Стационарная и облачная онлайн-касса — отличия и сходство

С 2017 года в продавцы в России начали применять кассовую технику, передающую в ФНС сведения о продажах через интернет, в 2018 году на рынке появились облачные кассы. Разбираемся, в чем разница и сходство между стационарными и облачными онлайн-кассами, какой вид ККТ более удобный и выгодный, кому подойдет обычный кассовый аппарат, а кто может подключиться к облачному решению для пробивания чеков.

Стационарная касса всегда находится в месте расчета — в торговой точке, пункте выдачи, офисе, на складе. То есть, там, где осуществляется продажа и принимаются деньги от клиентов.

Разновидностью стационарной онлайн-кассы является мобильный терминал, его можно использовать при развозной торговле, продажах на рынках, при доставке товаров и в других подобных случаях. Мобильная касса во время пробития чека, так же как и стационарная, находится на месте расчета.

В отличие от обычной онлайн-кассы облачная ККТ располагается в Дата-центре оператора сервиса или его партнера и применяется при дистанционных платежах — таких, при которых продавец и покупатель лично не контактируют (кроме некоторых исключений, их мы рассмотрели в разделе «Когда можно применять стационарные и облачные кассы»).

Получается, что продавец может вести торговлю в любом городе России и фискализировать расчеты на облачной ККТ, расположенной в Москве.

Также облачная касса может располагаться в автоматическом устройстве для приема платежей, в этом случае она встраивается в корпус автомата.

На обычном кассовом аппарате чеки пробивает кассир. Число кассиров в торговой точке зависит от того, сколько единиц контрольно-кассовой техники работает одновременно — на каждый аппарат нужен сотрудник. Кассир формирует чек в момент получения денег от покупателя (или выдачи денег).

Облачная касса может пробивать чеки без участия кассира. Информация о приходе платежа поступает на ККТ через интернет, а чек формируется автоматически. Для настройки такого процесса пробития чека необходимо интегрировать облачную ККТ с интернет-эквайрингом или платежной формой на сайте. В этом случае для работы облачной кассе не нужен кассир.

Наряду с автоматическим пробитием, в облачном сервисе Ferma предусмотрена возможность сформировать чек вручную в Личном кабинете Клиента. Также в ЛКК есть инструменты для пакетного пробития чеков по банковскому реестру или шаблону. При установлении интеграции кассы Ferma с 1С можно пробивать чеки прямо из бухгалтерской программы.

Стационарная касса располагается в точке продаж. За ее работоспособность, ремонт, замену фискального накопителя, своевременное обновление ПО несет ответственность владелец ККТ. Обычно для обслуживания заключается договор с ЦТО.

В целях экономии небольшие компании часть работ по настройке и обслуживанию делают самостоятельно, например, заменяют фискальный накопитель. При этом всегда есть риск испортить ФН неправильными действиями. Тогда придется покупать новый накопитель, а это серьезные затраты для небольшого бизнеса. Лучше привлекать специалистов, но их услуги надо оплачивать.

Облачная касса устанавливается в Дата-Центре оператора сервиса или его партнера. Дата-Центр — это специально оборудованное помещение, в котором поддерживается оптимальная для техники температура и влажность. Помещение хорошо охраняется, что исключает возможность кражи или порчи ККТ. В Дата-центре организовано резервное электропитание и доступ в интернет. Ответственность за техническое обслуживание и обеспечение работоспособности несет оператор сервиса. Обновление ПО происходит автоматически — облачные кассы Ferma всегда соответствуют требованиям законодательства. Клиенты Ferma не несут дополнительные расходы на техобслуживание — все входит в арендную плату.

Замена фискального накопителя также осуществляется силами технических специалистов оператора сервиса. Пользователю надо лишь заранее побеспокоиться о приобретении ФН, а также настроить, когда его заменить. Все это можно сделать дистанционно в Личном кабинете Клиента.

Стационарный кассовый аппарат можно применять при любых продажах. Законодательных ограничений по его применению нет. Традиционно обычные онлайн-кассы стоят в офлайн-магазинах, на рынках, в кафе, ресторанах, — везде, куда покупатели приходят оплатить покупку лично. Даже при приеме онлайн-платежей не запрещено пробивать чеки на обычной онлайн-кассе, но в большинстве случаев это не удобно.

Облачные кассы можно использовать везде, где есть онлайн-платежи. Если клиенты расплачиваются за товары, услуги, работы на сайте, в приложении, в платежном терминале, переводят деньги на расчетный счет через оператора банка — продавец может использовать облачную кассовую технику, а чеки отправлять покупателю в электронном виде.

Есть несколько ситуаций, в которых клиент и представитель селлера контактируют в момент расчета, но при этом законом 54-ФЗ разрешено применять облачную ККТ:

• оплату принимает курьер по месту доставки;
• расчет осуществляют работники, оказывающие услуги или выполняющие работы на выезде;
• водитель или кондуктор принимают оплату за проезд или провоз багажа на борту транспортного средства.

Облачные сервисы фискализации успешно применяются в следующих сферах бизнеса:

• интернет-магазины;
• вендинг;
• телеком;
• ЖКХ;
• службы доставки;
• такси;
• образовательные услуги;
• аптеки;
• клининг;
• любые услуги и работы на выезде;
• аренда и продажа недвижимости;
• туризм.

Компания может использовать и стационарную, и облачную ККТ для приема платежей за разные виды услуг. Например, заведение общепита осуществляет также доставку готовых блюд. Оплата доставляемых блюд производится на сайте, в приложении или курьеру. Для пробивания чеков в кафе необходима стационарная касса, а для фискализации платежей за онлайн-заказы и доставку может использоваться облачная.

На рынке представлено большое разнообразие моделей онлайн-касс. Они различаются размерами, функционалом, скоростью работы и другими возможностями. Цена на разные виды ККТ сильно отличаются:

• самые простые автономные кнопочные кассы стоят 5—12 тысяч рублей, они подойдут только для микробизнеса с небольшим ассортиментом товаров;
• фискальные регистраторы стоят от 5 до 40 тыс. руб., для их работы необходим персональный компьютер с товароучетной программой;
• смарт-терминалы — универсальное решение для любого бизнеса, стоят от 12 до 40 тысяч рублей;
• POS-система — полностью оборудование место кассира подходит для работы в крупных торговых точках с большой проходимостью — от 40 тысяч рублей.

Стационарную кассу пользователь приобретает в собственность. Учитывая, что для начала продаж, как правило, надо приобрести сразу несколько касс, а к каждой еще и фискальный накопитель, покупка кассовой техники становится большой финансовой нагрузкой. Кроме этого, для работы в соответствии с законом необходимо подключить услугу ОФД для каждой единицы ККТ.

Облачные кассы не покупают, а берут в аренду. Для того чтобы подключиться к облачному сервису Ferma и начать фискализировать платежи, надо купить фискальный накопитель и оплатить аренду за месяц, услуга ОФД входит в стоимость. Это решение намного экономичнее, чем покупка кассового аппарата.

Для клиентов облачного сервиса Ferma предусмотрены гибкие линейки тарифных планов: для старта продаж подойдет почековый тариф, в котором оплата производится только за пробитые чеки, пакет можно использовать в течение трех лет. Бизнес с более стабильными продажами может выбрать тарифный план из линейки срочных. Срочные тарифы предоставляют возможность оплачивать услугу помесячно или сразу за период 6, 12, 13, 15, 18 месяцев.

За пользование облачной ККТ необходимо оплачивать арендную плату каждый месяц. На длительной дистанции может наступить момент, когда сумма арендных платежей превысит стоимость стационарной кассы. Поэтому на первый взгляд может показаться, что стационарная касса — более выгодный вариант. Но это далеко не всегда так. Рассмотрим почему. 

Если сравнивать отличия стационарной кассы и облачной кассы Ferma, можно выделить следующие преимущества облака:

1. Пользователь облачной кассы не несет расходы на техническое обслуживание кассовой техники, замену ФН, обновление ПО. Эти заботы берет на себя оператор сервиса Ferma, дополнительная оплата не взимается.
2. Если не обновить вовремя прошивку кассы в соответствии с требованиями законодательства, чеки будут пробиваться с ошибками. ФНС не примет такие чеки и может выписать штрафы за использование кассовой техники, не соответствующей требованиям законодательства. Пользователь обычной ККТ самостоятельно должен отслеживать нововведения и запрашивать обновления ПО. Программное обеспечение облачной кассы Ferma обновляется всегда своевременно в соответствии с требованиями закона без участия пользователя.
3. Для работы ККТ (и стационарной, и облачной) необходимо подключение к оператору фискальных данных (ОФД). В сервисе Ferma услуга ОФД предоставляется бесплатно на любом тарифном плане, включая почековые, на протяжении всего периода действия аренды.
4. Для фискализации платежей с помощью облачной кассы не нужен кассир. Касса Ferma формирует чек за 1 секунду, благодаря такой производительности одна облачная касса может принимать большой объем платежей и заменить несколько обычных ККТ. А значит пользователь экономит средства на оплату труда одного или нескольких кассиров ежемесячно.
5. Одна облачная касса может заменить несколько мобильных. Например, если оплату за заказ принимает курьер в момент доставки, необходимо каждому курьеру выдать мобильный терминал. Но также все курьеры могут пробивать чеки на одной облачной кассе, обращаясь к ней с мобильного устройства.

Таким образом, если ваш бизнес принимает онлайн-платежи, или оказывает услуги и работы на выезде, облачные кассы Ferma будут оптимальным решением для фискализации расчетов.

Есть один важный момент: выгодность облачной фискализации в значительной степени зависит от условий оказания услуги и ее стоимости, которые сильно отличаются у разных сервисов. Рассмотрим, что надо учесть, чтобы облачные кассы были выгодны.

Как выбрать облачный сервис

Сравнивая предложения от разных операторов услуг, клиенты первым делом обращают внимание на размер арендной платы. Но выгодность сервиса зависит от того, что входит в абонплату, а за что придется доплачивать.

Большинство операторов заявляет в предложении сумму, которая является только стоимостью аренды облачной кассы. А вдобавок придется платить за обслуживание, настройку касс, аренду места на стойке в Дата-центре, программное обеспечение, замену и хранение ФН, услугу ОФД, пробитие чеков коррекции и прочее.

В сервисе Ferma в заявленную стоимость включено все необходимое, чтобы фискализировать расчеты, нет скрытых платежей и вдобавок предоставляется еще ряд полезных дополнительных услуг:

1. Услуга ОФД на все время действия договора аренды бесплатно.
2. Бесплатная регистрация и перерегистрация любого количества касс.
3. Отправка электронных чеков на email покупателя бесплатно, возможность отправлять чеки по номеру телефона в SMS или соцсети за дополнительную плату (устанавливается оператором связи).
4. Ручное пробитие чеков, а также чеков коррекции и возврата. Пакетное пробитие чеков по банковскому реестру или шаблону.
5. Бесплатное пробитие любого количества чеков коррекции.
6. Отправка кодов маркировки в систему «Честный ЗНАК» бесплатно.
7. Бесплатная замена ФН, а также хранение использованных накопителей в течение пяти лет.
8. Более 50 готовых решений для интеграции с банковским эквайрингом, платежными сервисами, CSM, CRM системами. Настройка подключения с помощью готового решения занимает несколько минут.
9. Приложение PWA для доступа к ЛКК и пробитию чеков с мобильного устройства для сотрудников на выезде.
10. Бесплатный доступ для неограниченного числа сотрудников в удобный многофункциональный Личный кабинет Клиента. Управление облачными кассами и услугой ОФД осуществляется в режиме одного окна.
11. Возможность подключения ЭДО из ЛКК.

Для оценки, насколько выгоден для вас сервис Ferma, можно узнать необходимое для ваших продаж число касс с помощью удобного калькулятора, а затем выбрать тарифный план и рассчитать стоимость услуги в месяц.

Мы рассмотрели подробно, в чем сходства и различия обычных и облачных онлайн-касс. Для наглядности собрали результаты в таблицу: