Как зарегистрировать ККТ в новых территориях России

В 2025 году заканчивается переходный период и бизнес в Донецкой и Луганской республиках, Запорожской и Херсонской областях должен начать использовать контрольно-кассовую технику при расчетах c покупателями в соответствии с Законом 54-ФЗ.

Рассказываем, кому и когда необходимо начать применять ККТ и передавать данные о расчетах в налоговую, какой вид касс выбрать и что надо сделать, чтобы начать продажи в соответствии с законом.

Большинство организаций и ИП в новых регионах России в 2025 году должны перейти на работу с ККТ в соответствии с Законом 54-ФЗ (кроме случаев исключений, их рассмотрим в разделе «Кому можно работать без ККТ»).

Обязанность отражать все расчеты с помощью кассовой техники и передавать сведения в налоговую через ОФД наступает поэтапно для разных категорий бизнеса в ЛНР, ДНР, Херсонской и Запорожской областях. В Постановлении Правительства от 17.08.2024 № 1104 установлены следующие сроки перехода:

• 1 февраля 2025 г. — организации на общей системе налогообложения;
• 1 марта — организации на УСН или ЕСХН, имеющие сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры;
• 1 мая — индивидуальные предприниматели с работниками по трудовым договорам;
• 1 июня — ИП на общей системе налогообложения без сотрудников;
• 1 июля — ИП на упрощенке без сотрудников;
• 1 августа — ИП на ЕСХН и патенте без сотрудников.

Организации и индивидуальные предприниматели на УСН или ПСН из новых регионов РФ могут получить налоговый вычет при покупке кассовой техники. Для этого необходимо, чтобы на момент регистрации онлайн-кассы компания или ИП были зарегистрированы на территории Донецкой или Луганской народных республик, Херсонской или Запорожской областей. Еще одно условие — ККТ должна быть включена в реестр ФНС до 31 декабря 2025 г. и применяться на вышеуказанных территориях.

Сумму налога можно будет уменьшить до 28 тыс. руб. за 2024 г. или 2025 г. Вычет предусмотрен при приобретении одного экземпляра ККТ, фискального накопителя, кассового ПО, услуги по настройке онлайн-кассы.

В законодательстве предусмотрен ряд ситуаций, когда разрешено вести продажи без касс. При этом в 2025 году вступают в силу поправки к закону 54-ФЗ, которые сокращают число таких исключений.

В ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областях могут не применять кассы:

1. Банки.
2. Нотариусы.
3. Самозанятые граждане и ИП (они формируют чеки в приложении «Мой налог»).
4. ИП на патенте без работников, если они оказывают услуги, перечисленные в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ. Например, предприниматели, которые шьют одежду, ремонтируют обувь, проводят экскурсии, оказывают ландшафтные или ритуальные услуги. При расчете они не применяют кассу, но должны выдать покупателю документ, подтверждающий расчет.
5. Предприниматели и организации, ведущие деятельность в труднодоступных местностях и районах, отдаленных от сетей связи, с населением до 10 тысяч человек. Списки таких населенных пунктов утверждаются региональными властями.
6. Юрлица и предприниматели, которые производят только безналичные расчеты с другими юрлицами и (или) ИП.
7. Те, кто торгуют на рынках, ярмарках, выставках и в других отведенных для торговли местах. С марта 2025 года перечень исключений сильно сокращается и работать без кассы на ярмарках, выставках и рынках смогут только:
   организации и ИП на ЕСХН, если они торгуют не более чем с трех рабочих мест с совокупной площадью (включая место хранения товара) не более 15 квадратных метров,
   ИП на патенте на ярмарках выходного дня.
   До 1 сентября 2025 года могут вести продажи без кассы сельскохозяйственные и потребительские кооперативы.
   Подробнее про новые правила можно прочитать здесь.

Бизнес в удаленных от связи местностях с населением, превышающим 10 тысяч человек, должен применять кассы, но может не передавать сведения онлайн в ФНС. Все данные о расчетах сохраняются в памяти фискального накопителя и предоставляются в налоговую при перерегистрации ККТ.

Для выполнения требований Закона 54-ФЗ предпринимателям и организациям нужно:

1. Приобрести кассовый аппарат, который включен в реестр ФНС. В перечне представлены разные типы касс: стационарные, мобильные, облачные, фискальные регистраторы, POS-системы.
2. Выбрать фискальный накопитель (ФН) — встраиваемое в ККТ устройство, которое записывает данные обо всех операциях, проводимых на кассе, а также шифрует информацию для передачи в ФНС. Разрешенные для применения накопители внесены в реестр налоговой.
3. Подключить кассу к интернету.
4. Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) — организацией, через которую данные передаются в налоговую.
5. Зарегистрировать ККТ в ФНС.
6. При каждом расчете пробивать кассовые чеки, в которых необходимо указывать все наименования продаваемых товаров, работ, услуг, их количество, цену и стоимость. Подробнее правила оформления чеков и обязательные реквизиты фискальных документов описаны в Приказе.

На рынке кассовой техники представлено большое разнообразие типов и моделей. Выбор наиболее подходящего типа кассы для вашего бизнеса зависит от особенностей продаж, которые вы ведете.

Для розничного магазина подойдут фискальные регистраторы и стационарные кассовые аппараты.

Для выездной торговли, курьеров и сотрудников на выезде понадобятся мобильные кассы. Они работают от аккумулятора, а для передачи данных используют мобильный интернет. 

Для онлайн-торговли наилучшее решение — облачные кассы. Они подойдут любому бизнесу, который принимает платежи через интернет. Также облачную кассу можно применять в вендинговых автоматах, курьерам, работникам на выезде, если они принимают платежи по месту доставки, выполнения работы или оказания услуги, водителям и кондукторам, при продаже билетов на борту транспортного средства.

Облачные кассы Ferma имеют целый ряд преимуществ:

1. ККТ не надо покупать, ее берут в аренду.
2. Кассовый аппарат располагается в Дата-Центре, а техническое обслуживание берет на себя поставщик услуги.
3. Облачная касса интегрируется с интернет-эквайрингом, сайтом и пробивает чеки в автоматическом режиме при получении информации о расчете. Для формирования чека не нужен кассир, облачная ККТ работает круглосуточно без выходных.
4. Все курьеры или выездные сотрудники компании могут пробивать чеки дистанционно на одной облачной кассе.

Кроме касс для расчетов, понадобится дополнительное оборудование: терминалы эквайринга для приема оплаты банковскими картами, прикассовые весы, денежный ящик, сканеры 1D для считывания одномерных штрихкодов и 2D для кодов Data Matrix при работе с маркированными товарами и т. п.

Прежде чем поставить ККТ на учет в налоговой, необходимо заключить договор с оператором фискальных данных — сведения об ОФД указываются в заявке на регистрацию.

После того как оператор выбран, следует определиться со способом регистрации. Поставить кассу на учет можно при личном посещении отделения ФНС или дистанционно. Удаленный способ регистрации позволяет экономить время, поэтому наиболее предпочтителен для большинства предпринимателей.

В настоящее время зарегистрировать кассу в ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областях дистанционно можно двумя способами: через личный кабинет ОФД или на сайте nalog.ru. С сентября 2025 г. в соответствии с изменениями закона 54-ФЗ поставить кассу на учет можно будет также на сайте Госуслуг или через производителя кассовой техники.

Для удаленной регистрации необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). Можно использовать КЭП, которой заверяется налоговая отчетность.

Рассмотрим каждый из способов отдельно.

Как зарегистрировать кассу через Личный кабинет Клиента OFD.ru

Если вы подключили услугу ОФД от OFD.ru, выбрали и оплатили удобный для вашего бизнеса тариф, зарегистрировались в Личном кабинете Клиента (ЛКК), можно перейти к регистрации ККТ. Для подписи заявки понадобится КЭП.

1. Авторизуйтесь в ЛКК и перейдите в раздел «Заявки в ФНС».
2. Кликните на кнопку «Регистрации кассы».
   
3. Выберите тип ККТ — стационарная и облачная касса Ferma.
    
4. Заполните наименование юрлица или ИП, ИНН, КПП.
5. Укажите заводской номер и модель ККТ, ФН.
6. Отметьте параметры использования кассы при необходимости.
7. Укажите адрес установки кассы и название торговой точки.
8. Подпишите заявку с помощью КЭП, после чего она автоматически отправится в ФНС.
9. Налоговая рассмотрит заявление и присвоит регистрационный номер. Он отразится в разделе «Заявки в ФНС».
   
10. После этого следует выбрать ОФД в настройках кассы. Для этого в меню обслуживания ККТ надо выбрать из списка наименование ОФД ООО «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии» или указать вручную:
    ИНН ОФД: 7841465198
    Адрес сервиса ОФД: gate.ofd.ru
    Порт сервера: 4000.
11. Укажите на кассе присвоенный налоговой РНМ.
12. Пробейте на кассе «Отчет о регистрации». В зависимости от модели кассового аппарата, отчет может быть распечатан или отображен на экране.
    
13. Для завершения регистрации перейдите в раздел «Заявки в ФНС» и введите в форму данные из «Отчета о регистрации».
    
14.  Данные отчета будут отправлены в ФНС, в ответ налоговая отправит карточку регистрации, которая отобразится в разделе «Заявки в ФНС» вашего ЛКК OFD.ru.

При подключении облачных касс Ferma процесс регистрации ККТ через Личный кабинет OFD.ru максимально автоматизирован — система заполнит в заявлении все данные по кассовому аппарату и фискальному наполнителю (если ФН приобретался в OFD.ru), а также реквизиты компании, введенные при заведении ЛКК. Вам останется только указать параметры использования кассы, применяемую систему налогообложения и подписать документ с помощью КЭП.

Как зарегистрировать ККТ на сайте налоговой

Для подачи заявки данным образом, у организации или ИП должен быть действующий личный кабинет на сайте https://www.nalog.gov.ru/. Если кабинет есть или после его заведения, следует:

1. Авторизоваться в ЛК.
2. Открыть раздел «Учет ККТ» и перейти на вкладку «Зарегистрировать ККТ». Из открывшегося списка выбрать «Заполнить параметры заявления вручную».
3. Заполнить заявление — ввести адрес установки и наименование места установки ККТ, выбрать из списка модель ККТ и ФН, заполнить заводской номер ФН, указать применение ККТ, выбрать оператора фискальных данных.
4. Подписать заявление помощью КЭП и отправить на рассмотрение в ФНС.
5. ФНС проверит сведения в заявлении, используя ЕГРЮЛ/ЕГРИП, реестры ККТ и ФН.
6. Если проверка проходит успешно, в графе «Состояние» появится статус «Присвоен регистрационный номер ККТ».
7. В настройках ККТ необходимо ввести полученный регистрационный номер, данные ОФД и пользователя ККТ.
8. Пробить на кассе «Отчет о регистрации».
9. Данные отчета необходимо передать через личный кабинет на сайте налоговой или ЛКК ОФД.

ФНС выдаст карточку регистрации в электронном виде. Карточку следует распечатать и сохранить, она понадобится при перерегистрации ККТ.

Регистрация при посещении отделения ФНС

Процедура постановки кассы на учет в налоговой одинакова для организаций и индивидуальных предпринимателей. Подать заявление можно в отделении любого территориального налогового органа.

Перед посещением отделения ФНС надо распечатать и заполнить бланк по форме КНД-1110061. С собой следует взять паспорта регистрируемых касс.

Регистрация ККТ при таком способе подачи заявления составит пять рабочих дней с момента принятия заявки.

В настоящий момент в реестре ОФД — 16 компаний. Несмотря на то что основная задача у всех операторов фискальных данных одинаковая — получать сведения с касс, хранить и передавать в налоговую эту информацию, ОФД это не только посредник между кассой и ФНС.

Предоставляемые оператором сопутствующие услуги влияют на удобство и эффективность ведения бизнеса. Перечень сервисов, которые предоставляют ОФД, различается существенно. Также компании предлагают разные условия оказания и стоимость услуг.

Выбирая оператора, следует обратить внимание на следующие параметры:

• стоимость услуги и что входит в абонентскую плату;
• гибкость тарифных планов;
• простоту и скорость подключения;
• удобство личного кабинета;
• ориентированность на определенные сферы бизнеса;
• надежность компании;
• безопасность при хранении и передаче данных;
• режим работы службы поддержки.

OFD.ru 8 лет на рынке финтех услуг, включен в реестр операторов фискальных данных ФНС. Мы обеспечиваем высокий уровень надёжности при работе с персональными и коммерческими данными.

Подключая кассу к OFD.ru вы получаете дополнительные сервисы: ЭДО, рекламные чеки, отправка кодов маркировки, разные варианты и инструменты для рассылки электронных чеков. Клиентам предоставляются механизмы для интеграции продуктов OFD.ru с платёжными, CMS и CRM системами. Более 50 готовых решений по интеграции обеспечивает быстрое и безболезненное подключение к оператору.

Многофункциональный Личный кабинет Клиента (ЛКК) обеспечивает доступ ко всем предоставляемым услугам по принципу одного окна, простоту процедуры подключения пользователей, установления разных доступов, детальную аналитику на основе данных с касс. В ЛКК реализован мониторинг ошибок в чеках с рекомендациями по исправлению.

В OFD.ru разработано готовое решение для фискализации онлайн-продаж, вендинга и любого бизнеса, принимающего дистанционные платежи — это облачный сервис аренды онлайн-касс Ferma, который способен закрыть все потребности клиентов в этой сфере. Также у OFD.ru есть сервис Renta для арендодателей и владельцев франшиз, позволяющий получать точные данные о выручке арендаторов.

Гибкие тарифные планы рассчитаны на продажи любого масштаба. В зависимости от особенностей бизнеса, вы можете выбрать оплату за период без ограничения по количеству пробитых чеков или почековый тариф без учета времени. Для безболезненной настройки работы касс предоставляется бесплатный тестовый период 7 дней.