Как зарегистрировать ККТ

В соответствии с законом 54-ФЗ селлеры обязаны применять онлайн-кассы при расчётах за товары, работы, услуги с физическими лицами (без статуса ИП) независимо от того, платит покупатель наличными или безналом. Если оплата между юридическими лицами и ИП производится очно банковской картой, телефоном или другим устройством, также необходимо пробить чек.

При безналичном расчёте между юрлицами и (или) предпринимателями ККТ применять не надо. Но если на расчётный счёт продавца поступят деньги, переведенные за компанию или ИП физлицом, также потребуется сформировать кассовый чек и предоставить его покупателю.

После того как покупатель заплатил за товар (услугу, работу) онлайн, продавец отправляет чек в электронном виде. При расчёте в офлайн-магазине предоставляется бумажный чек. Если покупатель выражает согласие на получение фискального документа в электронной форме и сообщает номер телефона или email, магазин может отправить чек по предоставленным реквизитам и не печатать бумажный чек.

Кто должен использовать онлайн-кассы

В 2024 году применять ККТ обязаны все организации и предприниматели при расчётах наличными деньгами или банковской картой. Исключение составляет небольшой перечень видов деятельности. В льготный список входят предприниматели без наёмного персонала, оказывающие следующие услуги:

• пошив одежды;
• изготовление валенок;
• пошив, чистка, ремонт обуви;
• проведение экскурсий;
• оказание услуг в дошкольном образовании;
• уборка жилых помещений;
• уход за больными;
• услуги фотографа;
• ремонт жилых помещений;
• остекление балконов;
• электромонтажные и сантехнические работы;
• распиловка дров;
• ремонт игрушек;
• ландшафтные работы;
• изготовление сельхозинвентаря;
• ритуальные услуги.

Также могут не применять контрольно-кассовую технику:

• продавцы бумажных газет и журналов;
• предприниматели и организации, ведущие деятельность в отдалённых районах;
• ИП, которые платят налог на профессиональный доход;
• самозанятые без статуса ИП;
• предприниматели, которые работают только с другими предпринимателями и организациями по безналичному расчету.

Принимая оплату за услуги, освобождённые от применения ККТ предприниматели обязаны выдавать клиенту БСО.

Что нужно для выполнения требований закона 54-ФЗ

Рассмотрим, что нужно для того чтобы торговать и производить расчёты в соответствии с законодательством о применении ККТ.

Онлайн-кассы

Продавцы при расчётах должны использовать онлайн-кассы, внесённые в реестр ККТ ФНС. В перечень включены все разрешённые для применения модели. Кассы бывают нескольких видов:

• смарт-терминалы;
• фискальные регистраторы;
• автономные онлайн-кассы;
• мобильные онлайн-кассы;
• ККТ с интегрированным терминалом банковского эквайринга;
• облачные кассы.

Селлеры выбирают разные виды ККТ в зависимости от особенностей продаж. Например, смарт-терминалы и фискальные регистраторы устанавливаются в торговые точки, облачные кассы применяют для приёма онлайн-платежей, а также курьерами и работниками, принимающими оплату на выезде, мобильные кассы можно использовать при выездной торговле.

ККТ не обязательно покупать, в случае с облачными кассами технику берут в аренду. Кассовый аппарат не устанавливается в торговой точке или офисе продавца, а хранится в Дата-центре поставщика услуги или его партнёра. Все заботы о техническом обслуживании, ремонте техники, обновлении ПО, замене ФН берет на себя оператор облачного сервиса. Селлер только оплачивает арендную плату. Облачные кассы подойдут любому бизнесу, принимающему онлайн-платежи:

• e-commerce;
• ЖКХ;
• транспорт;
• вендинг;
• туризм;
• телекоммуникации;
• выездная торговля;
• онлайн-услуги;
• и прочие. 

Купить или взять в аренду кассу можно в специализированном магазине, сервисном центре, ОФД, онлайн-банке. Для подключения облачной кассы сервиса Ferma^® надо зарегистрироваться в Личном кабинете Клиента OFD.ru, выбрать ККТ и оплатить услугу.

Фискальный накопитель

Информацию о всех кассовых операциях необходимо хранить в неизменном виде и передавать в налоговую. Для этого в онлайн-кассу устанавливается фискальный накопитель (ФН). ФН — это память устройства, а также он обеспечивает шифрование данных для отправки в ОФД, хранение информации и защиту данных от редактирования. Продавец не может вносить изменения в сведения об операциях на кассе, которые записаны в фискальном накопителе.

Модели ФН, разрешённые для использования в онлайн-кассах, также как и ККТ, внесены в отдельный реестр ФНС. В 2024 году в реестр входят накопители двух видов: ФН—1.1М и ФН—1.2 со сроками действия на 15 и 36 месяцев.

Фискальны накопители поддерживают последний формат фискальных данных 1.2, а также предыдущие версии:

• ФН-1.1М — ФФД 1.0; 1.05; 1.1; 1.2;
• ФН-1.2 — ФФД 1.05; 1.1; 1.2.

На выбор срока накопителя влияют несколько факторов:

• система налогообложения;
• вид деятельности;
• работает ли организация или ИП с маркированными или подакцизными товарами;
• применяется ли на ККТ автономный режим;
• какой ФФД используется на кассе;
• объёмы продаж.

Реальный срок действия накопителя может отличаться от исходных 15 или 36 месяцев в зависимости от перечисленных выше факторов. В таблице наглядно представлены данные о всех видах ФН и количеству дней, которое они будут реально работать в зависимости от особенностей бизнеса. Данные составлены на основании сведений от производителей.

На срок работы фискального накопителя влияет ещё и объём памяти устройства. Любой накопитель на 15 или 36 месяцев может вместить примерно 240 — 250 тысяч фискальных документов — чеков и отчётов. Если у компании большое количество продаж, то память устройства заполнится раньше, чем истечёт срок действия. В таком случае нет никакого смысла приобретать ФН на 36 месяцев, если объём памяти будет исчерпан за 15 месяцев или более короткий срок.

После того как работа фискального накопителя закончена в связи с истечением срока действия или исчерпания памяти, и ФН извлечён из ККТ, его необходимо хранить в течение пяти лет. Всё это время информация в памяти устройства сохраняется и может быть извлечена при необходимости.

Купить фискальный накопитель можно в OFD.ru. У нас всегда есть в наличии накопители на 15 и 36 месяцев совместимые с любой кассой из реестра ФНС:

• ФН 1.2 на 15 месяцев. Память фискального накопителя – до 250 000 чеков. Поддерживает форматы фискальных данных — 1.05, 1.1 и 1.2;
• ФН 1.2 на 36 месяцев. Память устройства – до 250 000 чеков.Фискальный накопитель поддерживает ФФД 1.05, 1.1 и 1.2.

Доставка накопителей осуществляется в любой регион России вместе с услугой ОФД от ведущего оператора фискальных данных OFD.ru. Клиенты, подключившие услугу ОФД и сервис Ferma^®, могут приобрести ФН в Личном кабинете Клиента. В случае приобретения ФН для облачных касс Ferma^®, установка осуществляется нашими специалистами.

ОФД

Кассовая техника должна быть подключена к интернету для передачи сведений о продажах в налоговую в режиме реального времени. Если продажа ведется в местности, где доступ в интернет нестабильный или отсутствует совсем, ККТ может работать в автономном режиме без подключения к ОФД. Информация о фискальных документах сохраняется в ФН и потом передается в налоговую. Список территорий, которые признаются отдалёнными от сетей связи, утвержден в Приказе Минкомсвязи от 05.12.2016 N 616.

.Анализируя полученные через ОФД данные о продажах, ФНС контролирует правильность отражения кассовых операций, размер выручки, систему налогообложения и т. п. При продаже маркированных товаров информация также передается в систему «Честный ЗНАК». «Посредником» для отправки сведений является оператор фискальных данных (ОФД). То есть, данные передаются сначала в ОФД, а ОФД уже отправляет их в ФНС и систему маркировки.

Кроме этого оператор фискальных данных OFD.ru осуществляет контроль работы касс, хранит информацию о всех операциях на подключенных к услуге ККТ, осуществляет рассылку электронных чеков, отслеживает ошибки на кассах, предоставляет возможность формировать аналитику продаж.

Вся информация про кассы, ФН и чеки находится в многофункциональном Личном кабинете Клиента OFD.ru. Также в ЛКК осуществляется и управление услугой.

Регистрация кассы в ФНС

До начала работы кассу вместе с фискальным накопителем необходимо зарегистрировать в налоговой. После того, как заканчивается срок действия ФН или заполняется его память, производится замена на новый фискальный накопитель, при этом следует произвести перерегистрацию ККТ.

Также в некоторых случаях может потребоваться перерегистрация кассы и без замены ФН. Сведения, внесенные в карточку ККТ при регистрации, всегда должны быть актуальными, об обновлениях необходимо уведомлять налоговые органы, в ряде случаев при этом требуется перерегистрация:

• изменился адрес места установки кассы;
• произошла смена оператора фискальных данных;
• изменилась система налогообложения;
• касса переведена в автономный режим работы;
• изменилась информация о кассе, установленной в вендинговый аппарат.

При изменении адреса, по которому установлена касса, сведения в налоговую нужно подавать, даже если переезд произошел на другой этаж того же здания. Если изменился только юридический адрес организации, а адрес установки кассы остался прежним, перерегистрация кассы не требуется.

При смене оператора фискальных данных, в настройках кассы необходимо указать реквизиты нового ОФД. Касса выпустит отчет о перерегистрации, который нужно будет передать вместе с заявлением в налоговые органы. Для проведения процедуры понадобится договор с новым оператором фискальных данных и его ИНН.

При изменении режима работы кассы (с обычного на автономный и наоборот) необходимо также провести процедуру перерегистрации. Если касса работает в автономном режиме, сведения в налоговую обо всех операциях по кассе необходимо предоставлять в ФНС самостоятельно один раз в месяц.

Изменение информации при установке кассы в вендинговый аппарат также необходимо доносить до ФНС. Перерегистрация требуется, если касса переставлена в другой автомат или он был переставлен на другое место вместе с кассой.

Если произошла смена системы налогообложения, достаточно изменить сведения в кассе. После смены системы налогообложения касса сама сформирует отчет о перерегистрации и передаст его в ФНС. Дополнительно обращаться в налоговую с заявлением не нужно.

Если меняется юридическое лицо, которое владеет кассой, необходимо снять ККТ с учёта и зарегистрировать заново с данными нового юрлица с новым ФН. При этом кассовому аппарату будет присвоен другой регистрационный номер. Прежний фискальный накопитель необходимо архивировать независимости от объёма оставшейся памяти или неизрасходованного срока, использовать его после архивации невозможно.

В случае передачи кассы другому юридическому лицу, при утере или похищении, следует снять ККТ с учёта в налоговой. Кассовая техника может быть снята с учёта по инициативе ФНС в следующих случаях:

• предприниматель прекратил свою деятельность (появилась запись в ЕГРЮЛ или ЕГРИП);
• истёк срок действия ключа фискального признака в ФН;
• обнаружены нарушения, связанные с исполнением 54-ФЗ.

ФНС действует самостоятельно, снимая кассы с учёта удалённо и отправляя предпринимателю карточку о снятии ККТ с учёта в электронном виде в личный кабинет на nalog.ru.

Дополнительное оборудование

Кроме кассы продавцу потребуется терминал эквайринга — для приёма оплаты с помощью банковских карт. Бывают кассовые аппараты со встроенным POS-терминалом, если ваша модель не содержит такое устройства, оно приобретается или берется в аренду у банка эквайера.

Если селлер занимается продажей маркированных или подакцизных товаров, к кассе необходимо подсоединить сканер для считывания штрих-кодов. При работе с маркировкой также следует приобрести принтер для печати этикеток с кодами, он понадобится в случае перемаркировки товара по причине порчи или утери штрихкодов на товарах.

Сертификат УКЭП

Для того чтобы зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой, потребуется сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи. Получить УКЭП можно в одном из Удостоверяющих Центров ФНС или УЦ, аккредитованные Минкомсвязи РФ. Если у организации или предпринимателя уже есть сертификат УКЭП, новый получать не надо.

Как зарегистрировать кассу в ФНС

Перед регистрацией необходимо подключиться к оператору фискальных данных. Затем следует составить и подать заявление о постановке на учёт ККТ. Заполнить и подать заявление можно несколькими способами:

1. Посетив лично отделение ФНС.
2. В личном кабинете на сайте налоговой nalog.ru.
3. В личном кабинете ОФД.
4. На портале Госуслуг.

Рассмотрим каждый из способов подробнее.

Регистрация в Личном кабинете Клиента OFD.ru

Перед началом регистрации следует подготовить все необходимое: касса, ноутбук, флэшка с КЭП.

Этап 1. Отправка в ФНС заявления на присвоение РНМ.

Для составления заявки надо:

1. Авторизоваться в Личном кабинете Клиента OFD.ru.
2. Перейти в раздел «Заявки в ФНС».
3. Кликнуть на кнопку «Регистрация кассы».
   
   
4. Заполнить контактные данные.
   
   
5. Указать заводской номер и модель кассы и ФН.
   
   
6. При необходимости, отметить параметры использования кассы.
   
   
   
7. Заполнить название торговой точки и адрес установки ККТ.
   
   
8. Подписать заполненное заявление КЭП, после чего оно сразу будет отправлено в ФНС.
   
   
9. Среднее время рассмотрения заявки налоговым органом составляет пять минут. По результатам вашей кассе будет присвоен регистрационный номер машины (РНМ). РНМ отобразится в разделе «Заявки ФНС».

    

Этап 2. Выбор ОФД в настройках кассы и формирование отчёта о регистрации.

1. Откройте меню обслуживания кассы
2. Выберите название ОФД из списка в интерфейсе ККТ: ООО «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии»
   или укажите на кассе данные ОФД вручную:
   ИНН ОФД: 7841465198
   Адрес сервера ОФД: gate.ofd.ru
   Порт сервера: 4000
3. Укажите на кассе РНМ: номер кассы, присвоенный ФНС.
4. Сформируйте на кассе документ «Отчёт о регистрации».
   
   В зависимости от модели кассы отчёт о регистрации может быть отображен на экране смарт-терминала или напечатан на бумаге.
5. После пробития отчёта касса автоматически появится в разделе «Кассы» Вашего Личного Кабинета Клиента OFD.ru

Этап 3. Завершение регистрации кассы через отправку в ФНС отчёта о регистрации.

Для окончания регистрации надо открыть раздел «Заявки в ФНС» Личного Кабинета Клиента OFD.ru. и ввести в форму завершения регистрации данные из документа «Отчёт о регистрации», напечатанного на кассе:
дата и время получения фискального признака;
фискальный признак;
номер фискального документа.

Внесенные данные мы отправим в ФНС. В ответ налоговая сформирует карточку регистрации, которая будет доступна в разделе «Заявки в ФНС» Личного Кабинета Клиента OFD.ru

Касса зарегистрирована и подключена к услуге ОФД от OFD.ru. Для начала работы и бесперебойной передачи данных, необходимо оплатить кассу в течение 15 дней.

Регистрация облачной кассы Ferma^®

Если вы арендовали и оплатили кассу сервиса Ferma^®, её необходимо зарегистрировать в налоговой.

Чтобы узнать, на каких кассах доступна регистрация, следует перейти в раздел «Кассы» — «Кассы Ferma^®», в фильтре «Кассы требуют внимания» выбрать значение «Требуется регистрация новой кассы».

В списке отфильтрованных касс будут отображены оплаченные кассы, которые необходимо зарегистрировать для начала работы с ними.

Для регистрации следует:

1. Перейти в карточку кассы на вкладку «Зарегистрировать ККТ».
   
2. В интерфейсе заполнить обязательные данные регистрации:
   Место расчетов (Адрес сайта или юридический адрес);
   Систему налогообложения;
   Агентские признаки;
   Иные сведения об использовании контрольно-кассовой техники, в том числе следующие признаки расчета:
   • Расчеты в сети интернет;
   • Касса входит в состав автоматического устройства для расчетов. В данном случае необходимо указать данные автоматического устройства (или нескольких): номер автоматического устройства, место установки автоматического устройства, адрес установки автоматического устройства;
   • В автоматическом устройстве установлен принтер чеков;
   • Для расчетов только за услуги;
   • Признак автоматизированной системы БСО;
   • Развозная (разносная) торговля;
   • Продажа акцизных товаров;
   • Продажа маркированных товаров;
   • Для расчетов по проведению азартных игр;
   • Для расчетов по проведению лотерей;
   • Для расчетов по выплате страховых премий и вознаграждений.
     
     
3. Также надо подтвердить следующие параметры:
   Модель ККТ;
   Тип ФН;
   Адрес расчётов.
   
   
    
4. Затем следует выбрать способ регистрации: «Регистрация касс Ferma^® через ЛКК OFD.ru».
   
   
5. Автоматически сформированную заявку надо подписать с помощью КЭП — при нажатии на кнопку «Подписать», откроется окно выбора электронной цифровой подписи.
   Перед подписанием вы можете пройти диагностику КЭП в ЛКК, чтобы убедиться, что подпись работает корректно.
   
6. После успешного подписания заявки с помощью КЭП она будет отправлена в ФНС. Надо дождаться получения регистрационного номера (РНМ).
   
7. После получения РНМ из ФНС, на кассе будет автоматически сформирован отчёт о регистрации ККТ. Его надо подписать с помощью КЭП, после чего данные отчёта будут отправлены в ФНС для подтверждения завершения регистрации.
   
   

После получения карточки регистрации из ФНС касса будет автоматически введена в работу. Необходимо скачать карточку регистрации, полученную из ФНС: карточка является подтверждением регистрации кассы в ФНС. Также карточка может пригодиться при перерегистрации кассы для уточнения регистрационных данных.

Регистрация кассы Ferma^® на сайте ФНС

Чтобы зарегистрировать кассу на сайте налоговой, следует:

1. Открыть личный кабинет на сайте nalog.ru и авторизоваться;
2. Перейти в раздел «Учёт ККТ», открыть вкладку «Зарегистрировать ККТ», из выпадающего списка выбрать «Заполнить параметры заявления вручную».
3. Заполнить заявление о регистрации/перерегистрации ККТ в следующем порядке:
   • Ввести адрес установки (применения) ККТ. Если вы пользователь сервиса аренды облачных касс Ferma^® для касс ФС надо указать адрес ЦОДа (место, где ККТ находится физически), для касс ФА при совершении расчетов за товары или услуги через платежный терминал, вендинговый аппарат, постамат, указывается адрес установки аппарата. При совершении расчетов за проезд через валидатор указывается гос. номер автомобиля.
   • Заполнить наименование места установки ККТ. При использовании облачной ККТ для расчетов в сети Интернет обязательно указывается сайт, на котором осуществляется продажа; в остальных случаях следует конкретизировать точку продажи: например, «вендинг», «палатка», «Торговый центр» и др.
   • Нажать на «Выбрать модель ККТ».
   • В открывшемся списке касс найти модель, арендованную у OFD.ru, и ввести заводской номер кассы Ferma^®, модель и заводской номер ККТ вы можете узнать в личном кабинет клиента в разделе кассы.
   • Нажать на «Выбрать модель ФН».
   • Из списка моделей ФН выбрать ФН, установленный на кассе Ferma^®, заполнить заводской номер ФН. Модель ФН и заводской номер ФН вы можете узнать в личном кабинет клиента OFD.ru в разделе кассы.
   • Нажать на «Выбрать»;
4. Указать применение ККТ.
5. Выбрать оператора фискальных данных OFD.ru.

После заполнения заявления следует подписать его с помощью КЭП и отправить на рассмотрение в ФНС. Когда придёт ответ от ФНС, в графе «Состояние» появится статус «Присвоен регистрационный номер ККТ». Выполните следующие шаги:

1. Скопируйте номер, перейдите в ЛКК OFD.ru, поставьте «Подтверждаю ввод данных на nalog.ru» и нажмите кнопку «Фискализировать».
2. Введите РНМ, полученный от ФНС, выберите систему налогообложения и, при необходимости, укажите признаки использования ККТ.
3. После ввода данных нажмите на кнопку «Фискализировать» — на кассе будет пробит отчёт о регистрации;

Отчёт необходимо скачать и передать в ФНС лично или через сайт ФНС.

Для завершения регистрации кассы на сайте ФНС необходимо выполнить следующие действия:

• после пробития отчёта о регистрации на ККТ, вернитесь личный кабинет сайта ФНС;
• в разделе «Учёт ККТ» в таблице найдите кассу Ferma^® и нажмите на регистрационный номер;
• откроется карточка регистрации ККТ с регистрационными данными, кликните на «Завершить регистрацию»;
• в открывшемся окне укажите дату и время отчета о регистрации, номер фискального документа (для отчета о регистрации номер всегда должен быть 1), а также фискальный признак документа;
• нажмите кнопку «Подписать и отправить».

На вкладке «Список документов, направленных в налоговый орган», можно открыть и распечатать регистрационную карточку. Для этого нажмите «Посмотреть ответ».

Важно! Регистрационную карточку требуется сохранить. Карточка потребуется для перерегистрации кассы.

Документ будет подписан КЭП и будет содержать дату постановки кассы на учёт. Для завершения регистрации ККТ вернитесь в ЛКК OFD.ru и нажмите кнопку «Подтвердить завершение регистрации». Касса готова к использованию.

Регистрация на сайте Госуслуг

С 2024 г. зарегистрировать, перерегистрировать онлайн-кассы можно и на портале Госуслуг. Для этого следует:

• Открыть страницу услуги.
• Заполнить заявление.
• Подписать заявление УКЭП. Руководитель организации, индивидуальный предприниматель или представитель организации могут заверить документ на компьютере, представитель еще и в приложении «Госключ»
• В течение одного рабочего дня регистрационный номер ККТ поступит в личный кабинет.
• В интерфейсе кассы необходимо ввести полученный номер и сформировать отчёт о регистрации ККТ.
• Затем в личном кабинете заполнить заявление по данным отчёта и отправить в ФНС через Госуслуги. На ввод даётся 5 календарных дней и 20 попыток.
• Получить карточку регистрации ККТ в личном кабинете.

После этого кассу можно использовать.

Регистрация в отделении ФНС

Регистрация онлайн экономит время и силы, но тем не менее, услуга постановки ККТ на учёт при очном посещении налоговой до сих пор востребована. Например, этот способ применяется в местах, где недоступен интернет. Электронная подпись не понадобится. 

Заявление составляется по утвержденной форме КНД-1110061. Необходимо скачать бланк и заполнить все поля. Подать заполненную заявку можно в любом отделении ФНС. С собой следует взять технические паспорта ККТ и ФН, а также документ, подтверждающий полномочия заявителя в организации. Закон не обязывает предоставлять эти документ, но они могут понадобиться для правильного оформления регистрации кассового устройства в налоговой.

После подачи заявления в бумажном виде на точке расположения кассы нужно провести фискализацию и сформировать отчет о регистрации ККТ. Затем отчетность в бумажном виде нужно предъявить в отделении ФНС, после чего налоговики выдадут карточку регистрации ККТ.

Зарегистрировать ККМ в ИФНС нужно в течение 5 рабочих дней от даты подачи заявления: в соответствии с пп. 7 и 11 ст. 4.2 федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ карточка регистрации ККТ выдается налоговой инспекцией по истечении этого срока со дня подачи заявления на регистрацию.

Срок регистрации ККМ в ИФНС от даты подачи заявления составляет 5 рабочих дней: согласно пп. 7 и 11 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ карточка регистрации ККТ выдается налоговой по истечении этого срока со дня подачи заявления на регистрацию.

Штрафы за работу без кассы

За неприменение кассовой техники при расчётах предусмотрены штрафы. Размер взыскания в соответствии с КоАП РФ рассчитывается от суммы дохода, полученного за период бездействия.

• для юридического лица штраф составит 75% - 100%, но не менее 30 тысяч рублей;
• для ИП или директора компании — 25% - 50%, но не менее 10 тысяч рублей.

Пробитие чеков на кассе, не прошедшей регистрацию в ФНС, приравнивается к неприменению ККТ. Важно завершить процедуру и дождаться получения карточку регистрации, только после этого онлайн-кассу можно использовать.