Несмотря на то, что облачные кассы появились на рынке в 2018 году, у многих до сих пор нет ясного понимания о том, что они из себя представляют и как с ними работать. Развеем все мифы про облачные кассы, ответим на часто возникающие вопросы, объясним, чем удобна и кому выгодна работа с ними.
Что из себя представляет облачная касса?
Онлайн-кассы по своим техническим характеристикам подразделяются на несколько типов: смарт-терминалы, фискальные регистраторы, автономные и облачные кассы. Каждый вид обладает своим уникальным функционалом, подходящим для того или иного вида предпринимательской деятельности.
Облачные кассы — это единственный вид ККТ, который не принимает оплату наличными, поскольку изначально создавался для различных сфер с электронной системой платежей. При этом предусмотрена возможность пробить чек вручную и принять наличную оплату.
Кассы не устанавливаются в точку продаж или офис, а располагаются в дата-центре, пользователи взаимодействуют с ними через виртуальный сервис. При поступлении на ККТ информации о приходе денег чек отбивается автоматически. Фактическим местом хранения кассы является облачное хранилище дата-центр.
В чем особенность облачной кассы?
Так как облачная интернет-касса не привязана к месту совершения платежа, одна ККТ может обслуживать несколько точек, не нарушая требования закона 54-ФЗ. Для пробития чека не нужно участие кассира, цифровой процесс фискализации происходит автоматически (за исключением ручного отбития чека, но это частные случаи).
ККТ располагается в надежно защищённом дата-центре. В помещении поддерживается особый микроклимат, оптимальный для работы техники. В дата-центре предусмотрено резервное электропитание и подключение к нескольким провайдерам интернет, что исключает перебоев в работе кассы из-за отключения электричества или доступа в интернет. Персонал дата-центра отвечает за техническое обслуживание, обновление программного обеспечения, замену ФН, работоспособность ККТ. Все эти заботы снимаются с плеч пользователя.
С какими системами может работать облачная онлайн касса?
Ввиду того что сведения для формирования чека поступают на облачную кассу через интернет, для её работы просто необходимо взаимодействие с платёжными шлюзами, эквайринговыми сервисами, CMS или CRM системами. У каждого оператора облачных КТТ, как правило, есть определённый перечень интеграций, которые уже настроены и к ним можно быстро подключиться. Эта услуга может быть платной у поставщиков облачных решений, в сервисе Ferma подключение входит в комплекс услуг и не требует дополнительной оплаты.
Для облачных касс Ferma создано более 50 интеграционных решений и модулей. Среди них взаимодействие с эквайринговыми сервисами банков, различными платёжными системами, товароучётными программами и системами управления бизнеса. При интеграции ККТ с эквайрингом банка-партнёра мы предоставляем скидки на оплату сервиса.
В списке наших готовых решений есть взаимодействие с такими платёжными агрегаторами, как Сбербанк, «Альфа-Банк», «Московский кредитный банк», «Форабанк», «Модульбанк», Chronopay, Inplat, Payanyway, «Подконтролем», «Квартплата» и др. Полный список интеграций можно посмотреть в разделе «Все интеграции облачных касс Ferma». А также можно настроить взаимодействие удаленной кассы через коннектор 1С или по API с вашей товароучетной системой.
Переход на облачную интернет кассу Ferma с другого облачного сервиса происходит совершенно безболезненно с помощью коннектора.
Как работает облачная касса?
После заключения договора на аренду ККТ пользователю необходимо приобрести ФН, подключить облачную кассу к ОФД и поставить её на учёт в налоговой. Все эти процессы осуществляются дистанционно на сайте nalоlg.ru или в личном кабинете поставщика услуг. Для оформления договора и регистрации кассы понадобится сертификат КЭП.
В случае с Ferma, при покупке облачной онлайн кассы и фискального накопителя, услуга регистрации в ФНС будет доступна в Личном кабинете автоматически, а все данные по интернет кассе заранее погружены в форму заявки. Дополнительно заключать договор с ОФД не требуется.
После регистрации надо интегрировать кассу с платёжной системой. Готовые решения по интеграции позволяют быстро настроить взаимодействие и начать принимать платежи.
Процесс фискализации и эквайринга мало чем различается у обычной и облачной кассы:
- Покупатель оплачивает товар или услугу через платёжную систему.
- Банк-эквайер списывает деньги с карты покупателя и подтверждает платёж.
- Сведения о совершении расчёта поступают на облачную кассу.
- Касса формирует чек, отправляет его покупателю по электронной почте или номеру телефона.
- Информация от облачной кассы передаётся в ОФД.
- ОФД отправляет сведения в ФНС и, при необходимости, в систему маркировки.
Вот как выглядит процесс фискализации платежей в облачной кассе Ferma:
Кто может применять облачные кассы?
По функционалу облачный сервис аренды ККТ отлично подойдет для крупного, малого и микробизнеса. Наиболее часто облачные онлайн-кассы используют для ведения продаж через интернет-магазины. Но также они легко применимы в различных сферах, где ключевым инструментом приёма платежей является безналичная оплата или продажи осуществляются с помощью курьеров. В частности, сервис облачной фискализации Ferma адаптирован под такие отрасли:
- облачные кассы для ЖКХ;
- облачная касса для вендинга;
- прием онлайн-платежей интернет-магазинами через облачный сервис;
- сервисы услуг;
- продажи в социальных сетях с помощью облачных интернет касс;
- маркетплейсы;
- такси, транспорт;
- службы доставки, постаматы;
- телекоммуникационные службы.
Работа с облачной кассой упрощает процессы во многих сферах, где неудобно и невыгодно использовать большое количество физических онлайн-касс, например — вендинг.
Облачные сервисы можно применять для фискализации платежей при использовании любой системы налогообложения: ОСН, УСН, ПСН, ЕСХН. На возможность применения большее влияние оказывает вид бизнеса, чем СНО.
Может ли ИП на УСН использовать облачные кассы?
Упрощённая система налогообложения для ИП не является ограничением для применения облачных касс. Предприниматели с любой СНО могут фискализировать платежи с помощью облачного решения, если его клиенты оплачивают заказы дистанционно, не контактируя с продавцом в момент расчета.
Также облачные кассы для ИП можно применять, если:
- оплату принимает курьер, доставляющий заказ (вне ПВЗ);
- оплату принимает сотрудник, выполняющий работы и оказывающий услуги на выезде;
- при продаже билетов на борту транспортного средства.
Подходит ли облачная касса для ООО на ОСНО или УСН?
Общества с ограниченной ответственностью могут использовать облачные сервисы вне зависимости от системы налогообложения. Условия такие же, как у для ИП: облачная онлайн-касса может применяться для фискализации расчётов, совершаемых на сайте или в приложении, а также если оплату принимает курьер, сотрудник на выезде, водитель или кондуктор на борту транспортного средства, продавец выездной торговли.
Облачная касса для интернет-магазинов
Интернет-магазинам трудно обойтись без облачного кассового сервиса. Формально никто не ограничивает создателей онлайн-ресурсов, какую ККТ применять для фискализации расчётов. Но с практической точки зрения, облачная касса — это идеальное решение для платежей на сайтах.
Покупатели оплачивают заказы в любое время суток. И на каждую покупку надо отбить чек. Облачная касса делает это автоматически, без участия кассира, что позволяет не потерять ни одного платежа. Для фискализации расчётов необходимо подключить облачную кассу к интернет-эквайрингу, через который магазин принимает оплату.
Если покупатели оплачивают заказ при получении его у курьера, то чек на такую покупку можно пробить тоже на удалённой кассе. Курьер формирует фискальный документ в ручном режиме, обращаясь к ККТ через интернет. Чек отправляется клиенту в электронном виде, либо предъявляется для считывания в виде QR-кода.
Облачные сервисы обеспечивают высокую скорость проведения платежей и могут обслуживать большой поток заказов. По мере роста оборота можно увеличить количество арендованных ККТ.
Облачная касса для вендинга
При продажах через торговые автоматы необходимо пробивать чеки. Если продаваемые товары не относятся к технически-сложной или подакцизной продукции, автомат может не печатать бумажный чек и даже не отправлять его в электронном виде. Достаточно высветить на дисплее аппарата QR-код, по которому покупатель может открыть фискальный документ.
При таком особом режиме фискализации, облачные кассы — оптимальное решение для сети вендинговых автоматов. Нет необходимости устанавливать кассовую технику в каждый корпус, к одной ККТ можно подключить несколько аппаратов, которые будут передавать сведения в сервис по сети интернет. Получив информацию о покупке, ККТ пробивает чек, формирует QR-код и передает его на вендинговый аппарат для демонстрации клиенту. В зависимости от количества продаж одна облачная касса может фискализировать платежи нескольких десятков автоматов, а это очень существенная экономия на кассовой технике и фискальных накопителях.
Сколько стоит аренда облачной кассы?
Рассмотрим все составляющие, из которых складывается стоимость фискализации на облачных касах.
Уникальность сервиса облачных касс состоит в том, что вам не надо покупать онлайн-кассу, вы берете её в аренду. В стоимость арендной платы обычно входит техническое обслуживание, обеспечение работоспособности техники, обновление программного обеспечения, настройка ККТ. Дополнительно оператор может взимать оплату за услугу ОФД, проверку кодов маркировки, хранение ФН и т. п.
Ещё одна составляющая затрат — покупка ФН. Несмотря на то что сервис виртуальный, в его основе лежит физический кассовый аппарат, который должен быть оснащен ФН.
В сервисе аренды облачных касс Ferma в стоимость тарифа входят все сопутствующие услуги. Дополнительно вам надо будет покупать только фискальные накопители. Для оплаты сервиса мы предоставляем на ваш выбор несколько тарифных планов, которые отвечают запросам бизнеса разного масштаба и учитывают специфику вашей деятельности.
- Тариф для облачных касс почековый. Идеально подходит для микро- и малого бизнеса, торговой точки с небольшим количеством продаж, а также для сезонного бизнеса. Вы оплачиваете только пробитые чеки на продажу, возврат товара и коррекцию, срок действия пакета не ограничен. Минимальный пакет включает 300 фискальных документов. Если вы прогнозируете, что за месяц у вас будет менее 300 чеков, а обороты бизнеса позволяют взять в аренду всего одну кассу, данный тариф идеально вам подойдёт. ФН не входит в стоимость тарифа, однако его замена и хранение включены.
- Тарифный план помесячный. Подойдет малому и среднему бизнесу со стабильными продажами, а также для сезонной торговли. Если вам удобнее оплачивать услугу каждый месяц или раз в квартал, то это ваш выбор. Выбирая для облачных касс данный тариф, вы оплачиваете период оказания услуги, без учёта количества пробитых чеков.
- Тарифный план годовой. Способ оплаты для тех, кто не хочет беспокоиться о продлении услуги каждый месяц, оплатив её сразу на год или несколько лет. Отличный вариант для среднего и крупного бизнеса. Годовой тариф является самым эргономичным вариантом, особенно заметна экономия при подключении больше двух ККТ.
Как сэкономить на облачных кассах и ФН ?
При большом количестве бесконтактных расчётов облачные решения позволяют значительно сэкономить за счёт уменьшения используемой ККТ.
В случае с приёмом платежей через сайт, приложение, продаж через вендинговые автоматы, осуществлении расчётов курьерами или выездными работниками — при подключении облачного сервиса, предприниматель экономит на количестве необходимых касс, а, следовательно, и фискальных накопителей.
Например, если ваши заказы раздают 10 курьеров, каждый из них должен выбивать чек покупателям. Значит, каждому курьеру необходимо выдать мобильный терминал. При подключении к облачному сервису все курьеры могут бить чеки на одной удаленной ККТ.
Но и среди облачных решений разных от разных поставщиков услуг есть более и менее экономичные варианты. И дело не только в цене. Объясним, за счёт чего может достигаться экономия.
Сервис аренды облачных касс Ferma построен на самых быстрых облачных кассах, представленных на рынке. Скорость пробивания чека составляет не более секунды, в отличие от других моделей облачной кассовой техники, у которых среднее время оформления фискального документа — 3 секунды. Кроме этого, программное обеспечение Ferma равномерно распределяет поток платежей между кассами, благодаря чему для фискализации требуется меньшее количество ККТ. Также параллельное распределение платежей позволяет постепенно заполнять все используемые фискальные накопители, в результате реже требуется замена ФН в связи с исчерпанием памяти.
Сравним стоимость услуги за год для пяти ККТ на годовом тарифе Ferma и в другом гипотетическом сервисе с годовым тарифом 25 000 р. за кассу.
Стоимость годового тарифа для одной облачной кассы Ferma составляет 29 900 р. — это выше, чем у другого сервиса, который мы взяли для примера. Но при подключении двух и более касс мы предоставляем скидку 20%. В результате за год работы пяти облачных касс Ferma придется заплатить 119 500 р., в другом сервисе, при изначально заявленной более низкой цене, сумма за год будет выше — 125 000 р. Экономия уже очевидна, но это ещё не всё.
Благодаря нашему уникальному программному обеспечению и высокой скорости пробития чека на кассе, сервис Ferma может закрыть ваши потребности с меньшим количеством касс, чем у других поставщиков услуги. Вместо пяти ККТ, которые вам насчитают другие компании, в Ferma вам потребуется только три или даже две. А это прямая экономия на стоимости аренды ККТ и покупке ФН.
Сравним экономию с учётом уменьшения количества кассовой техники:
Подробнее про возможность сократить число используемых облачных касс без потери качества обслуживания мы рассказали в нашем кейсе.
На нашем калькуляторе вы можете рассчитать полную стоимость сервиса, выбрать нужное количество касс, и не беспокоиться о дополнительных затратах.
На что обратить внимание при выборе облачной кассы?
На рынке услуг облачных ККТ достаточно предложений. При общей схожести они различаются по цене и условиям, которые отражены не всегда прозрачно и в полном объёме. Мы взяли на себя смелость перечислить ключевые моменты, которые важно учесть при выборе поставщика услуги облачной фискализации.
Что включено в облачное решение аренды виртуальной онлайн кассы?
Сравнивая цены, важно выяснить, что входит в объявленную стоимость, а какие услуги надо будет оплачивать дополнительно. Поставщики облачных касс зачастую озвучивают только стоимость аренды. А за сопутствующие услуги взимают дополнительную оплату: за подключение или продление услуги ОФД, замену и хранение ФН, регистрацию в личном кабинете и даже за пробитие некоторых видов чеков.
Сервис аренды облачных касс Ferma не случайно называется именно сервисом. Это полный комплекс услуг, в который входит:
- услуга ОФД на весь срок действия тарифа, независимо от выбранного тарифного плана;
- доступ к единому личному кабинету для ведения продаж и работы с несколькими услугами одновременно;
- подключение к ЭДО;
- отслеживание отправки чека;
- работа с маркировкой;
- замена ФН;
- обновление ПО;
- техническое обслуживание ККТ;
- и другое.
И все это уже включено в арендную плату. Уникальность нашего сервиса в том, что компания OFD.ru является оператором ОФД и ЭДО, наш продукт построен на кассах собственного производства, а также на собственном лицензированном программном обеспечении — все услуги, необходимые для работы с кассами, маркировкой и электронными документами, оказываются в рамках одной компании, без привлечения внешних специалистов. Это обеспечивает высокий уровень компетентности при оказании услуг.
Простота процесса подключения и регистрации облачных онлайн касс в ФНС
Скорость и простота подключения — зачастую один из наиболее важных аргументов при выборе поставщика услуг. Поэтому до заключения соглашения полезно узнать, как быстро можно заключить договор, приобрести ФН, зарегистрировать кассу в ФНС, интегрировать с платежными сервисами и начать работу. Эти процессы могут быть автоматизированы в разной степени. В случае с Ferma, все данные для регистрации подгружаются автоматически, клиенту остается только подписать заявку на регистрацию с помощью КЭП. Заполнение заявления занимает не более 20 минут, после этого надо дождаться регистрации ККТ в налоговой.
Количество касс, необходимых для фискализации платежей
Это зависит от двух факторов: количества ваших продаж и возможностей сервиса ввиду потенциальной нагрузки. У разных поставщиков услуг результаты расчёта минимально необходимого количества касс могут заметно различаться. Грамотное распределение потоков платежей между кассами, которое осуществлено в сервисе Ferma благодаря нашему уникальному ПО, позволяет сэкономить на количестве ККТ до двух-трех раз. Подробнее о том, как это реализовано у нас можно прочитать в статье.
Интеграции облачных касс
У некоторых операторов облачных услуг подключение к платёжным и другим сервисам осуществляется за дополнительную оплату. Также важно выяснять, есть ли в списке готовых интеграций нужные вам системы и как быстро происходит присоединение. Кроме того, если вам необходимо вести процесс продаж внутри своего сервиса, убедитесь, что у поставщика услуг облачной фискализации есть полноценное API для подключения сервиса облачных касс удаленно. Список интеграций Ferma вы можете посмотреть здесь.
Предусмотрен ли возврат за неиспользованную услугу, если работа сервиса вас не устроила?
В договоры на подключение облачной онлайн кассы зачастую включён пункт примерно такого содержания: «Если вас не устроило качество оказания услуги, вы можете отказаться в любой момент, и мы вернём вам деньги». Следует уточнить, какой именно возврат предусмотрен. Как правило, возвращается только сумма за неиспользованные дни или чеки. Стоимость всех остальных услуг, если они оплачивались отдельно — не компенсируется.
Если вы подключаете помесячный или почековый тариф, то большую часть затрат составляет приобретение ФН. Эта сумма не возвращается в любом случае.
Как зарегистрировать облачную кассу в ФНС?
Провести регистрацию облачной ККТ в ФНС можно в личном кабинете сервиса или на сайте налоговой. Удобнее, это сделать в личном кабинете. Прежде чем начинать регистрацию облачной кассы, необходимо заключить договор с ОФД, узнать заводской номер кассы, иметь усиленную КЭП.
В заявке на регистрацию в графе «Адрес установки» следует указать адрес дата-центра, где располагается ККТ. А в поле «Место установки» при продажах через интернет указывается адрес сайта, при продаже билетов — регистрационные данные транспортного средства, при торговле на выезде — выездная торговля.
В случае с Ferma процесс регистрации практически полностью автоматизирован:
- Не надо заключать дополнительный договор с ОФД, так как OFD.ru одновременно является разработчиком сервиса Ferma и оператором ОФД. Следовательно услуга ОФД входит в сервис Ferma и подключается автоматически.
- Сервис построен на онлайн-кассах Эфир PRO нашего собственного производства, поэтому серийный номер подставляется при добавлении кассы в заявку.
- Вам останется только подписать заявку с помощью КЭП, отправить в налоговую и дождаться ответа.
Подробнее про регистрацию Ferma можно прочитать здесь.
Можно ли использовать облачный сервис без кассового аппарата?
Этот вопрос часто возникает у предпринимателей наряду с вопросом: «Нужен ли фискальный накопитель для облачной кассы?»
Само название «облачный сервис» может ввести в заблуждение. Вдобавок на некоторых ресурсах информация об облачных кассах преподносится так, что можно представить их полностью виртуальной услугой. И это, возможно, было бы так, если бы не требования закона 54-ФЗ.
В соответствии с п.1,2 и 5 статьи 1.2. закона 54-ФЗ для фискализации платежей на территории России всеми организациями и ИП должна применяться ККТ, включённая в реестр ФНС, кроме случаев, предусмотренных законом. А в п.1 статьи 4 54-ФЗ указано, что онлайн-касса должна содержать внутри своего корпуса фискальный накопитель.
Кассовый аппарат для облачного сервиса отличается небольшими размерами. У него нет устройства отображения информации, устройства ввода и печати — эти операции как раз осуществляются виртуально. Но для облачной кассы необходим фискальный накопитель, устанавливается он именно в кассовый аппарат.
Поэтому облачный сервис не может работать без онлайн-кассы. Но если перефразировать вопрос, то можно сказать, что облачный сервис используется без присутствия кассового аппарата в точке продажи или офисе.
Можно ли купить облачную кассу в собственность
Некоторые клиенты уверены, что при длительном пользовании наступает момент, когда оплата сервиса превышает стоимость облачной кассы. Поэтому выгоднее купить ККТ, чем постоянно оплачивать аренду. Но так ли это?
Заключая договор на аренду, пользователь получает не только кассовый аппарат, а целый набор услуг. С арендованной облачной кассой предприниматель может не беспокоиться об обслуживании техники, ремонте, обновлении программного обеспечения, замене фискальных накопителей.
Покупая ККТ в собственность и устанавливая ее на своей территории, пользователь автоматически берёт на себя ответственность и за все перечисленные аспекты. Если купленная облачная касса выйдет из строя, предпринимателю придется самостоятельно вызывать специалиста и оплачивать ремонт. Также собственнику надо самостоятельно обеспечивать своевременную замену ПО, ФН и поддерживать работоспособность кассовой техники.
При покупке облачной кассы в собственность теряются основные преимущества сервиса. Стоимость аренды облачных касс ненамного превышает стоимость услуги ОФД, которую также придется оплачивать самостоятельно после покупки ККТ в собственность. Учитывая все преимущества, которые пользователи получают при аренде ККТ, выгодность приобретения облачной кассы в собственность становится очень сомнительной.