Фискализация: что это и зачем нужно

Фискализация платежей — это процедура регистрации транзакций по расчетам с клиентами и передачи сведений в налоговую. Фискализация позволяет сделать систему платежей прозрачной, для покупателей фиксация расчета и сохранение этих сведений является подтверждением сделки с продавцом. Рассмотрим, для чего это нужно, как осуществляется и какие виды фискальных документов существуют.

Большинство ритейлеров обязаны использовать онлайн-кассы при расчетах с клиентами, правила применения ККТ описаны в Законе 54-ФЗ. Процесс устроен так:

1. Покупатель производит оплату наличным или безналичным способом за товар, услугу, работу.
2. Продавец получает денежные средства и формирует чек на онлайн-кассе.
3. Фискальный накопитель, который встроен в кассовый аппарат, придает документу фискальный признак.
4. Касса передает сведения о транзакции оператору фискальных данных.
5. ОФД принимает данные, сохраняет их и передает в ФНС в виде отчетов.
6. Кассовый чек выдается покупателю в печатном или электронном виде. Также в некоторых случаях допускается предъявление клиенту для считывания QR-кода для того чтобы он мог открыть электронную версию чека в своем телефоне.

Таким образом, данные о платеже сохраняются:

1. В памяти ФН. Это устройство также обеспечивает неизменяемость информации и энергонезависимое хранение. Если в платеже допущена ошибка, изменить пробитый чек нельзя. Для исправления ошибки предусмотрены чеки возврата и коррекции.
2. В базе данных ОФД. Пользователи ККТ могут получить доступ к этим сведениям через Личный кабинет Клиента, а покупатели найти чек на сайте оператора.
3. В базе данных налоговой.

Фиксация сведений происходит автоматически при формировании чека на кассе. Также продавец заносит данные о платеже в регистры бухгалтерского учета.

Следует заметить, что ККТ должна использоваться не только при получении денег от клиента, но и при выдаче. Например, если покупатель решил вернуть покупку, то во время возврата продавцом денег также следует применить ККТ. Операцию выдачи товара, полностью предоплаченного заранее, тоже необходимо провести через онлайн-кассу. Эта операция называется — окончательный расчет.

Все устройства, которые могут формировать фискальные документы, занесены в реестр ККТ, который ведет налоговая. На момент написания статьи в реестр включены 228 моделей кассовой техники. Каждое новое устройство должно пройти проверку и получить разрешение ФНС для применения.

Для того чтобы документы, формируемые на кассе, имели фискальный признак, необходимо приобрести и установить внутрь кассового аппарата фискальный накопитель. Разрешенные для применения ФН также внесены в реестр налоговой.

Рассмотрим, какие виды устройств для фискализации существуют.

Автономная касса

Представляет собой компактный моноблок, в котором есть все, чтобы пробивать чеки на выезде, рынке, ярмарке, в небольшой торговой точке, при развозной торговле. Автономная ККТ включает в себя: 

• монохромный дисплей с подсветкой на 2 или 3 строки;
• физическую клавиатуру для ввода данных;
• встроенный чековый принтер;
• фискальный накопитель;
• аккумулятор.

Некоторые модели автономных касс оснащены также встроенным терминалом эквайринга. Автономки поддерживают базовый набор функций, но не подойдут для компаний с большим ассортиментом товаров и услуг.

Мобильная ККТ

Это небольшие переносные кассовые аппараты для пробития чеков на выезде и передачи информации в ФНС. Мобильные кассы обладают небольшими габаритами и весом. Они могут работать длительное время без подключения к электросети, для передачи данных используют мобильный интернет с помощью встраиваемой сим-карты.

Мобильные терминалы оснащены встроенным принтером чеков с очень низкой скоростью печати. Подходят для курьеров, сотрудников, принимающих оплату на выезде, для торговли на рынках, ярмарках, выставках или в небольших торговых точках.

Смарт-терминалы

Это ККТ на базе планшетного компьютера. Единый корпус объединяет в себе все функциональные элементы: процессор, сенсорный экран с диагональю от 5 до 10 дюймов и термопринтер. Большинство смарт-терминалов оснащается аккумулятором и может работать автономно несколько часов.

Смарт-терминалы поддерживают беспроводную связь — Bluetooth, Wi-Fi и мобильный интернет. «Умные» кассы интегрируются с любым периферийным оборудованием: сканерами штрихкодов, весами, денежным ящиком, терминалом эквайринга.

Подходят для предприятий малого и среднего бизнеса с невысокой пропускной способностью.

Фискальные регистраторы

Данное устройство работает только при подключении к управляющему оборудованию: кассовому компьютеру, смартфону или ПК. Функциональность ФР шире, чем у мобильных и автономных касс. Объединение с компьютером позволяет легко находить товар в большой ассортименте. А скорость обработки данных и формирование чека в таких устройствах значительно выше.

Фискальный регистратор подходит для разных видов точек продаж как с малым, так и большим потоком клиентов. Преимущественно используются в торговых сетях и в магазинах с высокой проходимостью и ассортиментом свыше 1000 наименований.

Облачные кассы

Облачные кассы не устанавливаются в точку продаж или офис, а располагаются в Дата-центре поставщика, пользователи взаимодействуют с ними через интернет с помощью специального программного обеспечения. Облачную ККТ не надо покупать, ее берут в аренду. При этом обслуживание обеспечивается силами специалистов оператора услуги. 

Облачная касса может пробивать чеки без участия кассира. Информация о приходе платежа поступает на ККТ через интернет, а чек формируется автоматически. Для настройки такого процесса пробития чека необходимо интегрировать облачную ККТ с интернет-эквайрингом или платежной формой на сайте. В таком режиме касса может пробивать чеки в режиме 24/7 без выходных и перерывов. При этом ручное пробитие чеков на облачной ККТ также возможно.

Облачные кассы подходят для любого бизнеса, который принимает платежи онлайн:

• интернет-магазины;
• онлайн-сервисы;
• ЖКХ;
• образование;
• телеком;
• туризм;
• такси;
• службы доставки;
• вендинг;
• фарма;
• и другие.

В некоторых случаях облачную кассу можно использовать и в тех случаях, когда представитель продавца и покупатель взаимодействуют при расчете. Так пробивать чеки на облачной ККТ могут:

• курьеры, принимающие оплату по месту доставки заказа;
• выездные сотрудники, осуществляющие расчет по месту выполнения работы или оказания услуги;
• водители и кондукторы, продающие билеты на борту транспортного средства.

Все документы, формируемые онлайн-кассой, относятся к фискальным.

В первую очередь — это кассовые чеки. Их несколько видов: чеки прихода, расхода, возврата прихода, возврата расхода, коррекции.

Кроме этого к фискальным документам относятся кассовые отчеты. Отчет о регистрации/перерегистрации ККТ делается при постановке на учет нового оборудования или при замене ФН, перемещении кассовой техники на другой адрес, изменениях в реквизитах юрлица. Отчеты о закрытии и открытии смены также имеют фискальный признак и сведения о них передаются в налоговую.

Также к фискальным документам относятся бланки строгой отчетности (БСО), которые оформляются на онлайн-кассе.

Чем кассовый чек отличается от фискального

Все кассовые аппараты, которые в 2025 году разрешены для применения, пробивают фискальные чеки. Значит кассовый чек является фискальным чеком. До введения в действие онлайн-касс, применялись чекопечатающие устройства, которые формировали кассовые чеки без фискального признака. Сейчас такое оборудование не применяется.

Как проверить фискальный чек

Проверить подлинность чека можно несколькими способами:

1. С помощью сервиса Проверки чека OFD.ru. Сервис проверки чеков есть на сайте у каждого оператора фискальных данных, но, как правило, проверить на нем можно только те чеки, которые передал в налоговую именно этот ОФД. На сайте OFD.ru можно проверить чек от любого ОФД. Для поиска чека надо ввести его реквизиты: ФН, ФД, ФПД или ФП.
   

2. В приложении «Проверка чеков ФНС». Чтобы воспользоваться сервисом, необходимо установить приложение на свой смартфон и зарегистрироваться в нем по номеру телефона, через личный кабинет налогоплательщика или через Госуслуги. После этого для запуска проверки достаточно отсканировать QR-код чека сканером в приложении.

3. В сервисе «Проверка чеков» на сайте налоговой. На сайте не надо проходить регистрацию и авторизацию, но реквизиты чека придется заполнить вручную.
   

При проверке любым способом, если система находит чек по заданным реквизитам, значит сформирован в соответствии с требованиями закона и зафиксирован в ФНС. Если поиск выдает ошибку, следует проверить, правильно ли введены реквизиты. Если все верно, но чек так и не найден, значит он недостоверен.

Для того чтобы вести продажи в соответствии с законом 54-ФЗ, следует выполнить следующие шаги:

1. Приобрести онлайн-кассу или взять в аренду облачную кассу. Для каждой торговой точки необходимо купить свой кассовый аппарат. В случае высокой проходимости, может понадобиться несколько единиц ККТ для одного магазина. Облачная касса может фискализировать все продажи с онлайн-оплатой. А также закон разрешает ее применять при расчетах на борту транспортного средства, или платежах, принимаемых вне точки продаж, офиса, склада или пункта выдачи продавца курьерами или работниками на выезде.
2. Каждый кассовый аппарат необходимо укомплектовать фискальным накопителем. ФН имеют разный срок действия: 15 или 36 месяцев. Выбор накопителя зависит от организационно-правовой формы селлера, применяемой системы налогообложения, особенностей продаваемой продукции или работ/услуг, а также объемов продаж.
3. Настроить кассовое ПО. Настройку ККТ и установку ФН лучше поручить специалистам, для этого следует заключить договор с центром технического обслуживания. При подключении облачной кассы Ferma, эти действия осуществляются специалистами поставщика услуги и включены в арендную плату, то есть за них не придется дополнительно тратить деньги.
4. Заключить договор с ОФД. Без подключения к оператору фискальных данных кассу невозможно зарегистрировать в налоговой. При выборе ОФД следует обратить внимание не только на тарифы за услугу хранения и передачи данных в налоговую, но и на то, какие дополнительные сервисы предоставляет компания. Сопутствующие услуги могут помочь в организации бизнес-процессов ритейлера.
5. Зарегистрировать кассу в налоговой. Это можно сделать дистанционно через Личный кабинет клиента или на сайте ФНС.

Процесс постановки ККТ на учет в налоговой считается завершенным, когда пользователь получает карточку регистрации кассы. После этого можно начать вести продажи, пробивать чеки и все расчеты будут фискализироваться.

Для бизнеса обязанность применять ККТ при расчетах с покупателями установлена Законом 54-ФЗ. При этом проведение платежей через онлайн-кассы позволяет упростить учет выручки, составление отчетности. Также фиксация информации и ее неизменяемость не позволит сотрудникам производить подтасовку данных.

Для покупателей фискализация является подтверждением добросовестности продавца, а также гарантом в спорных ситуациях. Подотчетные лица с помощью чеков могут подтвердить свои затраты при составлении авансового отчета в бухгалтерии.

Для надзорных органов фискализация платежей позволяет повысить прозрачность деятельности компании или ИП. Вся информация об операциях прихода денег от клиентов хранится в базе данных налоговой, можно сравнивать эти сведения с данными налоговой отчетности и находить несоответствия.

За неприменение ККТ предусмотрены штрафы.