Как исправить ошибки в НДФЛ

Если в расчёт 6-НДФЛ закралась ошибка, следует сделать корректировку. Рассмотрим, наиболее частые нарушения, допускаемые при заполнении 6-НДФЛ, как подготовить уточнённый расчёт, а также, в каких случаях корректировка является обязанностью, а в каких правом налогового агента.

Когда требуется представить уточненку по 6-НДФЛ

Если налоговым агентом в первичном 6-НДФЛ не указаны какие-либо сведения или допущена ошибка, необходимо подать уточненный расчёт. При этом, на основании разъяснений налоговой (письма ФНСот 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@,от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@) уточнёнку следует подать как при занижении сумм налога на доход физического лица, подлежащих к уплате в бюджет, так и при завышении, в отличии от других деклараций, когда при завышении уточнённый расчёт является правом, а не обязанностью налогоплательщика.

Если ошибка в 6-НДФЛ не повлияла на сумму налога, и налоговый агент подал уточнения прежде, чем нарушение заметили налоговые инспекторы, на него не будет наложен штраф за предоставление недостоверных сведений.

Нарушения в расчётах могут возникать из-за математических ошибок при подсчёте сумм,а также из-за упущения каких-либо сведений. В своих письмах налоговая разъясняет отдельные ситуации, при которых необходимо подать уточненку:

1. При перерасчёте дохода за предыдущие периоды (письмо от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@ вопрос 8 и от27.01.2017 № БС-4-11/1373@ пункт 2).
2. Если в отчётном периоде отображена начисленная, но не выданная заработная плата. Например, зарплату за май работники получили в июле. В декларацию за 1 полугодие её включили. Это неправильно, так как дата получения дохода— это день фактической выплаты этого дохода (правила изменены в 2023 году).

Уточненный расчет оформляется на бланке, который действовал в период подачи первичной 6-НДФЛ. Сейчас действует форма, утверждённая Письмом ФНС от 04.12.2023 №БС-4-11/15166@.

Как проверить правильность заполнения 6-НДФЛ

Чтобы убедиться, что корректирующая форма 6-НДФЛ заполнена верно, и у ИФНС не будет причин к4для отправки требования об устранений расхождений, нужно проверить корректность заполненных данных. Для этого налоговики разработали специальные контрольные соотношения показателей.

Перечень соотношений и порядок проверки для 2023 года представлены в письме ФНС России от 18.02.2022 №БС-4-11/1981@ (с изменениями из Письма ФНС от 30.01.2023 № БС-4-11/1010@ и других писем). Для 2024 года перечень контрольных соотношений и порядок проверки указаны в Письме ФНС России от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@.

Что будет, если не подать уточнённый расчет

Любая неточность в отчётности признаётся налоговыми инспекторами за подачу недостоверных сведений. Если не внести исправления, за каждый документ с ошибкой ФНС начислит штраф в соответствии с пунктом 1 статьи 126 НК РФ в размере 500 рублей для юрлица или индивидуального предпринимателя. Кодексом также предусмотрен штраф и для должностного лица в размере 300-500 рублей.

Помимо этого, если ошибка или невнесение сведений привели к занижению суммы НДФЛ, организации придется выплатить штраф в размере 20% недоплаченного налога.

Подача уточненки всегда позволяет избежать штрафных санкций?

Здесь есть нюансы. Как мы уже указали выше, самостоятельное исправление ошибки, не повлиявшей на сумму налога, освобождает от штрафа за предоставление недостоверных сведений (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Если же ошибка привела к несвоевременной уплате НДФЛ в бюджет, то на компанию или индивидуального предпринимателя может быть наложено два штрафа (в случае, если несоответствие нашла налоговая):

• по статье 126.1 НК РФ за недостоверные сведения;
• по статье 123 НК РФ за несвоевременное перечисление налога в бюджет.

Подача уточнёнки в данном случае освобождает от штрафа по статье 126.1.

В Налоговом Кодексе предусмотрены условия и для освобождения от штрафа по статье 123 (п.4, 6 статьи 81 НК РФ). Для избежания взыскания следует сначала перечислить недоплаченную сумму налога, а также пени, и только после этого подавать уточнёнку. В случае, если налог и пени были уплачены задолго до того, как подаётся уточняющая декларация, желательно оформить сопроводительное письмо, уведомляющие об уплате.

В случае нахождения ошибки, не повлиявшей на сумму НДФЛ, перед подачей корректировки следует проверить, был ли уплачен налог. Если нет, то перечислить, и после этого подать уточнённый расчёт.

Если компания не допускала ошибок в 6-НДФЛ, но несвоевременно оплатила НДФЛ, она также может быть освобождена от штрафа. Такое решение принял Конституциональный Суд РФ — Постановлению Конституционного Суда РФ от 06.02.3018 № 6-П. Для этого необходимо оплатить налог и пени до того, как налоговая обнаружит нарушение.

Когда можно не подавать корректировку

И все же существуют ситуации, когда уточнёнку можно не делать. К ним относятся следующие случаи:

1. Сотрудник поменял статус с резидента на нерезидента или наоборот в последнем квартале года. Ранее достаточно было отразить изменение в годовой декларации. С 2024 года ставки НДФЛ для резидентов и нерезидентов стали равными, поэтому перерасчёт делать не надо.
2. Работник с опозданием предоставил документы по вычету. Даже если сотрудник подал заявление на вычет вовремя, а подтвердил документами его позднее, за прошлые периоды уточнёнку подавать не надо. Перерасчёт НДФЛ оформляется в том месяце, когда поданы документы (разъяснение в Письме ФНС от 12.04.2017 № БС-4-11/6925 и УФНС по г. Москва от 03.07.2017 № 13-11/099595).

В описанных ситуациях корректировочный расчёт можно не подавать и это не будет считаться нарушением.

Если в конце года найдена ошибка в разделе 2 6-НДФЛ за I квартал, надо подать корректировку и за I квартал, и за полугодие и за 9 месяцев, так как данные в разделе 2 формируются нарастающим итогом.

В случае обнаружения ошибки в разделе 1 первого квартала или на титульном листе, достаточно предоставить уточненку только за I квартал, так как первый раздел формируется поквартально. 

При нахождении ошибок в расчёте, которые не связаны с суммой НДФЛ, компания может не делать корректировку. Поскольку в данном случае представление уточнёнки является правом, а не обязанностью налогового агента. Но воспользоваться этим правом всё же стоит, чтобы избежать штрафа за недостоверные сведения (п. 2 ст. 126.1 НК РФ, письмо ФНС Россииот 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

Как составить уточнённый расчёт

Корректировка подаётся в том же виде, в каком был составлен первоначальный расчёт. Если он был оформлен на бумаге, уточнёнка также оформляется на бумаге. Если 6-НДФЛ формировалась в электронном виде и передавалась через ЭДО, то и уточнённый расчёт следует оформить и предоставить через ТКС.

Рассмотрим некоторые типичные ошибки и как их исправить.

Расчёт был подан не в то отделение ИФНС

Если в отчёте неправильно был указан код КПП или ОКТМО, для исправления следует подать две декларации:

1. В первоначальной декларации оставить все данные, кроме неверно указанных КПП или ОКТМО. Исправить значение кода на верное и предоставить расчет с номером 000.
2. Во второй декларации следует оставить прежние (неправильные) значения КПП или ОКТМО, во всех разделах проставить нули. Подается с номером 001.

Даже если корректировочные декларации по данному виду ошибки будут сданы с опозданием, на налогового агента не накладывается штраф.

Корректировка по отпускным

Перерасчёт нужен, если была неправильно указана сумма выплаченных отпускных (с 2024 года в 6-НДФЛ указывается именно выплаченная сумма, а не начисленная). В этом случае в строке 120 раздела 2 указывается верная сумма оплаты за отпуск.

Если неправильно был указан размер исчисленного или удержанного налога, исправления вносятся в строку 140 или 160 соответственно.

Если пересчитана начисленная сумма оплаты, корректировку подавать не надо, так как налог рассчитывается от фактически выданной суммы.

Корректировка материальной выгоды и налога с неё

Подача уточнёнки может потребоваться, если у сотрудника был удержан НДФЛ с материальной выгоды в 2023 году. Затем работник решил воспользоваться разрешением Правительства РФ не удерживать налог с этого вида дохода в 2021 — 2023 годах и написать заявление о возврате.

Также необходимость подать корректировочный расчёт возникнет, если неправильно был указан налог в 6-НДФЛ в течение 2023 года. В этом случае нужно переделать все декларации 6-НДФЛ за 2023 год, начиная с того периода, когда он впервые появился. Для этого берётся раздел 2 (старой формы) по ставке 35%, в нём:

• меняются суммы строк 110, 112 (вычитается сумма полученной материальной выгоды);
• меняется сумма строки 140 (вычитается НДФЛ с материальной выгоды);
• строка 160 остаётся без изменений.Также необходимо подать уточненку, если неправильно была рассчитана сумма.

В 2024 году удержание НДФЛ с материальной выгоды — законно. Если сумма налога указана неверно, она корректируется таким же образом, как указано в разделе по исправлению налога и дохода.

По сотрудникам, имевшим материальную выгоду за 2023 год, в 2024 году надо будет подать корректирующие или аннулирующие справки о доходах и налогах (приложение 1 к расчёту) в случае обнаружения ошибки после сдачи годового отчета за 2023 год.

Если излишне удержанный налог по материальной выгоде был в 2021 или 2022 году, тогда требуется подать корректировки по прошедшим периодам, а в текущем вернуть сотруднику налог.

Корректируются значения строк 110 и 140 раздела 2 по ставке 35 %. А в годовой уточнённый расчёт необходимо включить корректирующие или аннулирующие (если не было других доходов) справки о доходах и суммах налога физических лиц (приложение № 1) в отношении только тех работников, данные которых уточняются (письмо ФНС РФот 06.04.2022 года № БС-4-11/4160@). В справках корректировке подлежат доходы в виде материальной выгоды по кодам доходов 2610, 2630, 2640 и 2641.

Исправления в справках о доходах и налогах

Если ошибка найдена в годовой справке о доходах и налогах, делается корректировка конкретной справки с неточностью. Другие справки, в которых все сведения верные, не надо повторно предоставлять, так как документ формируется отдельно на каждого застрахованного.

Номер справки указывается прежний, а в графе «номер корректировки сведений» — порядковый номер уточнения (01, 02 и т. д.)

В некоторых случаях подается аннулирующая справка, например:

• сведения по застрахованному лицу подали в другое отделение ИФНС;
• в справке сотрудника ошибочно указали данные его однофамильца;
• работник головного офиса по ошибке попал в список обособленного подразделения.

 Аннулирующая справка подается с номером 99.

В какие сроки надо подать уточнёнку

Предоставить в налоговую корректировочный расчёт надо как можно скорее после того, как обнаружена ошибка или в течение пяти рабочих дней, если поступило требование от ФНС. Важно подать исправления до того, как их обнаружили налоговые инспекторы.

Передать уточненную декларацию 6-НДФЛ следует в один из периодов:

1. В промежуток времени после даты подачи первоначального расчёта и до последнего дня разрешённого периода подачи декларации. В этом случае, корректировка будет считаться как исходный вариант и наказания со стороны ФНС не будет;
2. После последнего дня периода отправки отчета и крайним сроком уплаты НДФЛ. В такой ситуации есть риск, что налоговики сами обнаружат несоответствие и направят требование. Если налоговый агент самостоятельно (без запроса) уплатит недостающую сумму налога и подаст исправленную декларацию — санкций не будет. Так же их не будет, если компания или ИП успеют внести исправления и оплатить недоплаченные суммы в течение пяти рабочих дней после получения требования.
3. После окончания срока подачи отчетности и уплаты НДФЛ. В данном случае будет начислен штраф за просрочку уплаты налога в размере 20% от неуплаченной суммы. Если уточненка подается без требования или в установленные требование сроки, дополнительного штрафа не будет.

Следовательно, чтобы не получить штраф надо:

• доплатить налог и подать уточненку раньше, чем поступит требование об устранении расхождений от налоговой;
• если требование поступило, доплатить НДФЛ и подать уточнения в течение пяти рабочих дней;

Также не будет штрафа, если налоговая не найдет ошибок и несоответствий в декларации во время проверки.

В независимости от того, выписан штраф или нет, при недоплате налога в установленный срок придется уплатить пени. Пени по налоговому агенту считаются по ставке 1/300 от ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки до 30 дня включительно и 1/150 ставки начиная с 31 дня. Для ИП ставка остаётся той же (1/300) на весь период просрочки.