Облачная касса при доставке: как выдавать чеки при оплате курьеру

ФНС напомнила об обязательном применении ККТ при расчетах всеми организациями и предпринимателями (за исключением случаев, предусмотренных законом). А также уточнила, в каком виде необходимо предоставить чек при наличной и безналичной форме оплаты.

Традиционно много вопросов возникает о том, как формировать кассовые чеки при доставке товаров. Решение зависит от ряда факторов: способа оплаты, кто доставляет товар — сторонняя организация или собственные курьеры, выступает ли служба доставки в качестве агента и на каких условиях и др. Разберем основные варианты выдачи чека, чем отличается доставка товаров от разъездной торговли, как выбрать кассу для курьеров.

Заказы с доставкой чаще всего оплачивают одним из способов: полная предоплата при оформлении или оплата по факту получения. Чеки при этом пробиваются по-разному.

Полная предоплата. Формируется два фискальных документа. Первый чек на предоплату 100% пробивается во время поступления онлайн-платежа. Второй чек на полный расчет оформляется при передаче товара клиенту (или отгрузке со склада курьеру).

Оплата по факту получения заказа. В этом случае формируется один чек. При оформлении заказа не происходит оплаты, следовательно применять ККТ не надо. При вручении товара покупателю производится полный расчет, в этот момент курьер должен сформировать чек. Нельзя пробить чек заранее в офисе и передать клиенту с сотрудником доставки, это считается нарушением правил применения ККТ.

Подробнее про оформление чеков на предоплату и полный расчет можно прочитать в нашей статье.

Если расчет происходит при личном контакте клиента с представителем продавца, чек должен пробиваться на ККТ, находящейся в месте расчета. Но в случаях, когда товары оплачиваются при доставке онлайн-заказа, закон разрешает использовать удаленную кассу:

1. Курьер отправляет данные о расчете на ККТ со своего мобильного устройства.
2. Касса формирует фискальный документ.
3. Клиент при доставке получает чек в электронном виде. Также возможен вариант, когда курьер предъявляет клиенту QR-код, сгенерированный облачной ККТ.

Согласно требованиям закона 54-ФЗ, при расчете курьер обязан пробить чек. Но доставщик может не иметь при себе кассового аппарата, а чеки формировать на облачной ККТ, обращаясь к ней с мобильного устройства.

Если магазин отгружает все заказы только по полной предоплате, и курьер не принимает платежи от клиентов, а также если не производит расчет при возврате товара, он может работать без кассы. Во всех остальных случаях ККТ необходима для доставки.

В вопросах применения ККТ важно понимать различия продаж с доставкой и торговли вне стационарных объектов. В законе от 28.12.2009 № 381-ФЗ определены два понятия:

• разносная торговля — продажи (с рук, лотков, ручных тележек, в транспорте и на дому), при которых продавец активно передвигается вместе с товаром и контактирует с покупателем. 
• развозная торговля — продажи с помощью транспортного средства, например, торговля фруктами с автолавки.

Большинство видов разносной торговли освобождены от применения ККТ. Но есть исключения, кассу использовать необходимо при реализации на разнос:

• маркированной продукции;
• подакцизных товаров;
• технически сложных товаров;
• продовольственных товаров, требующих обязательных условий хранения.

При развозной торговле необходимо применять кассовую технику, кроме некоторых случаев, описанных в п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Например, ККТ не нужна при торговле из автоцистерн молоком, квасом, растительным маслом, при продаже сезонных фруктов и овощей на развале и др.

Также к выездной торговле можно отнести оказание услуг и выполнение работ сотрудниками на выезде, продажу билетов и проездных водителем или кондуктором на борту транспортного средства.

Для фискализации платежей при выездной торговле можно применять мобильные и облачные кассы. При этом использовать ККТ, расположенную удаленно, можно не всегда. Пробивать чеки на облачных кассах разрешено при следующих видах деятельности:

• разносная торговля;
• расчеты по месту оказания услуг, выполнения работ выездными сотрудниками;
• продажа билетов и проездных в транспорте.

При развозной торговле необходимо применять кассовую технику, которая физически расположена по месту расчета. Облачная ККТ при данном виде продаж не разрешена к использованию.

Если продавец планирует использовать мобильную кассу для выездной торговли, желательно выбирать кассовый аппарат, который может работать без подзарядки длительное время, а в некоторых случаях важна устойчивость устройства к высоким и низким температурам.

Чеки на предоплату и полный расчет при заказах с доставкой могут пробиваться на ККТ, зарегистрированной на продавца или курьерскую службу. Рассмотрим, от чего зависит выбор.

Курьеры, принимающие оплату от клиентов, могут пробивать чеки на мобильной или облачной ККТ. Кроме этого курьеру необходим терминал для приема оплаты картой. Некоторые модели мобильных касс включают в себя терминал эквайринга. Если модуль для приема оплаты картой не встроен в ККТ, придется приобрести его отдельно, иначе клиенту при доставке будет доступна только оплата наличными.

Кассовый аппарат должет быть небольшого размера и веса с возможностью подключаться к интернету через сим-карту. Электропитание терминала осуществляется от аккумулятора. Минусы использования мобильной кассы:

• компании необходимо купить столько кассовых аппаратов, сколько курьеров работает одновременно на смене;
• надо следить за тем, чтобы терминалы своевременно заряжались и не отказывали по причине разряда в момент расчета;
• дополнительно оплачиваются услуги мобильного оператора для доступа терминала в интернет;
• даже компактное устройство увеличивает вес груза, который носит курьер;
• продавец самостоятельно отвечает за техобслуживание и ремонт кассовых аппаратов, обновление ПО.

Сервис аренды облачных касс позволяет использовать удаленную ККТ, расположенную в ЦОДе. Удаленная ККТ работает круглосуточно без перерывов и выходных, может фискализировать платежи в автоматическом режиме без кассира, при этом предусмотрена возможность ручного пробития чека, что необходимо в случаях, когда оплату принимает курьер.

Преимуществав применения облачных касс рассмотрим на примере сервиса Ferma.

1. Сервис облачных касс Ferma для доставки позволяет существенно уменьшить затраты на ККТ — все курьеры могут пробивать чеки на одном кассовом аппарате. Среднее время обработки транзакции — 1,1 секунды, за сутки на облачной кассе сервиса Ferma можно пробить до 86 000 чеков. Если одновременно поступает несколько запросов на пробитие чека, данные о транзакциях не теряются, а встают в очередь на обработку.
2. Предъявление QR-кода для считывания при курьерской доставке полностью приравнивается к выдаче чека покупателю в соответствии с законом 54-ФЗ. При этом продавец имеет право не отправлять электронный чек в СМС или на email, если такое требование не поступает от клиента, или не были предоставлены реквизиты для отправки до момента расчета. Предъявление QR-кода вместо платной отправки позволяет существенно экономить на рассылке чеков при больших объемах продаж.
3. Интеграция службы доставки с Ferma позволяет автоматизировать фискализацию платежей на сайте или в приложении. Подключение облачных касс к вашему эквайрингу, CRM или CMS системе возможно с помощью готовых решений по интеграции или через API Ferma для доставки.
4. Благодаря сокращению числа касс снижаются затраты на фискальные накопители: меньше касс — меньше ФН.
5. Курьерам не надо носить с собой дополнительное оборудование, они могут пробивать чеки на облачной кассе со своего смартфона. После расчета покупателю будет отправлен электронный чек Ferma.
6. Техобслуживание, ремонт, обновление ПО, замена ФН включены в стоимость арендной платы и осуществляются на стороне сервиса.
7. Бесплатно предоставляется услуга ОФД на все время аренды облачной кассы OFD.ru для доставки.
8. В Личном кабинете Клиента организована гибкая настройка разграничения прав доступа для сотрудников. Это дает возможность предоставить курьерам право на пробитие чеков только по конкретной кассе, что исключает риск несанкционированного доступа к другим ККТ, фискальным данным или внутренней коммерческой информации. Количество создаваемых учетных записей для курьеров не ограничено.
9. Кассы Эфир PRO, которые используются в сервисе Ferma, включены в список ТС ПИоТ совместимых касс и подходят для работы с маркировкой согласно требованиям закона. При продаже маркированной продукции код товара должен быть включен в чек на полный расчет. Используя удаленный доступ к кассе Ferma и приложение курьера, доставщик сканирует код камерой смартфона и добавляет в чек.
   Во время формирования чека происходит проверка кода через систему «Честный знак». При сборке заказа на складе до передачи в доставку возможна предварительная проверка кодов маркировки. Таким образом курьеру будут выданы товары только с валидными кодами. Результат предварительной проверки действителен 7 дней.

Более подробную информацию про облачные кассы Ferma вы можете узнать на странице сервиса.

Подключение Ferma для курьерской доставки занимает не больше 30 минут, это можно сделать, зарегистрировавшись в Личном кабинете Клиента OFD.ru или оставив заявку на сайте.