Онлайн-кассы для ООО на УСН – рекомендации по выбору

Организациям розничной торговли необходимо применять ККТ при расчетах с покупателями, при этом в законе 54-ФЗ есть ряд исключений, когда бизнес может вести продажи без онлайн-кассы. Разбираемся, дает ли упрощенная система налогообложения какие-то послабления в части применения ККТ, когда ООО могут работать без кассы, а также как выбрать кассовый аппарат и начать фискализировать расчеты.

Упрощенная система налогообложения предусматривает ряд послаблений в части бухгалтерского учета, отчетности и уплаты налогов компании. Но упрощения при УСН не распространяются на требования закона 54-ФЗ: ООО на УСН обязаны применять кассу при расчетах с покупателями на общих основаниях. Пробивать чек требуется в следующих случаях:

• прием оплаты за товары, работы, услуги;
• получение аванса, частичной или полной предоплаты;
• зачет аванса или предоплаты при полном расчете за покупку;
• выдача товара (даже если в этот момент клиент не платит деньги);
• выплата денег при возврате покупки, а также возврат аванса (предоплаты);
• предоставление и погашение кредита для оплаты товаров, работ, услуг.

Клиенты могут осуществлять покупку в торговой точке или в онлайн-магазине, а оплату производить наличными деньгами, картой или платежом на сайте. В любом случае организация должна пробить чек и предоставить его покупателю.

Когда ООО на упрощенке может работать без ККТ

Законодательством установлен ряд ситуаций, когда бизнес может работать без кассы, данные правила распространяются и на ООО на УСН.

Можно не использовать кассовый аппарат, если организация ведет расчеты только с ООО или ИП и только в безналичном порядке. Но это правило не распространяется на платежи между юрлицами и (или) ИП через СБП, с марта 2025 года при таких расчетах необходимо применять онлайн-кассу.

Даже если ООО ведет деятельность только с организациями и ИП и принимает наличные, может случиться, что за контрагента заплатит физлицо. В этом случае также придется применить кассу, даже если деньги поступят безналичным платежом на расчетный счет.

Разрешено не применять ККТ при осуществлении видов деятельности, перечисленных в п.2 статьи 2 закона 54-ФЗ:

• продажа газет, журналов и сопутствующей продукции через газетные киоски, если доля продажи таких товаров составляет не менее 50% товарооборота компании;
• разносная торговля, за исключением технически-сложных товаров, маркированной продукции, продуктов, требующих определенных условий хранения и продажи;
• торговля квасом, молоком, питьевой водой, растительным маслом из бочки на разлив;
• продажа ценных бумаг;
• организация питания учащихся и сотрудников образовательных учреждений;
• ремонт обуви;
• и другие.

В пунктах статьи 2 закона 54-ФЗ установлен еще ряд видов деятельности, при которых можно не применять ККТ, если выполняется ряд условий. К ним относится, например, работа аптек, обособленных подразделений медицинских организаций; оказание населению платных услуг, связанных с библиотечным делом, в помещениях государственных и муниципальных библиотек.

Еще одним основанием не применять ККТ на упрощенке является осуществление продавцом деятельности в труднодоступной местности, при условии что она включена в перечень труднодоступных населенных пунктов, утвержденный субъектом РФ. В этом случае покупателям вместо чека необходимо выдавать документы, подтверждающие произведенные расчеты. Такой документ должен содержать порядковый номер и реквизиты, перечисленные в ст. 4.7 закона № 54-ФЗ.

Не надо применять ККТ при расчетах по договорам займа, предоставленного для целей, не связанных с оплатой товаров (работ, услуг), а также при продаже товаров (работ, услуг) через агента. Если расчеты с покупателями производит агент, действующих от своего лица, применяется касса, зарегистрированная на агента.

Во всех остальных случаях при расчетах с покупателями необходимо использовать ККТ.

Для фискализации платежей в соответствии с требованиями законодательства можно использовать только такую кассовую технику, которая включена в реестр ФНС.

Виды онлайн-касс различаются по размерам, производительности, комплектности, функциям и стоимости. Разнообразие позволяет удовлетворять потребности бизнеса разного масштаба и направления. На рынке современных ККТ представлены такие виды как:

• кассовые аппараты, похожие размером и видом на калькулятор;
• мобильные кассы, которые работают на аккумуляторах и подключаются к интернету с помощью сим-карты;
• фискальные регистраторы, которые необходимо подключить к ПК или ноутбуку, а взаимодействие настраивается с помощью специального ПО;
• моноблоки, включающие дисплей для кассира, клавиатуру и фискальный принтер;
• аппараты, укомплектованные терминалом эквайринга и (или) сканером для считывания штрихкодов;
• кассы самообслуживания, приспособленные для того, чтобы покупатели сами формировали и пробивали на них чеки;
• облачные кассы — вид ККТ, который применяется при дистанционных платежах и не располагается в месте расчета.

У нового бизнеса могут возникнуть затруднения: как определить, какой вид кассовой техники подходит для их деятельности. Перечислим основные моменты, которые следует учесть при выборе онлайн-кассы для ООО на УСН.

Стационарная, мобильная или дистанционная торговля

Для продаж в торговой точке необходим стационарный кассовый аппарат, зарегистрированный и установленный по месту расчетов с клиентами. На рынке кассовой техники представлены решения на базе POS-терминалов. По сути, это микрокомпьютеры на операционной системе Windows. Они используются только в комплекте с принтером чеков.

Если бизнес ведет разъездную торговлю, понадобится мобильный терминал. Также мобильную кассу могут применять курьеры и сотрудники на выезде. Такие кассовые аппараты отличаются небольшим размером и весом, могут длительное время работать без подключения к электросети, а к интернету подключаются с помощью SIM-карты. Аппараты имеют встроенное устройство для печати чеков и экран.

Для интернет-продаж, приема онлайн-платежей, в вендинге, службах доставки лучшим решением будет облачная касса. Она может применяться везде, где продавец и покупатель не контактируют при расчете. Но также ее могут использовать курьеры, специалисты, которые оказывают услуги или выполняют работы вне офиса и на месте принимают у клиентов оплату.

Облачные кассы не надо покупать, их берут в аренду. Располагается такой кассовый аппарат в ЦОДе оператора услуги. Облачная ККТ может работать без кассира круглые сутки, не делая перерывы на обед, выходные и праздники. 

Размер прилавка

Некоторые кассовые аппараты и фискальные регистраторы вместе с сопутствующим оборудованием занимают много места. Если прилавок маленький, следует выбирать небольшой аппарат или мобильную кассу, которую можно повесить на пояс, носить с собой по торговому залу и пробивать чеки, держа в руке.

Большой или маленький ассортимент

Небольшие устройства имеют маленький дисплей, на котором неудобно выбирать позиции из большого списка. Их можно применять, если справочник услуг, работ или товаров небольшой. Если же ассортимент исчисляется сотнями или тысячами позиций, лучше выбрать фискальный регистратор, который работает с компьютером и подсоединяется к большому монитору.

Также на выбор кассы для ООО влияет длина наименований, при наличии длинных названий лучше выбрать печатающее устройство с широкой кассовой лентой. Тогда названия будут помещаться в одну строку, чеки будут короче, и расход ленты будет меньше.

Поток клиентов

Модели касс различаются своей производительностью. Некоторые печатают чеки быстро, у других на формирование и распечатывание затрачивается большее время. Если поток клиентов большой, необходимо устройство с высокой производительностью, иначе регулярно будет скапливаться очередь.

При этом, если число покупателей в день невелико, нет необходимости покупать быстропечатающую ККТ, так как она стоит значительно дороже.

Для оптимизации работы кассира, а в некоторых случаях для выполнения требований закона, к кассе необходимо подсоединить периферийное оборудование:

1. Сканер штрихкодов. С применением сканера товар добавляется в чеки при считывании штрихкода, его не надо искать в списке. Это значительно облегчает труд кассира и сокращает время формирования фискального документа. Для работы с маркированными товарами понадобится 2D сканер, способный считать код Data Matrix.
2. Терминал эквайринга для приема оплаты картами или телефоном. В некоторых моделях касс бывает встроенный блок эквайринга. Если кассовый аппарат не укомплектован терминалом, его придется купить отдельно. Устройство может работать как самостоятельно (кассир вручную вводит на нем сумму из чека), так и в интеграции с ККТ — сумма покупки автоматически передается аппаратом на терминал.
3. Прикассовые весы. Кассир может взвешивать товары на таких весах, после чего устройство передает сведения на кассу и их не надо вносить в чек вручную. Стоимость товара в соответствии с весом автоматически добавляется в чек, что исключает возможность ошибки при ручном введении данных. Устройство подключается к кассе через порт USB, при покупке кассового аппарата следует убедиться, что он поддерживает работу с прикассовыми весами.
4. Денежный ящик — емкость для упорядоченного хранения денег, может взаимодействовать как с ККТ, так и с POS-системой.

Как любое техническое устройство, онлайн-кассы нуждаются в обслуживании. Техобслуживание кассы — это комплекс мер, направленных на устранение и предотвращение поломок, сбоев. Также ТО включает установку и замену фискальных накопителей, инсталляцию и обновление кассового ПО, настройку кассы, обучение персонала. Без обслуживания кассовое оборудование может быстро выйти из строя, неправильная установка ФН может привести к поломке устройства, некорректные настройки приведут к штрафам за неверно сформированные чеки.

Как правило, ТО ККТ доверяют компаниям, специализирующимся на обслуживании касс. За свою работу они берут абонентскую плату. Базовые тарифы включают ограниченный перечень работ, при этом стоят меньше, чем расширенные. За полное обслуживание придется заплатить дороже.

Облачные кассы располагаются вне офиса пользователя. Они устанавливаются в ЦОДе оператора сервиса или его партнера. Ответственность за обслуживание и поддержание техники в работоспособности полностью берет на себя поставщик услуги. Пользователю не надо об этом беспокоиться.

За поддержание работоспособности и ремонт в случае поломки кассы, как правило, операторы облачных касс не берут дополнительную плату. Но в некоторых сервисах придется доплачивать за замену и хранение фискального накопителя, установку и обновление программного обеспечения, настройку интеграций, регистрацию/перерегистрацию в налоговой. В облачном сервисе Ferma все это предоставляется бесплатно на любом тарифном плане, включая почековый, необходимо только оплатить аренду ККТ.

Абонентская плата облачной кассы Ferma включает (без дополнительной оплаты):

• авторегистрацию/перерегистрацию ККТ;
• обслуживание и ремонт техники в случае необходимости без прерывания работы кассы;
• установку, замену и хранение ФН;
• установку и обновление ПО.

Таким образом, подключение облачного сервиса Ferma является выгодным и удобным решением для бизнеса, который может применять данный вид касс.

Рассмотрим, какие шаги следует предпринять для того, чтобы начать фискализировать платежи в соответствии с Законом 54-ФЗ:

1. Выбрать и купить кассовый аппарат, который есть в реестре ККТ ФНС. Или взять в аренду облачную кассу.
2. Купить фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев. ФН также должен быть включен в реестр ФН ФНС.
3. Обеспечить кассе стабильное подключение к интернету для передачи данных.
4. Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) — организацией, через которую данные передаются в налоговую и «Честный ЗНАК» при работе с маркированной продукцией.
5. Поставить ККТ на учет в налоговой. Это можно сделать, посетив отделение ФНС или дистанционно — через личный кабинет ОФД, через личный кабинет на сайте налоговой. С сентября 2025 года пройти регистрацию можно будет также на Госуслугах или через производителя техники.

После того как получена карточка регистрации ККТ, можно начинать работать на кассе.

Можно ли работать без кассы, если принимаем оплату на расчетный счет?

Если ООО на УСН ведет расчеты только с другими ООО и (или) ИП и деньги поступают на расчетный счет, кассу применять не требуется. Но если на расчетный счет поступает оплата от физического лица, даже если физлицо расплатилось за юрлицо, необходимо пробить чек на онлайн-кассе.

Также в соответствии с изменениями закона 54-ФЗ, вступившими в марте 2025 г., кассу надо применять при расчетах между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями с помощью СБП платежной системы Банка России. Разъяснения по этому вопросу дала ФНС в своем письме от 28 марта 2025 г. № ЗГ-2-20/5068@.

Как выдавать чеки?

Порядок выдачи кассовых чеков определен в законе 54-ФЗ. Налоговая дополнительно дала разъяснения по вопросу предоставления чеков в письме от 23.04.2025 № АБ-4-20/4130@ и на своем сайте.

В случае, если покупатель не высказал желание получить фискальный документ в электронном виде и не предоставил номер телефона или email до того, как он произвел расчет, кассир обязан распечатать бумажный чек и предложить его клиенту. Даже если покупатель говорит, что чек ему не нужен, необходимо распечатать документ. Если потребитель его все же не взял, можно чек утилизировать.

Если покупатель сообщил реквизиты до момента расчета и попросил направить ему электронный чек, селлер обязан отправить электронную версию чека и распечатать документ в бумажном виде. При отказе клиента от бумажного чека в данной ситуации, можно его не распечатывать.

С 2 марта 2025 года начал действовать еще один способ получения электронного чека — через приложение ФНС «Мои чеки онлайн». Продавец обязан предоставить такую возможность.

Облачная касса — это законно?

В законе 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ» нет термина «облачные кассы», в тексте нормативного акта они называются «контрольно-кассовой техникой, расположенной вне места совершения расчетов». В п. 5.6 статьи 1.2 54-ФЗ определяются ситуации, в которых предприниматели могут использовать такую ККТ. Онлайн-кассы Эфир PRO, используемые в облачном сервисе Ferma, включены в реестр кассовой техники ФНС, а значит, разрешены к применению.