Какие задачи можно решить в Личном кабинете Клиента Ferma

Управление облачными кассами Ferma происходит дистанционно через Личный кабинет Клиента. ЛКК — это многофункциональный центр управления, в котором легко и удобно производить все операции с кассами от взятия в аренду и постановки на учёт в налоговой до ручного пробития чеков и замены фискального накопителя.

Особенности ЛКК Ferma

Основное удобство для пользователя Личного кабинета Клиента Ferma заключается в том, что управление всеми услугами, необходимыми для работы с кассами сервиса, предоставляется в режиме одного окна. В едином интерфейсе вы можете настраивать и контролировать:

• работу облачных касс;
• услугу ОФД;
• рассылку чеков;
• получение закрывающих документов по ЭДО;
• подключение дополнительных услуг.

Ещё одна особенность Личного кабинета Ferma — вы можете зарегистрироваться в ЛКК ещё до заключения договора и получения кассы в аренду. После создания аккаунта клиент получает возможность самостоятельно забронировать необходимое количество облачных ККТ и они сразу будут отображаться в разделе «Кассы Ferma» даже до момента оплаты. Если платёж за аренду не будет произведён, через 7 дней бронь аннулируется.

В зависимости от этапа подключения, на котором находится касса, в ЛКК отображается её состояние, а также в интерфейсе даются подсказки по дальнейшим действиям для ввода кассы в работу.

Если у вас подключено много облачных касс, вы без труда найдёте нужную с помощью системы фильтров по одному или нескольким параметрам, таким как:

• статус ККТ;
• система налогообложения;
• формат фискальных данных;
• место установки;
• модель и срок действия ФН;
• срок плановой замены;
• тарифный план;
• дата последнего документа;
• и другие.

 После чего можно открыть карточку ККТ и получить полную информацию о ней.

В верхней части карточки облачной кассы Ferma отображается основная информация:

• базовые идентификаторы;
• сведения по подключённому тарифному плану и остатку оплаченных дней или чеков;
• срок действия установленного фискального накопителя;
• прогноз замен ФН по причине окончания срока действия или исчерпания памяти;
• баланс предоплаченных ФН;
• критичные статусы — факторы, препятствующие работоспособности кассы, если такие имеются.

В нижнем поле карточки встроены инструменты, необходимые для управления работой кассы:

1. Оплата аренды и ФН — предусмотрена возможность внести платёж несколькими способами: банковской картой, по счёту, с помощью СБП и кодами активации.
2. Настройки — данные для настройки доступа к данной ККТ по API, управление заменой ФН, установки смен.
3. Статистика работы кассы.
4. Регистрация — вы можете зарегистрировать облачную кассу в ФНС, выбрав наиболее удобный для вас способ — прямо из личного кабинета Ferma или на сайте nalog.ru.
5. Снятие с учёта, перерегистрация также доступны в ЛКК, клиент может выполнить эти действия самостоятельно без обращения в службу поддержки.

Также в карточке ККТ вы можете увидеть количество пробитых чеков, принятые налоговой и отклонённые ФД, чеки с маркировкой, дни простоя и работы, систему налогообложения, число отработанных смен.

Все действия с облачной кассой можно совершать прямо из карточки конкретной ККТ, не переходя в другие разделы.

Если у вас есть ККТ, установленные в точках продаж, которые подключены к услуге ОФД от OFD.ru, сведения о них располагаются в разделе «Кассы» — «Список касс». ККТ Ferma отображаются также и в этом разделе наряду с другими вашими кассами. На вкладке «Кассы Ferma» вы можете управлять исключительно облачными кассами.

Рассмотрим подробнее, какие задачи можно решить в Личном кабинете Клиента сервиса Ferma.

Авторегистрация 

В Личном Кабинете Ferma предусмотрена возможность поставить облачные ККТ на учёт в налоговой дистанционно, что значительно экономит ваше время. Перейти к составлению заявки на регистрацию можно непосредственно из карточки кассы. Первым делом надо выбрать более удобный для вас вариант:

• регистрация через Личный кабинет Клиента Ferma (этот способ быстрее и надёжнее);
• регистрация через Личный кабинет налогоплательщика на ресурсе ФНС nalog.gov.ru.

При выборе способа через ЛКК Ferma в форму заявки автоматически загрузятся данные о кассе, фискальном накопителе, ОФД и адресе установки. Вам останется внести следующие сведения:

• место совершения расчётов (юридический адрес или адрес сайта);
• применяемую систему налогообложения;
• признак агента (при необходимости);

А также отметить другие особенности применения ККТ:

• расчёты в интернет;
• касса входит в состав автоматического устройства для расчётов (необходимо указать заводской номер и адрес установки);
• расчёты только за услуги;
• реализация маркированных и (или) подакцизных товаров;
• развозная торговля;
• и другие.

После заполнения заявки необходимо подписать её с помощью КЭП. Окно выбора сертификата квалифицированной электронной подписи открывается по клику на кнопку «Подписать».

Заверенная КЭП заявка отправляется в ФНС, необходимо дождаться присвоения РНМ. После этого на кассе автоматически формируется отчёт от регистрации. Его также следует подписать с помощью КЭП. По результатам проверки данных отчёта, налоговая отправит карточку регистрации ККТ. На этом постановка на учёт окончена, и касса готова к работе.

Перерегистрация

Если вам необходимо перерегистрировать ККТ по причине изменения настроек, вы можете в любой момент сделать это самостоятельно в карточке кассы Ferma.

Система определяет, существует ли необходимость сформировать заявку в ФНС при изменении признаков использования кассы. Если перерегистрация в налоговой не требуется, после внесения новых данных в настройки кассовой техники система сообщит об этом клиенту, и касса будет автоматически введена в работу.

О необходимости перерегистрации по причине замены фискального накопителя (из-за окончания срока использования или заполнения памяти) мы уведомим вас в Личном кабинете.

Оплата услуг

Выбрать тарифный план и произвести оплату аренды облачной онлайн-кассы Ferma можно также прямо из карточки кассы. Для оплаты услуги выберите удобный для вас способом:

• переводом на расчётный счёт;
• банковской картой;
• через систему быстрых платежей;
• кодом активации.

Сразу после поступления средств зачисленная сумма отобразится на вашем балансе в ЛКК Ferma.

Покупка и замена фискального накопителя

Облачные кассы, так же как и любые другие, в соответствии с законом 54-ФЗ должны быть оснащены фискальным накопителем. По окончании срока действия ФН или при заполнении памяти необходимо произвести замену устройства. Установку и замену накопителя производят специалисты сервиса Ferma, клиенту остаётся только позаботиться о своевременном приобретении устройства.

В Личном кабинете можно просмотреть сведения о предстоящих заменах ФН по всем работающим облачным кассам. Информация представлена в разделе Ferma на вкладке «Фискальные накопители». Также график замены ФН по всем кассам (облачным и стационарным) размещён в разделе «Кассы». Прогноз замены накопителей составляется с учётом приближающегося окончания срока действия или заполненности памяти в режиме реального времени.

Если вы видите, что один или несколько ФН у облачных онлайн-касс скоро придётся заменить, побеспокойтесь заранее о приобретении нового фискального накопителя, чтобы наши специалисты могли своевременно осуществить замену.

Со вкладки Ferma — «Фискальные накопители» можно перейти к выбору и оплате ФН, кликнув на кнопку «Купить ФН». В процессе выбора система выдаёт подсказки, какой накопитель подходит вам в соответствии с особенностями вашего бизнеса и ведения продаж.

Для оплаты ФН доступны все те же способы, что и для платежей за услуги:

• банковская карта;
• по счёту;
• СБП;
• коды активации.

Приобретённые накопители отображаются в ЛКК. После замены ФН необходимо перерегистрировать кассу.

Управление аккаунтом

В разделе «Настройки» можно добавлять сотрудников, которые будут иметь доступ в личный кабинет, и назначать им права и роли. Каждому работнику можно дать доступ к определённому набору папок, разделов и действий. Для того чтобы одинаковые настройки предоставить нескольким сотрудникам, настраиваются роли с определённым набором доступов. Назначение ролей позволяет быстро подключать новых пользователей и давать им необходимые права.

В разделе также вы можете:

1. Настроить получение уведомлений об окончании действия тарифного плана, фискального накопителя, пакета услуг и пр.
2. Узнать остаток денежных средств на балансе, просмотреть историю всех операций.
3. Создатьсписок компаний, которым можно передавать данные из ЛКК.

В разделе «Настройки» можно также активировать доступ к сервису электронного документооборота ЭДО.Поток для обмена закрывающими документами и другими услугами.

Интеграции

Для работы облачной кассы необходимы интеграции с интернет-эквайрингом, платёжными сервисами, CRM, CMS системами. Получить все необходимые настройки и инструкции для установки соединения можно прямо из Личного кабинета, для этого перейдите в раздел «Сервис Ferma» — «Как подключиться к облачной кассе».

Выбрав сервис, с которым вы хотите установить интеграцию, перейдите в раздел с инструкцией по настройке.

Работа с чеками

В ЛКК есть все инструменты, необходимые для работы с чеками — отправки клиентам, пробития в ручном режиме, формирования чека коррекции или возврата, контроль чеков с маркировкой, поиск чека.

Отправка чека

Облачные кассы не печатают бумажные чеки, за исключением случаев использования ККТ в составе автоматического средства для расчётов со встроенным принтером. Фискальные документы отправляются покупателям в электронном виде. Для настройки рассылки в ЛКК создан раздел «Чеки покупателям».

Стандартно отправка электронных чеков осуществляется на email или по номеру телефона в зависимости от желания покупателя и того, какой контакт он оставил. Передача электронного чека на email клиента осуществляется бесплатно, за пересылку по номеру телефона придётся доплатить в соответствии с тарифами оператора.

Отправка в приложение или личный кабинет на сайте магазина не считается исполнением обязательств продавца по доставке чека. За непредоставление чека предусмотрена ответственность:

• для должностных лиц и ИП — штраф 2 тыс. рублей;
• для организаций — штраф 10 тыс. рублей.

Если клиент предоставил и адрес электронной почты, и номер телефона, то у продавца появляется выбор, каким способом отправить чек. Для клиентов Ferma список вариантов рассылки электронных чеков не ограничивается только email и СМС. При получении номера телефона покупателя чек можно отправить также в сообщении в Viber, «Одноклассники», «ВКонтакте».

В ЛКК Ferma организован каскадный способ отправки электронных чеков — если сообщение не доставлено покупателю выбранным методом, всегда есть запасные варианты. Система отслеживает успешную отправку и получение покупателем сообщения с чеком и при необходимости перенаправляет его по другому каналу. Очерёдность отправлений настроена по умолчанию, но вы можете изменить её по своему усмотрению. Например, не доставлено сообщение во «ВКонтакте», Viber или по СМС? Никаких проблем - сообщение с чеком будет перенаправлено в «Одноклассники».

В разделе «Чеки покупателям» предоставляется статистика по отправкам — сколько документов отправлено, по каким каналам, сколько не было отправлено. Не полученные клиентами чеки можно отправить повторно.

Рекламные чеки

Отправляя чек клиентам, вы можете разместить в сообщении персонализированную информацию. С инструментом «Рекламный чек» от OFD.ru легко создать индивидуальный дизайн чека, добавив в сообщение цветовой фон, наименование и логотип компании, приветствие и любую информацию, кликабельные баннеры, ссылки на сайт, приложение, страницу акции и т. п. Реквизиты фискального документа при этом не изменяются и добавление рекламной информации не нарушает требования закона 54-ФЗ.

В Личный кабинет Клиента встроен удобный конструктор для создания рекламного чека. Вы можете создавать, сохранять и редактировать шаблоны. В сервисе можно настроить несколько разных рекламных чеков для каждой акции, торговой точки или даже для определённых касс.

Перед тем как рассылать рекламные чеки, вы можете проверить, как будет выглядеть созданный шаблон в почте клиента. Для этого достаточно отправить его на свой email. Отправка тестового чека бесплатна.

Система рассылки чеков организована максимально удобно для клиента — вы можете настроить в одном окне отправку простых и рекламных чеков, а также установить очерёдность каналов для рассылки. Оплата рекламных чеков и отправки по номеру телефона списывается с баланса. 

Ручное пробитие

При необходимости в ЛКК Ferma можно сформировать чеки в ручном режиме. Для этого достаточно кликнуть на вкладку «Сервис Ferma» — «Пробить новый чек», выбрать кассу и заполнить все позиции фискального документа. Также в Личном кабинете предусмотрена возможность формирования чеков по банковскому реестру. 

Чеки коррекции и возврата

При возврате товара или обнаружении ошибки в чеках вы можете оформить чеки коррекции и возврата. Эти операции удобно производить на основе исходного фискального документа, пробитого ранее на кассе. При выборе типа чека «возврат прихода, расхода, аванса» или «чек коррекции прихода, расхода, возврата прихода, возврата расхода», в форме становится активна кнопка «Выбрать чек».

С помощью системы поиска следует найти исходный фискальный документ, по которому делается возврат или коррекция, и выбрать его — реквизиты и необходимые параметры автоматически подтянутся в формируемый чек, и их не придётся заполнять вручную. При этом все поля создаваемого документа остаются доступны для редактирования.

Чеки с маркировкой

Если вы реализуете маркированные товары, то все чеки с кодами будут отображаться в данном разделе. Вы можете отсортировать их по кассе, дате оформления, магазину, товару, статусу, сумме. На вкладке реализована удобная система поиска чека. Также можно просмотреть фискальные документы с ошибками и своевременно исправить нарушения.

Поиск чека

В разделе расположен инструмент для поиска любого пробитого чека. Для того чтобы найти фискальный документ, следует ввести один или несколько его параметров:

• дата оформления (диапазон);
• сумма (диапазон);
• номер смены;
• номер чека;
• кассира;
• тип документа.

Контроль штрафов

Контроль штрафов — это система уведомлений об ошибках, встроенная в Личный Кабинет Клиента, доступная для всех пользователей, подключивших сервис Ferma и услугу ОФД. Наша система не только сообщит вам о допущенных нарушениях, но и посоветует как их исправить. Вы не получите взыскания, если заметите и исправите ошибку раньше, чем её обнаружат контролирующие органы.

Каждому типу нарушений ФНС присваивает свой код. Система контроля OFD.ru может распознать более 15 видов ошибок, некоторые из них можно обнаружить и распознать только в нашем сервисе «Контроль штрафов».

Сведения об ошибках отображаются на главной странице и в карточке онлайн-кассы. Система контроля предоставляет подробное разъяснение по нарушению и рекомендации по его исправлению. Сервис «Контроль штрафов» проводит еженедельный мониторинг ошибок по кассам, благодаря чему вы можете своевременно исправлять ошибки и избегать штрафных санкций.

Отчёты

Вы можете формировать аналитику продаж и работы кассы, мы предлагаем вам 18 готовых форматов отчётов, кроме этого, вы можете создавать свои шаблоны и сохранять их. Среди готовых форматов:

• отчёт по сменам;
• статистика отправки чеков покупателям;
• мониторинг ККТ и ФН;
• расширенная сверка с номенклатурами;
• данные по покупателям;
• и другие.

Также можно настроить автоотчёт, установив частоту и период его составления.

Готовые отчёты также сохраняются в разделе. Установить автоматическое составление отчёта можно как с использованием готовой формы, так и для собственного шаблона.

Генеральский отчёт

Это наглядно оформленный срез данных по выручке по всем торговым точкам в рамках одного аккаунта.

Информация представлена в графическом виде. С помощью отчёта вы сможете сравнивать торговые точки и регионы по выручке, получать актуальную информацию о пиках и спадах продаж, динамику среднего чека, оценивать влияние сезонности на бизнес и многое другое. Сформировать отчёт можно в целом по аккаунту или по каждой компании отдельно.

Генеральский отчёт доступен для просмотра всем, у кого есть ссылка. Для того чтобы ознакомиться с готовым отчётом, достаточно перейти по ссылке — авторизация в ЛКК не требуется.

Сформировать отчёт и сгенерировать ссылку может только пользователь Личного кабинета Клиента с правами «Администратора». Генеральский отчёт наглядно представляет сводку по выручке, чекам и кассам как в десктопной, так и мобильной версии Личного кабинета Клиента.

Ссылка действительна до тех пор, пока не будет сгенерирована новая версия отчёта. После формирования новой ссылки предыдущая перестаёт работать.

Главная страница

После того как вы авторизовались в Личном кабинете клиента, открывается главная страница, где сразу загружается срез важной информации. Система виджетов отображает подробные сведения по кассам сервиса Ferma или с услугой ОФД. Также здесь высвечивается баланс, сводные данные о продажах (вы можете выбирать период) и количество отправленных сообщений.

Из каждого виджета можно перейти в соответствующий раздел и получить более подробную информацию.

Вы можете настраивать виджеты по своему усмотрению, меняя расположение, добавляя необходимые или удаляя неактуальные окна.

Многофункциональный Личный кабинет Клиента сервиса Ferma разработан так, чтобы работа с нашими облачными кассами была максимально продуктивна и комфортна для пользователей. Мы постоянно совершенствуем функционал ЛКК и добавляем новые инструменты. Быстро узнавать обо всех нововведениях, чтобы полноценно использовать преимущества Личного кабинета Ferma, вы можете, подписавшись на наши новости.