. С помощью добавления в электронный чек брендированной информации можно продвигать свои продукты, информировать об акциях и рекламных кампаниях.
• QR Cash — готовое решение для кешбэк-сервисов, автоматизации программ лояльности и промо-кампаний магазинов, позволяющее получать информацию со всех кассовых чеков любого ОФД.
• ЭДО.Поток — быстрый и надежный сервис для обмена всеми типами юридически значимых электронных документов для бизнеса любого масштаба. ЭДО-Поток интегрирован с «Честным ЗНАКОМ», при продаже или покупке маркированных товаров коды автоматически передаются из УПД в ГИС МТ.

Управление услугой ОФД и специализированными сервисами осуществляется в едином Личном кабинете Клиента OFD.ru.

Аналитика

В ЛКК OFD.ru есть специальный раздел — отчёты. Здесь можно формировать аналитические данные, которые полезны не только для бухгалтерского учёта в компании, но и для анализа продаж, оценки эффективности торговых точек, планирования дальнейшего развития бизнеса.

В разделе располагается 18 готовых отчётов, кроме этого можно создавать свои шаблоны и сохранять их. Среди готовых отчётов:

• отчёт по сменам;
• статистика отправки чеков покупателям;
• мониторинг ККТ и ФН;
• расширенная сверка с номенклатурами;
• данные по покупателям;
• унифицированная форма КМ-3;
• форма КМ-6;
• и другие.

В разделе предусмотрена функция автоотчёт — аналитика будет автоматически формироваться с заданной периодичностью. Автоотчёт можно настроить как для предустановленных, так и для самостоятельно составленных шаблонов отчётов.

Безопасность

Все операторы ОФД обеспечивают безопасность при хранении и передаче сведений. Дополнительно безопасность обеспечивается предоставлением и ограничением доступа для сотрудников. В ЛКК OFD.ru гибкая система настройки. Доступы устанавливаются на отдельного работника или группу сотрудников. Можно ограничивать доступ к определённым разделам Личного кабинета. Таким образом, сотрудник будет видеть только разрешённую для него информацию.

Режим работы службы поддержки клиентов

В идеале, если обратиться за помощью и решить проблему можно в любое время. Особенно это актуально для торговых точек, работающих круглосуточно. Служба поддержки OFD.ru работает в режиме 24/7. Обратиться можно прямо из ЛКК.

Согласно Закону 54-ФЗ, прежде чем начать работать на онлайн-кассе, необходимо её зарегистрировать в ФНС. Это невозможно сделать без договора с ОФД.

Но если предприниматель имеет разрешение работать в автономном режиме, не отправляя данные через интернет, тогда он может осуществлять продажи на кассе без подключения к ОФД. Данные о кассовых операциях в этой ситуации он передаёт в налоговую самостоятельно.

Во всех остальных случаях онлайн-касса не может работать законно без подключения к ОФД.