Основные направления развития ЭДО в 2023 году

Прогрессивные технологии и современные методы работы активно влияют на формат взаимодействия между организациями, а также бизнесом и государством. Электронный документооборот становится неотъемлемой частью данного процесса и темпы роста его применения увеличиваются с каждым годом. 

Рынок систем ЭДО в России за 2022 год увеличился в денежном выражении — на 10%, по объёму переданных документов — на 22%, по числу подключившихся компаний и ИП — на 26%.

В первом квартале 2023 г. было передано на 35% больше документов, чем за аналогичный период прошлого года. Наибольший прирост по применению ЭДО показали следующие направления бизнеса:

• 45% — общественное питание;
• 41% — FMCG;
• 30% — прочая торговля;
• 27% — туризм и организация досуга;
• 25% — реклама и СМИ, бизнес-услуги, логистика и транспорт;
• 24% — финансы, строительство, IT.

Рассмотрим основные направления, по которым будет развиваться электронный документооборот в 2023 г., а также какие изменения произошли в последнее время и ожидаются в течение года.

Согласно Приказу налоговой службы от 8 июля 2022 г. N ЕД-7-15/636@ с 1 января 2023 г., вступил в силу порядок передачи операторами ЭДО в ФНС документов (счетов-фактур, УПД, УКД и других), содержащих реквизиты прослеживаемости. Сведения должны передаваться в электронном виде не позднее одного рабочего дня после получения документов от продавцов. Состав электронных документов, структура и формат транспортного контейнера указаны на сайте ФНС.

Министерство Финансов внесло изменения в порядок применения электронной подписи операторами ЭДО (Приказ от 12.01.2023 № 3н). Согласно новому правилу, в процессе обеспечения взаимодействия контрагентов — выставления и получения счетов-фактур, а также обмена другими электронными документами — оператор может использовать автоматическую электронную подпись.

В настоящий момент операторы используют КЭП уполномоченного лица, в которой содержатся сведения о юридическом лице и о представителе (физическом лице). Обезличенная автоматическая подпись будет использоваться для заверения квитанций, подтверждающих дату отправки и дату получения документов.

Новое правило вступит в силу с 1 июля 2023 г., предусмотрен переходный период — 60 дней. 

В соответствии с «Концепцией развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности», утверждённой ФНС в 2020 году, налоговая планирует постепенно полностью перевести бизнес на ЭДО. В планах заявлен перевод 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных в электронную форму до конца 2024 года.

Для достижения поставленных целей ФНС планомерно разрабатывает новые форматы документов, которые применяются в ЭДО. К концу 2022 года налоговая выпустила 21 формат электронных документов, таким образом, сейчас используются следующие унифицированные формы:

• Акт приёмки-сдачи работ (услуг);
• Товарная накладная (ТОРГ-12);
• Счёт-фактура (СФ);
• Корректировочный СФ;
• Исправленный СФ;
• Исправление корректировки счёта-фактуры;
• Универсальный передаточный документ (УПД);
• Универсальный корректировочный документ (УКД);
• Исправленный УПД;
• Исправленный УКД;
• Акт сверки взаимных расчётов;
• Договор (PDF/A-3);
• Транспортная накладная;
• Сопроводительная ведомость;
• Заказ-наряд;
• Машиночитаемая доверенность В2G;
• Машиночитаемая доверенность B2B;
• Акт приёмки-сдачи в сфере строительства;
• Расходный ордер на заправку воздушных судов;
• Договор XML.

В 2023 году ожидается обновление трёх принятых ранее форматов (МЧД, УПД/УКД, транспортной накладной) и появление ещё семи новых формализованных документов: 

• Авансовый отчёт;
• Отчёт комиссионера (агента);
• Счёт на оплату;
• Гарантийное письмо;
• Прейскурант;
• Реестр оказанных услуг по ДМС;
• Отчёт о выполнении НИОКР;

Пользователями электронного документооборота являются не только представители бизнеса, но и государственные структуры. Министерство финансов РФ в Приказе от 15 апреля 2021 г. N 61н утвердило электронные формы первичных документов и бухгалтерских регистров, которые должны применяться при ведении бюджетного и бухгалтерского учёта всеми государственными учреждениями, федеральными и региональными органами власти. Унифицированные формы применяются в обязательном порядке с 1 января 2023 года.

Кадровый документооборот (КЭДО) был введён Законом от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ. На конец 2022 г. в России насчитывалось 700 тысяч пользователей КЭДО. Пока это в основном представители крупных компаний. Но в последнее время всё чаще стали внедрять КЭДО и представители малого и среднего предпринимательства, в частности, благодаря мерам поддержки, позволяющим им приобретать программное обеспечение с дисконтом. По прогнозам разработчика кадровой платформы HRlink, к концу 2023 года число пользователей КЭДО может вырасти в 8 раз.

С 1 марта 2023 года вступили в действие новые правила оформления документов в кадровом ЭДО (КЭДО) в соответствии с Приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Согласно изменениям, большую часть кадровых документов можно оформлять в электронном виде, не дублируя их на бумаге. Исключение составляют приказы об увольнении, акты о прохождении инструктажа, акты о несчастном случае. По новым нормам кадровый документ должен состоять из трёх файлов:

• PDF/A-A1 — основная часть, если к основной части есть приложения, они оформляются в формате таблиц, текста или изображений;
• SGN — электронная подпись;
• XML — описание документа.

Кадровый электронный документооборот не только позволяет автоматизировать рутинные операции делопроизводства и экономить на доставке и хранении документов, но и устраняет риск потери документов.

С 1 сентября 2023 г. применение МЧД при использовании электронной подписи физических лиц станет обязательным. С этого же момента нельзя будет подписывать документы ЭП сотрудника, в которой указаны сведения компании и сотрудника.

Формат машиночитаемой доверенности устанавливают государственные и муниципальные площадки, на которые загружаются документы. Если системой не установлена форма доверенности, следует использовать единый формат, разработанный Минцифры.

Новый формат создан для того, чтобы участники ЭДО могли применять одну доверенность для обмена документами с контрагентами и государственными органами. Формат носит пока рекомендательный характер и точный срок обязательного перехода на использовании единой формы документа ещё не установлен.

Переходный период, когда представители компаний и ИП могут использовать электронную подпись сотрудника старого образца без МЧД и новый формат КЭП физического лица с приложением МЧД, закончится к 1 сентября 2023 года. К этому времени онлайн-платформам, операторам и участникам ЭДО необходимо отладить все процессы создания и подписания электронных документов с применением машиночитаемых доверенностей.

Пользователи системы ЭДО.Поток могут использовать МЧД уже сейчас.

В Минцифры рассматривают развитие электронного документооборота между контрагентами из разных стран. Внедрение трансграничного ЭДО существенно сократит финансовые и временные затраты на совершение сделок. Главной проблемой в решении данного вопроса является различие законодательства разных стран, а также отсутствие независимой стороны, которая могли бы обеспечивать обмен документами. Однако, Минцифры планируют подготовку поправок в 63-ФЗ, согласно которым иностранная КЭП будет признаваться на основании договора между участниками правоотношений. Таким образом, даже при отсутствии международного договора, участники соглашения смогут использовать свои национальные ЭП.

Введение систем мониторинга за товарооборотом отдельных групп продукции является мощным стимулом распространения электронного документооборота.

Для участников оборота товаров, срок обязательной маркировки для которых уже наступил, применение ЭДО становится необходимым условием соблюдения законной торговли. С 1 января 2022 г. передавать сведения в ИС «Честный ЗНАК» о вводе в оборот, перемещении, выводе из оборота продукции по причинам, отличным от розничной продажи, можно только через систему электронного документооборота. Перечень категорий, на которые распространяется маркировки, регулярно пополняется. Например, в сентябре 2023 г. начнётся мониторинг оборота шести товарных категорий: детской воды, кресел-колясок, антисептиков для рук, отдельных видов медицинских изделий, БАДов, безалкогольных напитков.

Система прослеживаемости — инструмент, с помощью которого производится контроль за передвижением импортного товара по территории России и стран ЕАЭС. С 1 января 2023 года наступил этап, когда сведения из документов передаются в налоговую с помощью ЭДО. В список прослеживаемых товаров входят холодильники, морозильники, мониторы, детские коляски, детские автокресла, бытовые и промышленные стиральные машины и другие.

Сервис ЭДО от EDO.ru оптимизирует процесс обмена документами между контрагентами или между предпринимателями и государственными структурами. Применение электронного документооборота позволяет:

• значительно сократить затраты на бумагу, тонер, курьерские или почтовые услуги;
• оптимизировать бизнес-процессы: электронные документы намного проще и быстрее согласовать, внести правки и подписать, а следовательно быстрее получить оплату;
• исключить ошибки и задержки учёта операций в бухгалтерии;
• сократить расходы на хранение документов, электронные файлы не обязательно распечатывать, они хранятся в электронном архиве и доступны в любой момент.

В некоторых ситуациях применение ЭДО становится необходимым в соответствии с требованиями законодательства:

• при отправке налоговой и бухгалтерской отчётности;
• при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами;
• при участии в торгах на электронных площадках.

Пользователям услуг OFD.ru сервис ЭДО потребуется как минимум для получения закрывающих документов. Для этого мы подключаем электронный документооборот ЭДО.Поток бесплатно для всех клиентов, приобретающих услугу ОФД или Ferma. При желании предприниматель может перейти на обмен электронными документами и с другими контрагентами, а также производить отправку отчётности в контролирующие органы. Через ЭДО.Поток можно отправлять и принимать все формы документов, утверждённых ФНС, а также любые другие в форматах docx, pdf, xlsx, jpg.

Работа с маркировкой в ЭДО.Поток

Процесс контроля за оборотом маркированной продукции тесно связан с электронным документооборотом. Если в первые годы работы системы мониторинга сведения в государственную информационную систему передавались через личный кабинет «Честный ЗНАК», то с начала 2022 года это можно делать только с помощью ЭДО. Для продавцов маркированной продукции ЭДО.Поток выполняет разные функции в зависимости от типа участника оборота:

1. Рознице ЭДО потребуется для приёма входящих УПД при покупке товара, для вывода из оборота по причинам, отличным от розничной продажи (например, при порче продукции, истечении срока годности или приобретении ее для нужд сотрудников). Также через ЭДО производится перемаркировка при порче знака идентификации во время хранения или возврате товара с утраченным кодом маркировки.
2. Оптовым продавцам ЭДО необходим для передачи сведений в систему «Честный ЗНАК» о смене собственника товара при покупке и дальнейшей продаже маркированной продукции. Информация передается в электронную информационную систему из УПД (УКД) через оператора EDO.ru.
3. Производители и импортёры через систему ЭДО.Поток могут заказывать коды в любом количестве, вводить продукцию в оборот, осуществлять реализацию и выводить коды без ограничений.
4. Все категории могут пройти регистрацию в системе через Личный кабинет Клиента ЭДО.Поток. Также для всех клиентов в ЭДО.Поток производится проверка достоверности кодов во входящих УПД.

При подключении к ЭДО.Поток не потребуется дополнительных настроек для работы с ИС «Честный ЗНАК», мы интегрированы с системой маркировки. Информация о каждом документе с кодами хранится в Личном кабинете EDO.ru. 

Как начать работу с EDO.ru

Если вы решили перевести документооборот компании в электронный вид, следует определить круг сотрудников, которые будут составлять и подписывать документы, оформить на них электронные подписи и МЧД. Для работы с ЭДО.Поток не требуется установка дополнительного программного обеспечения, все документы загружаются и отображаются в веб-версии Личного кабинета EDO.ru.

Чтобы подключиться к ЭДО.Поток, необходимо пройти регистрацию в Личном кабинете EDO.ru. Если вы уже являетесь пользователем услуг OFD.ru, перейти к ЛК ЭДО.Поток можно из Личного кабинета Клиента OFD.ru. Для регистрации потребуется сертификат квалифицированной электронной подписи. Подойдёт КЭП, с которой вы отправляете налоговую отчётность или регистрировали онлайн-кассы.

Перейдя по ссылке https://lk.edo.ru/welcome/registration, следует выполнить следующие шаги:

1. Заполнить контактную информацию и кликнуть на кнопку «Зарегистрироваться».
2. Ознакомиться и принять условия Договора-оферты, Регламента ЭДО, а также выразить согласие на обработку персональных данных.
3. Выбрать сертификат КЭП, которым будет подписана заявка на присоединение к ЭДО, а в дальнейшем заверяться все документы.
4. Заполнить реквизиты компании в соответствии с требованиями ФНС.
5. Подписать и отправить заявку.

Все входящие документы доставляются бесплатно. Для отправки исходящих файлов следует выбрать и подключить один их тарифов. Если вы не участвуете в обороте маркированной продукции, достаточно просто выбрать пакет на определённое количество исходящих документов.

Для компаний, который занимаются производством, импортом или реализацией маркированной продукции в ЭДО.Потом предусмотрены специальные тарифные планы:

• для оптовых и розничных продавцов — в тариф включена отправка сведений в «Честный ЗНАК», проверка кодов во входящих УПД, предоставление информации о статусе и владельце любого кода, возможность вывода из оборота.
• для производителей и импортёров — тарифный план предусматривает заказ кодов на любое количество товара, первичную и повторную печать этикеток, ввод в оборот. 

Степень распространения электронного документооборота с каждым годом увеличивается, что свидетельствует о необходимости и актуальности данного способа передачи информации в современном мире. Благодаря высокому уровню безопасности, оперативности и эффективности работы, электронный документооборот продолжает завоёвывать всё большую популярность у различных бизнес-структур, руководствуясь принципом «быстро, удобно и безопасно».