Как снять ККТ с учёта

Разбираемся, в каких случаях и в какие сроки необходимо снять онлайн-кассу с учёта в налоговой, а также, как правильно это сделать.

Когда ККТ снимается с учёта

Обычно онлайн-кассу снимает с учёта организация или индивидуальный предприниматель, которые используют ККТ в соответствии регистрацией. Причин для этого может быть несколько:

• собственник продает ККТ другому пользователю;
• пользователь больше не использует кассу;
• устройство сломалось и не подлежит починке;
• утеря ККТ;
• кража онлайн-кассы.

Если индивидуальный предприниматель зарегистрировал статус самозанятого, он освобождается от обязанности применять кассовую технику при расчётах, а чеки пробиваются в приложении «Мой налог». При этом ККТ следует снять с учёта. Но существует важный нюанс — освобождение от использования онлайн-касс действует только для продаж, подпадающих под деятельность самозанятости. Если предприниматель ведёт другие операции, то при расчётах по ним использовать кассу необходимо, а значит снимать с учёта её не надо.

В соответствии с п.5 ст. 4.2 Федерального закона № 54-ФЗ, подать заявление в налоговый орган для снятия ККТ с учёта необходимо не позднее следующего рабочего дня после передачи ККТ новому пользователю или обнаружения факта её кражи или потери. При поломке устройства необходимо уложиться в пятидневный срок.

Также существуют ситуации, когда контрольно-кассовая техника снимается с учёта в одностороннем порядке со стороны налоговой инспекции. Они описаны в в Письме ФНС от 10.06.2020№ АБ-4-20/9617@ и Письме от 24.02.2021№ АБ-4-20/2278@:

• кассовый аппарат не соответствует требованиям законодательства, например, не входит в реестр ККТ или выбыл из этого перечня;
• пользователь не заменил вовремя фискальный накопитель — в течение месяца и более после завершения периода его действия;
• юридическое лицо или ИП прекратили деятельность, в связи с чем появилась соответствующая запись в ЕГРЮЛ и ЕГРИП.

Если ФНС снимает кассу с учета по своей инициативе, инспекция уведомляет владельца об этом по почте или в личном кабинете на сайте налоговой.

Что делать если потерянная ККТ нашлась

Может случиться, что украденный и потерянный кассовый аппарат находится после того, как был снят с учёта. У собственника возникает вопрос: можно ли на нём теперь работать и как это оформить? В письме от 6 апреля 2021 г. N АБ-4-20/4607@ налоговики дали разъяснения, что делать, если найдена кассовая техника, которая ранее была снята с учёта и числится в реестре в статусе «похищена» или «потеряна».

ФНС сообщает, что в законе 54-ФЗ не предусмотрены случаи повторной регистрации ККТ, снятой с учёта по причине утери или кражи. Также инспекция напоминает, что при снятии кассы с учёта по причине потери, похищения, а также поломки ФН, разрешается не предоставлять с заявлением фискальные данные из памяти накопителя и не формировать отчет о закрытии ФН.

При этом, в случае нахождения похищенной или утерянной кассовой техники, ФНС готова рассмотреть заявление о снятии статуса «Похищена», «Потеряна», если компания предоставит:

• все данные из памяти ФН;
• отчёт о закрытии;
• документальное подтверждение о похищении или потере ККТ, а также нахождении и возврате от правоохранительных органов.

Что надо сделать перед подачей заявления

В статье 4.2 Закона № 53-ФЗ сказано, что прежде чем снять онлайн-кассу с учёта, необходимо передать в ФНС все не переданные сведения с фискального накопителя и создать отчёт о закрытии архива ФН. Данные отчёта передаются в ФНС вместе с заявлением о снятии.

Если ваш накопитель заблокирован в связи с истечением срока службы, а касса передала в налоговую не все документы, необходимо извлечь данные с устройства при помощи специальной программы для работы с ФН через ПК — FN Transfer (FNArc). Скачать утилиту для работы с ФН можно на официальном портале ФНС. Затем её следует установить, подключить фискальный накопитель через порт USB к ПК и запустить программу. Файл с документами, которые не были переданы в ФНС, необходимо приложить к заявлению о снятии кассы с учета.

В случаях кражи или утраты ККТ, отчет о закрытии фискального накопителя не требуется, а вот при поломке фискального накопителя отчёт не формируется только если его изготовитель подтвердит невозможность считывания данных (п. п. 8, 8.1 ст. 4.2 Федерального закона №54-ФЗ).

Если ККТ применялась в режиме без передачи данных в налоговый орган, нужно провести считывание фискальных данных всех фискальных документов (п. 14 ст. 4.2 Федерального закона №54-ФЗ).

Как подать заявление

Существует три способа подачи заявления на снятие. Это можно сделать:

• лично посетив любое отделение ФНС;
• через Личный кабинет оператора фискальных данных;
• через личный кабинет на сайте https://www.nalog.gov.ru.

В случае поломки фискального накопителя не получится снять ККТ с учёта в ЛК ОФД. В этой ситуации необходимо закрыть ФН при помощи утилиты для регистрации кассы на ПК, а снять с учёта технику можно в ЛК на сайте налоговой.

Снимаем кассу с учёта

Сначала следует убедиться, что все фискальные документы переданы в ОФД. Для этого надо закрыть смену и посмотреть в отчёте количество не переданных документов. Если в отчёте указано «количество непереданных ФД — 0», значит все чеки переданы и можно закрывать накопитель, выбрав «архивация ФН». При этом распечатается отчёт, который необходимо приложить к заявлению. После того, как фискальный накопитель закрыт, его следует извлечь из кассового аппарата и хранить в течение пяти лет.

Если ККТ сломана и её нельзя починить, в также при утере или краже отчёт делать не надо, так как это невозможно.

Если касса работала в автономном режиме без передачи сведений в ОФД, следует выгрузить все данные с фискального накопителя с помощью специальной утилиты и приложить к заявлению в ФНС.

Теперь можно создавать заявку на снятие с регистрации. Удобнее это сделать онлайн в Личном кабинете OFD.ru (в карточке кассы) или на сайте налоговой (в разделе «Учёт ККТ»). Заявление подписывается с помощью сертификата КЭП и отправляется в ФНС.

В случае кражи, утери или поломки устройства, вместе с заявкой необходимо предоставить подтверждающие документы.

Налоговики должны рассмотреть заявление в десятидневный срок. Если заявка одобрена, в ответ придёт карточка о снятии с учета. Если в ФНС посчитают, предоставленные данные недостоверными или неполными, в ответ придет отказ. Для того чтобы не нарушить сроки, лучше не допускать ошибок при подаче заявления. 

Если кассу сняла с учёта налоговая, необходимо в течение двух месяцев после получения письма из ФНС создать отчёт о закрытии фискального накопителя. В случаях, когда касса закрывается в связи с нарушением требований закона, нужно передать соответствующий ФН в инспекцию в течение одного месяца — сотрудники налоговой сами считают с него данные. Если выяснится, что проблемы были именно в накопителе, а касса работает корректно и отвечает требованиям закона, её можно зарегистрировать заново.

Снятие кассы с учёта при ликвидации ИП

Закон предусматривает упрощенный порядок при исключении индивидуального предпринимателя из ЕГРИП. В этом случае сотрудники налоговой сами снимают кассу с учёта, предпринимателю не обязательно подавать заявление. Но ИП необходимо выполнить следующие шаги:

• убедиться, что все чеки переданы в ОФД;
• сформировать заявление о снятии ИП с учёта;
• заплатить пошлину в размере 160 рублей;
• подать заявление в ФНС вместе с паспортом и чеком об оплате пошлины.

После всех действий ИП закрывают в течение пяти рабочих дней, ККТ будет снята с учета автоматически.

Какие проблемы возникнут, если нарушить сроки при закрытии кассы

Согласно статье 14.5 КоАП, за несвоевременное снятие с учёта ККТ грозит:

• для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц — предупреждение или штраф в размере 1 500 — 3 000 рублей
• для компании — штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Если не закрыть кассу при потере, краже или передаче другому лицу, помимо штрафов можно столкнуться и с другими сложностями. С пробитых другим лицом сумм налоги придётся платить прежнему владельцу, так как ФНС будет учитывать все чеки, как доходы лица, на чьё имя зарегистрирована касса. Так как по данным налоговой касса по прежнему будет числиться за вашей организацией, при плановых проверках инспекторы будут обращаться также к вам.