Что нового в сфере применения онлайн-касс в 2026 году

В 2026 году продолжают действовать прежние требования закона 54-ФЗ, большинство компаний и индивидуальных предпринимателей обязаны применять контрольно-кассовую технику при расчетах с потребителями. При этом вступают в силу новые правила, меняются ФФД, действие закона затрагивает новые категории бизнеса, а контроль за работой ККТ становится строже. Рассмотрим, какие новшества начинают действовать в 2026 году и и вспомним актуальные изменения 2025 года.

С 1 января 2026 года изменилась ставка НДС с 20% на 22%. Ставка и сумма НДС — обязательные реквизиты кассовых чеков, в связи с этим ФНС внесены изменения в положение о форматах фискальных документов (Приказ от 08.12.2025 № ЕД-7-20/1050@), которые предусматривают новые реквизиты. Для того чтобы в чеках отображалась корректные сведения о налоге на добавленную стоимость, необходимо обновить программное обеспечение кассовой техники и внести изменения в товароучетные системы.

Приказ был опубликован 25 декабря 2025 г. и вступил в силу 7 января 2025 г., следовательно с этой даты необходимо указывать в чеках актуальную ставку НДС 22%. При этом не все производители кассового ПО и товароучетных систем успели разработать обновления к указанному сроку. 

Налоговая выпустила разъяснения по этой ситуации. Если пользователи онлайн-касс применяют контрольно-кассовую технику без необходимых обновлений программного обеспечения по независящим от них причинам (потому что необходимое обновление ПО еще не разработано), на них не будет налагаться административная ответственность за неверно указанную ставку НДС в чеках в течение первого квартала 2026 года.

При этом, как только производители закончат доработки программного обеспечения для корректного отражения данных в соответствии с изменениями, владельцам и пользователям ККТ необходимо будет установить обновления на свои устройства и пробивать фискальные документы корректно.

На облачных кассах сервиса Ferma отражение ставки НДС 22% реализовано с 1 января 2026 года.

В 2026 году всем розничным продавцам маркированной продукции необходимо использовать программный модуль ТС ПИоТ (техническое средство для получения информации о товаре). В момент продажи модуль обеспечивает связь между онлайн-кассой и ИС «Честный ЗНАК» для проверки кодов маркировки, контролирует работу кассовой зоны и блокирует продажу, если товар не прошел проверку.

ТС ПИоТ может быть установлен в одном из трех форматов: как самостоятельная программа, как часть драйвера ККТ, в составе кассового программного обеспечения.

Если модуль получает отрицательные данные по результатам проверки кода, продажа товара будет заблокирована. Поводом для блокировки пробития чека могут стать такие сведения, как:

• в системе маркировки «Честный знак» отсутствуют данные о коде маркировки на товаре;
• отсутствует информация о нанесении кода маркировки, а также о вводе в оборот;
• закончился срок годности;
• товар с таким кодом маркировки уже был выведен из оборота ранее;
• продажа товара заблокирована по решению органа государственной власти;
• некорректный результат проверки кода проверки. 

В зависимости от товарной категории перечень параметров может изменяться.

Применять ТС ПИоТ необходимо с начала 2026 года, срок внедрения модуля регламентирован Приказом Минпромторга № 2044. Но по состоянию на начало года не для всех кассовых устройств готово решение. По этому поводу налоговая выпустила пояснения: любая ККТ, находящаяся в реестре ФНС и поддерживающая ФФД 1.2 может использоваться при расчетах, в том числе за маркированные товары. Отсутствие у пользователя ККТ возможности использовать ТС ПИоТ не может быть причиной ограничения в применении таких моделей при расчетах за маркированные товары.

На сайте «Честного ЗНАКа» размещен перечень уже выпущенных модулей ТС ПИоТ, там же можно проверить их совместимость с моделью контрольно-кассовой техники.

ЦРПТ информировало участников оборота маркированных товаров, что до того, как будет выпущено совместимое решение, можно работать без него без риска привлечения к ответственности. В течение первого квартала 2026 года наличие или отсутствие ТС ПИоТ не подлежит проверке.

По мере выхода совместимых решений, следует установить их в кратчайшие сроки.

Многие ошибки при формировании чеков налоговая может отслеживать дистанционно по данным, поступающим к ней онлайн с касс через ОФД. За нарушения предусмотрены штрафы.

Размер взысканий за ошибки и неприменение ККТ существенно вырастет в 2026 году, Госдума приняла в первом чтении Законопрект № 1096244-8. Согласно документу кратно вырастут минимальные размеры штрафов, при этом процентные значения останутся прежними.

Индивидуальных предпринимателей в части ответственности приравняют к юрлицам. Если до 2026 года штрафы для ИП были такими же, как для должностных лиц, минимальными, сейчас расчет будет производиться как для компаний. Но сохранится льготный режим для микропредприятий и малого бизнеса — минимальный размер взыскания для них будет в два раза ниже.

После принятия поправок минимальный штраф за неприменение онлайн-кассы составит:

• для должностных лиц — 30 тысяч рублей (сейчас 10 тысяч рублей);
• для юридических лиц и ИП — 150 тысяч рублей (сейчас 30 тысяч рублей).

Взыскание за нарушения при регистрации, перерегистрации кассы, а также при снятии с учета увеличится с 10 тысяч рублей до 50 тысяч рублей.

За повторные и систематические нарушения будут введены прогрессивные штрафы. Сейчас повторные нарушения учитываются только при расчетах без кассы свыше 1 миллиона рублей, в 2026 году сумма не будет браться в расчет. 

На стадии утверждения находится законопроект, устанавливающий упрощенный механизм привлечения к административной ответственности за нарушения правил маркировки.

С 1 марта 2026 г. административные нарушения будут фиксироваться автоматически на основании данных «Честного ЗНАКа». Механизм автоштрафов: 

• Касса передает сведения о продаже маркированного товара в систему ГИС МТ.
• Если продажа совершена с нарушением (продажа просроченных продуктов, сигарет ниже установленной минимальной цены, продукции без регистрации в «Честном ЗНАКе»), система маркировки автоматически формирует постановление о правонарушении.
• Сведения поступают в Роспотребнадзор, который заверяет постановление электронной подписью.
• Постановление в электронном виде поступает нарушителю в личный кабинет юридического лица, ИП или на Госуслугах.

Автоматическое привлечение к ответственности будет вводиться поэтапно:

• с 1 марта 2026 г. — для БАДов, пива и слабоалкогольных напитков;
• с 1 июля 2026 г. — для всех маркированных товаров.

Также в законопроекте предусмотрено введение нового взыскания для продавцов, незарегистрированных в системе маркировки. Для этого в КоАП вводится дополнительная статья 15.122, в которой предусмотрено введение штрафа в размере 50 тысяч рублей за продажу более 10 единиц маркированных товаров за месяц на одной кассе продавцом, незарегистрированным в «Честном ЗНАКе».

Категорий бизнеса, которому разрешено работать без касс осталось совсем немного. Не применять кассу при продажах могут:

1. Организации и ИП, оказывающие услуги в сфере образования, физкультуры и спорта, если:
   есть лицензия;
   образовательные или физкультурные услуги являются основным видом деятельности;
   расчеты производятся дистанционно.
2. Организации при приеме макулатуры, текстиля, стекла и др. у физических лиц (исключения — металлолом, камни).
3. Производители сельхозпродукции на ЕСХН при торговле на рынке, ярмарке, выставке, если они ведут продаже не более чем с трех мест, занимающих в сумме не более 15 кв. м., включая место хранения товара.
4. Индивидуальные предприниматели на ПСН при торговле на небольших рынках или ярмарках выходного дня (не более 50 мест), список освобожденных видов деятельности содержится в ст. 346.43 НК РФ.

Во всех случаях, не вошедших в список исключений, необходимо применять ККТ.

В прошедшем году было введено значительное число изменений к порядку применения онлайн-касс и формирования чеков. Вспомним их.

Применение касс в ДНР, ЛНР, Луганской и Херсонской областях

С 1 февраля 2025 г. началось применение онлайн-касс с передачей сведений о расчетах в ФНС в Луганской и Донецкой Республиках, Херсонской и Запорожской областях. Для разных категорий бизнеса обязанность использовать ККТ наступала поэтапно. После 1 августа все компании и предприниматели новых регионов должны применять при расчетах контрольно-кассовую технику.

Чеки в общепите

Новый порядок оформления кассовых чеков в кафе, барах, ресторанах начал действовать с 1 марта 2025 года. С это даты кассовый чек необходимо выдавать клиенту до момента расчета.

После того, как посетитель выразит согласие расплатиться за услугу, кассир должен сформировать чек, распечатать его и на бумажном носителе выдать клиенту до того, как тот расплатится. Таким образом чек будет подтверждает предстоящий прием денежных средств за оказание услуг общественного питания.

Изменение правил применения ККТ на рынках, выставках, ярмарках

Закон от 08.08.2024 № 273-ФЗ существенно расширен круг предпринимателей и организаций, которые обязаны применять контрольно-кассовую технику при торговле на рынках. Исключений осталось совсем немного, с 1 марта 2025 года вести продажи без касс на рынках, ярмарках, выставках могут:

1. Плательщики ЕСХН, если они торгуют не более, чем с трех мест, общая площадь которых (включая места хранения товаров) составляет не более 15 квадратных метров.
2. ИП на патенте, занимающиеся видами деятельности, перечисленными в пункте 2 (подпункты 5, 20, 22, 25, 37, 46 - 48, 50 - 56, 64, 66) статьи 346.43 Налогового Кодекса России, при торговле на небольших ярмарках (не более 50 торговых мест) в выходные и праздничные дни.

Обязанность мониторинга и контроля за применением касс возлагается на управляющие рынком компании.

С 1 марта 2025 года арендаторы при заключении договора об аренде торгового места должны предоставлять арендодателю документы, подтверждающие наличие у них ККТ. Управляющие рынком компании обязаны ежемесячно проверять наличие зарегистрированных онлайн-касс на каждой торговой точке.

Если УРК обнаружит нарушение, она должна направить арендатору уведомление, а продавец обязан устранить его в течение 15 рабочих дней. Если нарушение не будет устранено, управляющая компания должна расторгнуть договор аренды и отказать в месте для торговли.

За невыполнение контроля за применением ККТ арендаторами на управляющую компанию может быть наложено взыскание:

• до 50 тысяч рублей на должностное лицо;
• от 100 тысяч рублей до 300 тысяч рублей на организацию.

При повторном нарушении требований по контролю размер штрафа увеличивается до 80 тысяч рублей для должностного лица и до 1 млн рублей для компании.

Упрощение процедуры регистрации, перерегистрации касс

С 1 марта 2025 года вступили в силу изменения в Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ, которые упрощают порядок регистрации ККТ.

При регистрации онлайн-кассы, работающей в режиме передачи фискальных документов в ФНС в электронной форме через ОФД, больше не надо отправлять в налоговую данные отчета о регистрации. Получив регистрационный номер, пользователю достаточно ввести его в ККТ и сформировать отчет о регистрации, информация поступит в ФНС через оператора фискальных данных.

Заявление о перерегистрации онлайн-кассы также можно не подавать. Исключение составляют ККТ, работающая в автономном режиме или в составе автоматического устройства.

Если отчет о регистрации, закрытии ФН или перерегистрации ККТ в связи с заменой ФН, составлен без ошибок, после его передачи в ФНС через ОФД, будет создана карточка регистрации ККТ.

Если в отчете допущены ошибки, в регистрации будет отказано. После этого необходимо подать заявление в прежнем порядке.

Если фискальный накопитель хотя бы какую-то часть времени работал в режиме без передачи данных в налоговую в электронном виде, для перерегистрации ККТ по причине замены ФН необходимо подать заявление в обычном порядке.

Также заявление необходимо подать в случаях, когда касса используется:

• при продаже маркированных товаров;
• для развозной (разносной) торговли, расчета за услуги, работы на выезде;
• при выдаче/получении обменных знаков и денежных средств в игорных заведениях.

Регистрация и перерегистрация касс в 2025 году стали доступны через «Госуслуги» и кабинет изготовителя ККТ. Срок рассмотрения заявления о регистрации сокращен с 10 до 1–5 дней.

При этом, по прежнему можно зарегистрировать и перерегистрировать ККТ в личном кабинете ОФД, на сайте налоговой или при личном посещении отделения ФНС. Процесс регистрации в Личном кабинете Клиента OFD.ru (ЛКК) для клиентов OFD.ru является оптимальным. В ЛКК встроен удобный инструментарий для быстрой постановки кассы на учет в налоговой, а в сервисе Ferma регистрация максимально автоматизирована.

Новый способ отправки электронных чеков

С 1 марта 2025 года продавцы могут отправлять электронные чеки по просьбе покупателей новым способом — через ресурс ФНС РФ «Мои чеки онлайн».

Наряду с новым способом, прежние остаются актуальными. Пользователям услуги ОФД и сервиса Ferma доступно несколько вариантов:

• бесплатная отправка на электронную почту;
• в СМС (в соответствии с тарифами операторов мобильной связи);
• сообщением в социальные сети ВКонтакте, Одноклассники.

Напомним, что продавец не обязан проверять корректность предоставленных покупателем контактов, если номер телефона или email были сообщены не верно, пользователь ККТ не несет ответственности за то, что электронный чек не доставлен.

При этом, если реквизиты были сообщены корректно, на продавца возлагается ответственность за доставку чека. На случай, если какой-то способ отправки может не сработать, в Личном кабинете клиента OFD.ru предусмотрен каскадный метод отправки.

Например, если не удается связаться с клиентом в ВК, чек будет отправлен на email. Пользователь сам может установить очередность методов или воспользоваться предустановленным алгоритмом.

Изменение ФФД

Налоговая внесла поправки в форматы фискальных документов, основание — Приказ от 26.03.2025 № ЕД-7-20/236@. Документ вносит корректировки в правила, установленные в Приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.

В соответствии с поправками, добавлены новые реквизиты:

Для детализации безналичных платежей:

• тег 1235 — сведения об оплате безналичными; 
• тег 1236 — признак способа оплаты;
• тег 1237 — идентификатор безналичной оплаты;
• тег 1238 — дополнительные сведения о безналичной оплате.

Для расчетов через интернет:

• введен тег 1125 — признак расчета в «Интернет».
• Становятся обязательными для чеков на онлайн-платежи:
  тег 1108 — контактные данные покупателя (телефон или email);
  тег 1187 — адрес сайта в реквизите «Место расчета».

Для учета маркированных товаров:

• тег 2040 — номер ФД кассового чека;
• тег 2107 — результаты проверки маркированного товара.

Для корректировки по требованию ФНС введен тег 1179 — номер предписания налогового органа.

В общий перечень реквизитов ФД добавлены:

• тег 1011 — часовая зона;
• тег 1119 — сумма НДС чека;
• тег 1120 — сумма НДС.

Введены новые требования к качеству печати и отображения чеков:

1. Размер QR-кода на дисплеях (в вендинговых автоматах и других устройствах) должен быть не менее, чем 20х20 мм, контрастность 250:1, время отображения — не менее 40 секунд или до начала следующего расчета.
2. QR-код на бумажном чеке должен иметь размер не менее 20х20 мм, контрастность не ниже 40%.
3. Высота символов в бумажном чеке — не менее 2 мм, расстояние между строчками — от 0,5 мм.

Учитывая что контроль ФНС за применением ККТ становится строже, а штрафы значительно увеличиваются, особенно важно изучить все изменения, касающиеся вашего вида бизнеса, и вовремя обновить ПО и (или) настройки кассы.

Но даже с актуальными настройками в чеках допускаются нарушения. Если ошибку обнаружить раньше налоговой и самостоятельно исправить, взыскание не будет наложено. При большом потоке платежей непросто отслеживать нарушения в чеках. Но у этой проблемы есть решение — бесплатный сервис «Контроль штрафов» от OFD.ru.

С Контролем штрафов ни одна ошибка не будет пропущена, системой предусмотрено несколько способов информирования о нарушениях:

• сервис отправляет уведомление об ошибках на email;
• можно настроить индикацию об ошибках на виджете главной страницы ЛКК;
• в Личном кабинете Клиента есть отчет «Чеки с ошибками»;
• в массиве чеков в ЛКК можно отдельно сформировать список чеков с ошибкой.

Сервис «Контроль штрафов» не только уведомит вас о нарушениях, он покажет статус чека с ошибкой (предупреждение, отказ в приеме, статус «карантин»), присвоенных налоговой, даст разъяснение по нарушению и подсказку по способу исправления.

Сервис доступен всем клиентам, подключившим услугу ОФД от OFD.ru или облачную кассу Ferma.