Как облачные кассы Ferma помогают оптимизировать приём платежей в такси

Закон 54-ФЗ обязывает компании и предпринимателей, оказывающих услуги такси, выдавать клиенту чек во время расчёта. Такое требование распространяется и на отдельных предпринимателей, и на таксопарки, даже на те, которые работают через агрегаторы, за исключением ряда случаев. Рассмотрим, когда использование онлайн-кассы обязательно, в каких случаях чеки можно не пробивать, какие ККТ стоит выбрать для оптимизации процесса приёма платежей в такси.

Как принимать оплату и пробивать чеки в такси

Предприниматели, оказывающие услуги перевозки, могут принимать оплату несколькими способами:

1. Таксопарк работает через агрегатора. В этом случае клиенты заказывают такси через приложение агрегатора. После завершения поездки, оплата списывается с привязанной карты. В этом случае агрегатор выступает в роли платёжного агента, и обязанность пробить чек лежит на нём. Если клиент оплачивает поездку наличными или банковской картой водителю — оплата поступает минуя агрегатора, и за пробитие чека ответственен таксопарк.
2. Компания, оказывающая услуги такси, работает самостоятельно, не прибегая к услугами агрегатора. В этом случае, как при безналичном, так и при наличном расчёте, таксопарк должен сформировать чек.
3. Водитель, зарегистрированный как индивидуальный предприниматель, оказывает услуги такси самостоятельно, без наемных работников и договора с таксопарком или агрегатором. Он сам должен пробивать чеки при получении оплаты за поездки.
4. Если водитель зарегистрирован, как самозанятый, работает без агрегатора и самостоятельно принимает оплату, он может не покупать кассу. Чеки на оплату самозанятый может формировать в приложении «Мой налог» или в приложении банка, если в нем имеется инструментарий для самозанятых. Клиенту такой чек отправляется в электронном виде на email или по номеру телефона.
5. Компания оказывает услуги перевозки по договору с юридическим лицом или частным предпринимателем, и оплата производится переводом на расчётный счёт поставщика услуги предоплатой или постоплатой за определенный период, а не за каждую поездку. При безналичном расчёте между организациями или индивидуальными предпринимателями не надо применять онлайн-кассу. Но если оплата по договору будет осуществляться наличными или с использованием электронного средства платежа, необходимо будет сформировать чеки.

Таким образом, мы видим, что даже если таксопарк работает с агрегатором, ему понадобится касса для фискализации наличных платежей. Также касса понадобится всем компаниям и индивидуальным предпринимателям, оказывающим услуги такси кроме:

• самозанятых;
• организаций или ИП, оказывающих услуги только по договору с оплатой безналичным расчётом;
• случаев оказания услуги перевозки в труднодоступных местностях, где нет интернета, при условии выдачи по требованию клиента документа, подтверждающего расчёт. Список таких территорий определяют власти субъектов Федерации и публикуют на официальном сайте. В этот перечень не входят города, районные центры и посёлки городского типа.

Как оформлять чеки в такси

Существует несколько особенностей при формировании чека за поездки:

• в качестве услуги на кассовом аппарате водитель выбирает перевозку пассажира или груза;
• кроме выбора в меню кассы, можно считывать стоимость по таксометру;
• среди дополнительных услуг можно выбирать: ожидание (бесплатное 1-3 минуты, далее - платно), километраж поездки, использование детского кресла и пр.;
• в чеке вместо адреса расчетов должен указываться номер, модель и марка автомобиля.

Также в чеке должно быть адрес и наименование организации или индивидуального предпринимателя.

Какая касса нужна для такси

Мы разобрались с тем, какая организация несёт ответственность за формирование чека. А теперь рассмотрим, кто непосредственно его пробивает и на какой кассе.

Если клиент расплачивается наличными, чек должен сформировать водитель.

При оплате поездки на борту транспортного средства в соответствии с пп. 2 п. 5.7 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ компания вправе не предоставлять клиенту бумажный чек, а направить его электронную версию или предъявить QR-код, считав который заказчик может открыть полную версию фискального документа.

Для формирования чека водителем предусмотрено несколько вариантов:

1. Можно обеспечить каждую машину автономным кассовым аппаратом с фискальным накопителем и, желательно со встроенным блоком эквайринга. Для печати чеков можно использовать принтер или направлять клиенту только электронный чек.
2. Обеспечить каждую машину фискальным регистратором. Такое устройство не имеет дисплея и устройства ввода, оно может работать только вместе с планшетом или смартфоном. Это более сложное и дорогое решение. Но регистратор удобнее тем, что не надо вручную вводить стоимость поездки, сохраняет все данные о поездках в памяти, учитывает полученную наличность.
3. Использовать удаленную стационарную кассу, которая установлена в офисе. Водитель с помощью сервисного программного обеспечения передает на кассу сведения о завершении поездки, ККТ пробивает чек, электронную версию отправляет клиенту.
4. Взять в аренду облачную кассу. При этом кассовый аппарат не покупается, а берется в аренду. ККТ располагается в ЦОДе поставщика услуги, а обращение к кассе происходит через интернет. Водитель обращается к облачной кассе с помощью мобильного устройства, пробивает чек, который в электронном виде уходит клиенту.

При приеме онлайн-платежей агрегатором или таксопарком самое удобное решение — облачная касса, предусмотренная специально для интернет-платежей. ККТ интегрируется с интернет-эквайрингом и сервисной программой, при поступлении сведений о приходе денег, онлайн-касса автоматически формирует чек.

Почему облачный сервис Ferma лучшее решение для таксопарков и агрегаторов 

Аренда облачной кассы Ferma имеет ряд преимуществ перед решением оснащения каждой машины отдельной ККТ и установки стационарной онлайн-кассы в офисе таксопарка.

Арендная плата значительно ниже, чем стоимость покупки онлайн-касс в собственность. Можно подумать, что покупка одной удалённой кассы всё же более выгодное решение на дистанции, потому что со временем сумма за аренду может превысить стоимость приобретенной кассы. Но при этом следует учитывать, что поставщик услуги полностью берет на свою ответственность обслуживание, обеспечение работоспособности, замену ПО, замену и хранение ФН. В случае покупки ККТ, все эти заботы лягут на плечи владельца. Необходимо будет оплачивать техническое обслуживание, самостоятельно закупать и менять ФН.

Облачные кассы хранятся в ЦОДе, где обеспечивает оптимальный микроклимат, в котором кассы намного реже выходят из строя. Также в ЦОДе кассы надежно защищены от взлома, кражи, перепадов электроэнергии, там обеспечено резервное питание и доступ в интернет для работы без перебоев.

По сравнению с оснащением каждой машины своей ККТ, экономия достигается также за счёт уменьшения числа фискальных накопителей. Ведь фискальный накопитель необходимо установить в каждую онлайн-кассу. Если сотрудники таксопарка пользуются одной облачной кассой, то и фискальный накопитель нужен только один.

Одна облачная касса может формировать чеки для более чем 100 машин, в это же время фискализируя и платежи, производимые на сайте или в приложении.

Как работает облачная касса Ferma для такси

Управление арендованными ККТ осуществляется через Личный кабинет Клиента (ЛКК). Облачная онлайн-касса интегрируется с эквайрингом и приложением. Если клиенты оплачивают заказы онлайн — чеки формируются в автоматическом режиме при поступлении на ККТ сведений о поступлении платежа.

При оплате наличными водителю — чеки формируются в ручном режиме в Личном кабинете Клиента. Для работы в ЛКК не надо устанавливать никакое дополнительное программное обеспечение — доступ обеспечивается через браузерную версию.

У предпринимателя может возникнуть вопрос: а не опасно ли предоставлять доступ водителям к личному кабинету, в котором отображаются все сведения о кассах и чеках. Ответим — нет, не опасно. В ЛКК сервиса Ferma предусмотрена гибкая настройка прав доступа для сотрудников. Причём доступ может настраиваться как для группы работников, так и для каждого человека персонально. Таким образом, можно отрегулировать права сотрудников так, что они не будут видеть никакие данные, которые им не положено знать.

Подключить облачные кассы Ferma просто

Одно из преимуществ нашего сервиса в том, что подключиться и начать принимать платежи можно за один день:

1. На нашем сайте размещён удобный калькулятор для расчёта необходимого количества касс и ФН в зависимости от объёма платежей.
2. В Личном кабинете Клиента предусмотрена авторегистрация облачных касс без посещения налоговой инспекции.
3. В арендную плату включена услуга ОФД и ЭДО для получения закрывающих документов. Для подключения этих сервисов не надо заключать отдельные договоры, так как компания OFD.ru является одновременно оператором облачного сервиса Ferma, оператором услуг фискальных данных и оператором электронного документооборота.
4. С помощью готовых решений по интеграции, вы быстро сможете настроить подключение облачных касс Ferma к банковскому эквайрингу, а также к своей CRM чтобы работать в привычном интерфейсе. 

Для начала работы необходимо выбрать тарифный план, подходящий для объемов вашего бизнеса, и внести оплату. Мы предлагаем планы с разными условиями:

Тариф «Срочный» — оплата производится за определённый период, количество пробитых чеков при этом не ограничивается. Срочный тарифный план можно подключить на 1, 6, 12, 13, 15 или 18 месяцев. Вы можете продлевать услугу каждый месяц, или сразу оплатить период, равный сроку действия фискального накопителя.

Тариф «Почековый» — оплачиваются только чеки, без ограничения по периоду. Чем больше приобретаемый пакет, тем дешевле стоимость одного фискального документа. Чеки на балансе не сгорают. Подходит для старта деятельности. Пакеты можно приобрести на 399, 699 или 999 чеков. 

Если число машин в таксопарке увеличивается и одна касса уже не справляется с потоком операций, в любой момент можно подключить дополнительные ККТ. При этом в нашем сервисе реализовано уникальное ПО — облачный балансировщик, которое благодаря равномерному распределению платежей между ККТ позволяет уменьшить необходимое количество касс до 50%, а также исключить быстрое заполнение отдельных ФН.

Ferma — это сервис под ключ, в который входит:

• аренда облачной кассы на срок, согласно условиям тарифа;
• установка, замена и хранение фискального накопителя;
• программное обеспечение для осуществления фискализации за 1 секунду;
• автоматизированный процесс регистрации кассы в ФНС;
• услуга ОФД на весь срок аренды;
• подключение к системе ЭДО.Поток для получения закрывающих документов;
• отправка чеков по email или номеру телефона;
• хранение данных ФН в течение пяти лет;
• хранение и доставка ФН по запросу клиента;
• единый личный кабинет для работы с кассой, мониторинга продаж, получения отчётов, ручной отправки чеков, ведения электронного документооборота и покупки дополнительных услуг;
• оперативная и заблаговременная замена ФН без отключения работы сервиса;
• готовые интеграционные решения и присоединение по API.

Все действия по подключению и регистрации совершаются удалённо (для заключения договора и регистрации кассы в ФНС необходим сертификат усиленной КЭП).

Частые вопросы

Надо ли таксопарку иметь собственную или арендованную ККТ, если мы работаем через агрегатор?

Таксопарку потребуется собственная онлайн-касса или аренда облачной кассы, если организация принимает наличные платежи. Если вы работаете с агрегатором и принимаете только безналичную оплату, тогда можно обойтись без ККТ, так как агрегатор выступает в роли платежного агента и самостоятельно пробивает чеки при безналичной оплате.

Необходимо установить кассовый аппарат в каждую машину таксопарка?

Не обязательно. В пп. 2 п. 5.6 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ говорится о том, что расчётах за услуги такси можно допустимо применять кассу, расположенную вне места оплаты. Следовательно, таксопарк может использовать удалённую или облачную кассу.

Необходимо ли выдавать клиенту такси бумажный чек?

Нет, чек не обязательно печатать. Закон разрешает водителю такси, принимающему оплату за услугу на борту транспортного средства, передавать чек клиенту в электронном виде или предъявлять QR-код.

Какие штрафы предусмотрены за работу такси без ККТ?

Водитель заплатит штраф 2000 рублей, если не предоставил чек клиенту. Если работает без кассы вообще, то ИП оштрафуют на 10 000 рублей, юрлицо на 30 000 рублей.

Также есть штрафы за неправильное указание услуги в чеке – 3000-10 000 рублей. Если данные о платежах не будут переданы в налоговую штраф составит также 3000-10 000 рублей.