Как пробивать чеки при доставке онлайн-заказов курьерской службой

Разбираемся, как правильно оформить чек при доставке товара, кто и когда его должен пробить, сколько чеков должно быть. Ответы на эти вопросы зависят от ряда обстоятельств: была ли внесена предоплата, заказ доставляется своей или сторонней курьерской службой, является ли курьер платежным агентом и от чьего лица выступает. Рассмотрим разные случаи оформления чеков при доставке.

Покупатели могут оплачивать покупку в момент оформления онлайн-заказа или при получении.

Если доставляемый заказ оплачивается при получении, то пробивается один чек в момент расчета.

Если была внесена предоплата или аванс, необходимо оформить два чека: при поступлении предварительной оплаты и при передаче товара покупателю.

Предоплата может быть частичной или 100%. Если заранее вносится некая сумма по заказу, но в этот момент еще точно не определен перечень товаров, это считается авансом. Соответственно, при поступлении предварительного платежа следует сформировать чек на частичную предоплату, предоплату 100% или аванс.

При передаче товара оформляется чек на полный расчет. Даже если товар был полностью оплачен заранее и в момент его вручения покупатель ничего не платит, этот фискальный документ необходимо сформировать.

Подробнее про оформление чеков на предоплату (аванс) и полный расчет вы можете прочитать в нашей статье.

Есть ситуации, в которых при 100% предоплате налоговая разрешила пробивать не два, а один чек. Это послабление доступно только предпринимателям, которые учитывают доходы кассовым методом. Чек в такой ситуации пробивается в момент внесения предоплаты. В фискальном документе значение реквизита «признак способа расчета» (тег 1214) должно быть «4» — полная оплата в том числе с учетом предоплаты (аванса) в момент передачи предмета расчета.

При передаче товара уже ничего оформлять не надо. Есть один нюанс: необходимо получить согласие покупателя на получение одного чека при предоплате. Это условие можно указать в публичной оферте.

Согласно закону 54-ФЗ фискальный документ должен быть сформирован в момент расчета. Пробивает его та компания, которая принимает оплату. Значит, если оплату принимает курьерская служба, она и должна оформить чек. В зависимости от того, какая служба осуществляет доставку — собственная или сторонняя, применяется ККТ поставщика или курьерской компании. 

Если заказы развозит собственная курьерская служба магазина, доставщик пробивает чек на ККТ, зарегистрированной на продавца. Это может быть:

1. Мобильный терминал, который курьер носит с собой. В этом случае надо распечатать бумажный чек и выдать его покупателю.
2. Облачная касса, к которой курьер обращается через мобильное устройство. Чек направляется покупателю в электронном виде, также доставщик может сформировать QR-код и предъявить его покупателю. Клиент считывает код своим мобильным устройством, переходит по ссылке и таким образом получает электронный чек.

Представитель сторонней службы доставки может принимать деньги за продавца только если между ними заключен агентский договор. По соглашению агент может действовать от своего лица или от лица принципала, от этого зависит, на чьей онлайн-кассе следует пробить чек.

Если агент выступает от лица принципала, чек пробивается на ККТ, зарегистрированной на принципала. Допускается, чтобы продавец (принципал) передал свою кассу службе доставки, и она пробивала на ней чеки при расчетах во время передаче заказов. Но реально так обычно не делают, потому что ответственность за ККТ и все операции, совершенные на ней, несет компания, за которой числится эта единица кассовой техники. Еще один вариант — можно предоставить курьеру доступ для формирования чеков на облачной кассе продавца.

Если агент по условиям договора действует от своего лица, то он пробивает чеки на своей кассе. При регистрации ККТ необходимо указать, что она будет использоваться агентом, а в чеках отражать агентский признак. Если этого не сделать, то вся сумма оплаты будет учтена налоговой, как доход агента.

Некоторые службы доставки, действующие от своего лица как платежные агенты, принимают все платежи от покупателей — и предоплату, и окончательный расчет, в этом случае все чеки пробиваются на онлайн-кассе, зарегистрированной на курьерскую компанию. Сумма продаж за вычетом агентского вознаграждения переводится магазину от юридического лица (службы доставки), ККТ при этом применять не надо, значит, продавец может ее вообще не иметь.

Деятельность платежных агентов строго регламентируется и контролируется государственными органами. Поэтому не все курьерские службы готовы заключить агентское соглашение, многие предпочитают договоры на оказание услуг. Но по такому договору они не могут принимать оплату от клиентов, значит, могут доставлять только полностью предоплаченные заказы.

Некоторые предприниматели пробивают чек на платеж при выдаче заказа на своей ККТ в момент передачи товара курьеру и передают его покупателю вместе с заказом. Но такие действия являются нарушением требований закона 54-ФЗ: фискальный документ необходимо пробить в момент расчета и на месте, где он производится. Для курьеров есть исключение — они могут использовать удаленную кассу, но сформировать чек необходимо при передаче товара.

Свели в таблицу разные случаи взаимодействия магазина и службы доставки и то, как пробиваются чеки при них:

При продаже маркированных товаров, необходимо в чеках указывать коды маркировки. До весны 2023 года курьеры и агенты были освобождены от заполнения тега «код товара». Но теперь послабление больше не действует. Рассмотрим, как учитываются коды на кассе при предоплате и окончательном расчете.

Когда покупатель перечисляет предварительную оплату, как правило, еще не известно, какой конкретно экземпляр товара будет ему выдан. Поэтому коды маркировки в чеках на предоплату или аванс не указываются. Но их необходимо отразить при полном расчете.

Пробивая документ при выдаче заказа, курьеры обычно не могут считать коды, так как они закрыты упаковкой. В такой ситуации продавцу надо обеспокоиться, чтобы сообщить коды доставщику заранее.

Обязанность агентов указывать коды маркировки в чеках поставлена в прямую зависимость от того, считается ли организация или ИП участником оборота маркированных товаров или нет (в соответствии с изменениями подпункта «а» пункта 3 ПП от 21.02.2019 № 174, вступившими в силу 1 марта 2023 г.).

Маркировка каждой товарной группы регулируется отдельным постановлением Правительства, которое определяет, в частности, и кто является участником оборота. Таким образом, службам доставки, выступающим в качестве агента, следует ознакомиться с ПП по группе товаров, которые они доставляют, и определить, считаются они участниками оборота или нет. От этого зависит их обязанность по указанию в чеке «кода товара».

Если курьерская служба выступает в качестве платежного агента и принимает оплату от клиентов, оптимальное решение для фискализации платежей — это использование облачных касс. В этом случае не надо обеспечивать каждого доставщика мобильной ККТ, обслуживать ее и следить за работоспособностью. Сотрудник получает доступ к кассе удаленно со своего мобильного устройства.

Одну облачную кассу можно использоваться для принятия платежей курьерами, а также на сайте и в приложении. При росте объема продаж облачное решение легко масштабируется — в Личном кабинете Клиента быстро можно подключить дополнительные кассы, нагрузка будет распределяться между ними равномерно.

При работе с облачной кассой все чеки передаются покупателям в электронном виде. Для того чтобы отправить электронный документ, необходимо получить реквизиты клиента — телефон или email.

Отправка чеков осуществляется через оператора фискальных данных. В личном кабинете OFD.ru реализован целый комплекс сервисов, делающих рассылку электронных чеков клиентам простой и надёжной. Предусмотрено несколько возможностей отправки по номеру телефона: в SMS, Viber, VK, OK. Пользователь сам выбирает, каким методом будет отправлять чеки.

Также можно настроить каскадный способ рассылки. Если по какой-то причине фискальный документ не доставлен выбранным способом отправки, он будет направлен по «запасным» каналам. Сервис отслеживает успешную отправку и получение покупателем сообщения с чеком. Очерёдность отправлений можно настроить по своему усмотрению или выбрать последовательность по умолчанию. Например, если чек не доставлен в Viber, СМС и «ВКонтакте», он найдёт получателя в «Одноклассниках».

В Личном кабинете Клиента OFD.ru организовано удобное управление отправкой — в одном окне настраивается отправка простых и рекламных чеков, а также очерёдность каналов для рассылки. 

В личном кабинете ведётся подробная статистика по всем отправленным чекам. Вы можете посмотреть, сколько из них было доставлено, а сколько не нашли адресата и тут же настроить переотправку. Аналитика представлена в текстовом и графическом виде.

Согласно закону 54-ФЗ, получатель платежа не несёт ответственности за правильность сообщённых покупателем контактов для отправки чека. Но если email и/или телефон указаны верно, а чек не доставлен — это будет считаться нарушением, за которое предусмотрен штраф. С каскадной рассылкой и наглядной аналитикой по отправкам вы можете быть уверены, что покупатель получит чек.

Чаще всего клиенты служб доставки регистрируются на сайте или в приложении для оформления заказа, используя телефонный номер, а адрес электронной почты не указывают. В такой ситуации служба доставки может отправлять фискальные документы только по номеру телефона.

При всем удобстве и вариативности отправки электронных чеков по номеру телефона, у этого способа есть один существенный минус — цена. Стоимость передачи одного чека в зависимости от способа и оператора мобильной связи колеблется от 0,3 до 7,3 рубля за документ.

Кажется, что это не так много, но для службы доставки, отправляющей сотни или даже тысячи электронных чеков за сутки, набегает внушительная сумма.

В компании Dostavista проанализировали затраты и выяснили, что сумма расходов на рассылку чеков достигала 300 000 рублей в месяц. А в периоды активных продаж, например, во время сезонных распродаж или акций, эта сумма становилась еще больше. Это стало настоящей проблемой для Dostavista, ведь эти средства можно было бы направить на развитие бизнеса.

В компании задумались: как можно оптимизировать этот процесс? Ведь на фоне растущих объемов продаж и увеличения клиентской базы расходы на отправку чеков могли стать ещё более значительными. Необходимо было найти решение, которое не только соответствовало бы законодательным требованиям, но и было экономически выгодным для компании.

В OFD.ru предложили решение: чеки можно отправлять на email, такая рассылка абсолютно бесплатна. Все, что нужно было сделать Dostavista — это немного изменить процессы, настроить систему таким образом, чтобы клиенты обязательно оставляли свой email при создании личного кабинета.
После этих изменений компания начала собирать email-адреса клиентов на этапе создания личного кабинета при оформлении заказа, что позволило массово перейти на электронные рассылки. Это не только помогло сократить расходы, но и стало более удобным для многих клиентов. В результате в Dostavista полностью отказались от дорогостоящих SMS, что позволило экономить около 300 000 рублей в месяц.

Благодаря внедрению этой простой, но эффективной меры, в компании не только оптимизировали процессы и сократили расходы, но и сделали взаимодействие с клиентами более современным и удобным.