Как не получать штрафы и блокировки за ошибки на кассах. «Контроль штрафов» на защите интересов бизнеса

Практически все компании и предприниматели в 2023 году при расчётах с населением обязаны применять кассу. Если ФНС обнаружит, что при розничных продажах не используется ККТ или чеки оформляются неправильно, на компанию будет наложен штраф.

Налоговая может отслеживать ошибки при использовании онлайн-касс не только при выездных проверках, но и дистанционно, анализируя полученные от ККТ данные.

Какие бывают ошибки на кассах и как избежать наказания за них? Рассматриваем в нашей статье.

Ряд ошибок кассир обнаруживает в конце смены и сразу может исправить. Например, сотрудник неправильно выбрал способ расчёта — указал «наличными», в то время как покупатель расплатился банковской картой. В результате по итогам смены сумма наличности в кассовом ящике окажется меньше, чем должна быть по документам. Ещё один случай — не пробили чек на какую-либо продажу. Тогда наличных денег в кассе будет больше, чем указано в отчёте. Найти нарушение можно методом проверки всех операций по кассе за день.

Перечисленные выше ошибки исправляются с помощью чека возврата и чека коррекции. Парадокс в том, что во время исправления можно допустить очередную ошибку. Как это происходит? Для того чтобы исправить некорректный чек, ошибочную операцию сначала отменяют. Это делается двумя способами в зависимости от формата фискальных данных, который применяется в ККТ:

• в ФФД 1.05 формируется чек возврата;
• в ФФД 1.1 и 1.2 пробивается чек коррекции с обратным признаком расчёта, например, «Возврат прихода».

После того как неверная операция отменена, следует пробить новый чек, но уже правильно, то есть для исправления ошибки необходимо оформить два документа. Зачастую кассиры формируют только один чек на исправление, забывая отменить неверно составленный документ. В результате сумма коррекции прибавляется к сумме неверно пробитой продажи.

На кассах допускаются и такие ошибки, которые налоговая сможет обнаружить только в ходе камеральной проверки, а в бухгалтерии заметят при проведении инвентаризации. Например, неправильно внесена стоимость товара или в чеке указано другое наименование продукции.

Такие ошибки, как правило, кассир или бухгалтер компании обнаруживает раньше, чем их находит ФНС. Но на кассах также совершаются ошибки, которые отследить не так просто, особенно при большом количестве торговых точек в и объёме продаж. А налоговая при их нахождении может не только оштрафовать компанию или предпринимателя, но и заблокировать кассовый аппарат. Рассмотрим, какие нарушения на уровне касс налоговики могут находить дистанционно.

После того как чек пробит, сведения из документа передаются в налоговую через оператора фискальных данных. Система контроля проверяет:

• содержание всех обязательных реквизитов (тегов);

• соответствие значения реквизита ожидаемому типу данных;

• соответствие значения тега допустимым значениям;

• отсутствие незадекларированных тегов (у каждого вида фискальных документов есть определённый ограниченный набор тегов, которые должны в нём содержаться, других в документе быть не должно);

• отсутствие недопустимых повторений (некоторые теги могут содержаться в чеке только один раз);

• выполнение логических правил.

После прохождения проверки чеку присваивается один из статусов:

1. Получен и принят ФНС — ошибки не выявлены.

2. Принят с предупреждением — во время проверки выявлены ошибки, которые следует исправить.

3. Принят в карантин. Статус означает, что налоговая приняла чек, но он не учитывается в системе. Это происходит, когда есть ошибки регистрации ККТ — касса снята с учёта или не завершена процедура регистрации. После устранения нарушений, статус чека меняется.

4. В приёме отказано — службой контроля обнаружены критические ошибки. Такой чек не принят налоговой, не отображается в системе, покупатель не сможет его найти на портале ФНС.

Если чеку присвоен статус «принят в карантин», следует проверить, закончен ли процесс регистрации кассы (получена карточка регистрации), а также верность указанных сведений. Напомним, что до окончания процедуры регистрации ККТ, формирование фискальных документов недопустимо. Исключение составляют «Отчёт об изменении параметров регистрации» и «Отчёт о регистрации».

Когда ошибки регистрации будут устранены, у чека может измениться статус, но это надо контролировать и отслеживать. 

Статус «Отказ в приёме» может быть получен в следующих случаях:

• отсутствует наименование или ИНН продавца;

• неверно указана система налогообложения;

• не указан НДС (теги 1102-1107);

• отсутствует наименование предмета расчёта (исключение — чек на аванс);

• неверная комбинация регистрационного номера и фискального накопителя;

• неправильно указана сумма расчёта;

• и другие.

Статус «Отказ в приёмке» имеет приоритет перед «Принят в карантин». То есть, если будут обнаружены и нарушения регистрации ККТ, и критические ошибки, документ получит отказ.

Ошибки в чеках могут быть квалифицированы налоговой, как нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники, нарушение порядка регистрации ККТ, применение ККТ, не соответствующей законодательству, неприменение ККТ, невыдача документов.

В зависимости от вида, а также общей суммы нарушений законодательством предусмотрены штрафы:

• для должностных лиц – от 1 500 до 10 000 рублей или половина от суммы расчёта;

• для юридических лиц – от 5 000 до 30 000 рублей или сумма расчёта.

А при повторном нарушении может быть применена дисквалификация должностного лица на период до двух лет и приостановка деятельности юрлица на срок до 90 дней.

Рассмотрим примеры:

Если предприниматель или компания работает без кассы, будут начислены штрафы:

• за неприменение кассы — штраф зависит от суммы расчёта, но для ИП он составит не менее 10 тысяч рублей, для юрлица — не менее 30 тысяч рублей;

• за непередачу чека покупателю — выносится предупреждение или штраф за каждый выявленный факт.

Компания начала торговлю, не дождавшись карточки регистрации ККТ (регистрация не завершена). В этом случае:

• Чеки, передаваемые из ККТ с незавершённой регистрацией, направляются в карантин, налоговая их не учитывает, из-за этого возникают расхождения с отчётностью.

• Нарушение правил регистрации относится к нарушению порядка применения кассы. Поэтому санкции в этих случаях одинаковы.

Привлечь к ответственности за неправильное применение ККТ могут в течение года с момента совершения ошибки, а если нарушение происходит систематически, то с даты его обнаружения ФНС.

Если при оформлении нарушен формат чека или кассир не заполнил один или несколько обязательных реквизитов, ФНС не примет такой документ. Покупатель не сможет проверить чек на сайте налоговой. Такие ошибки квалифицируются как нарушение порядка применения кассы. 

Ошибки в необязательных тегах не настолько критичны и напрямую к штрафам не приводят. В связи с этим предприниматели зачастую решают, что исправлять такие ошибки не обязательно. Но это не так. Да, чек с ошибками в необязательных тегах принимает ФНС, но он не соответствует требованиям законодательства и может стать поводом к более тщательной проверке компании налоговой инспекцией.

В результате всех этих ситуаций происходят расхождения финансовых показателей в фискальных данных от онлайн-касс и налоговой отчётности, полученной от организации. Обнаружив такие несоответствия, ФНС более внимательно относится к компаниям, допустившим нарушения, проверяет расчётные счета или проводит иные контрольные мероприятия, в результате которых могут быть доначислены налоги в рамках камеральной проверки или организована выездная проверка.

Ошибки неизбежно будут встречаться в работе с онлайн-кассой. Как уберечься от штрафов и приостановки деятельности? Для того чтобы не получать взысканий от налоговой, необходимо своевременно находить нарушения и исправлять их. Обнаружить неправильно оформленные чеки среди большого потока фискальных операций довольно сложно и трудозатратно. Но с этой задачей эффективно справляется инструмент «Контроль штрафов» от OFD.ru.

Система «Контроль штрафов» 

• отслеживает все проблемы с чеками;
• уведомляет пользователя о допущенных нарушениях;
• подсказывает, как исправить ошибки;
• и даже контролирует решение проблемы.

Инструмент «Контроль штрафов» доступен всем клиентам OFD.ru, подключившим услугу ОФД или сервис Ferma.

Как работает «Контроль штрафов»

Система контроля OFD.ru производит проверку каждой операции на кассе и предоставляет пользователям статусы фискальных документов. Налоговая присваивает соответствующий код каждой операции с ошибкой. Система «Контроль Штрафов» даёт расшифровку кода нарушения и рекомендации по его исправлению.

Проверка касс с целью обнаружения ошибок производится за последние 7 дней. По результатам мониторинга пользователи получают в Личном кабинете Клиента уведомления об обнаруженных нарушениях.

Сервис «Контроль штрафов» может распознать более 15 видов ошибок. Некоторые из них доступны для обнаружения и расшифровки только в системе контроля OFD.ru.

Как найти ошибки в Личном Кабинете

Увидеть, есть ли нарушения можно на главной странице Личного кабинета Клиента сразу после авторизации — сведения представлены на виджете «Кассы».

Прямо из виджета можно перейти в раздел «Кассы» и получить более подробную информацию. Для перехода достаточно кликнуть на стрелочку в правом верхнем углу окошка.

В разделе «Кассы» содержится полный перечень ККТ пользователя. Для того чтобы просмотреть только те онлайн-кассы, на которых были обнаружены нарушения, следует выбрать параметр фильтра «Ошибки касс». Затем, для получения полных сведений, надо открыть карточку конкретной ККТ, в ней отображаются виды ошибок, их количество и расшифровка.

Ошибки имеют разный уровень критичности, цветовая индикация отображает степень критичности нарушения, красный цвет — самый опасный. Им маркируются ошибки, требующие срочного реагирования.

Данные об ошибках располагаются по степени убывания критичности.

Как мы уже рассмотрели, на кассах могут встречается несколько видов ошибок: неверная сумма продажи, неправильно указана ставка или сумма НДС, ошибки в обязательных и необязательных реквизитах чека, ошибки при регистрации ККТ. И для разных нарушений предусмотрены разные способы решения. Система «Контроль штрафов» подскажет, какие действия необходимо предпринять, чтобы решить проблему. 

Например, вот как могут выглядеть рекомендации по исправлению:

1. Ошибка: неверно указано «Количество предмета расчёта» (тег 1023). Налоговая принимает такие чеки к учёту.
   Предлагаемое решение: ошибку можно исправить чеком возврата, если на кассе используется ФФД 1.05, или чеком коррекции, если на кассе применяется ФФД 1.1 или 1.2. Посмотреть версию ФФД можно в личном кабинете клиента OFD.ru в разделе «Кассы» или в отчёте об открытии смены в поле «ФФД ККТ» (цифра 2 соответствует формату 1.05, 3 — формату 1.1, 4 — формату 1.2).
2. Ошибка: при регистрации неверно введён РНМ, заводской номер кассы или ФН, либо не выполнена перерегистрация кассы после замены ФН. Такой фискальный документ не принимается к учёту в ФНС.
   Предлагаемое решение: завершите регистрацию/перерегистрацию кассы в ФНС, если ранее это сделано не было. Для этого воспользуйтесь инструкцией — Перерегистрация кассы или в личном кабинете ОФД в разделе Заявки в ФНС. Проверьте, что данные в карточке кассы на сайте ФНС совпадают с данными на кассе. 
3. Если чек не принят налоговой, его следует переделать, исправив неверные реквизиты. Исправления вносятся на основании неправильно оформленного документа. Найти чек с ошибкой в личном кабинете можно через фильтр «Кассы с ошибками» или в разделе «Поиск чека».

Следуя инструкциям системы контроля OFD.ru можно быстро исправить все нарушения на кассах.

С помощью «Контроля штрафов» можно контролировать правильность составления фискальных документов, своевременно находить ошибки и исправлять до того, как на них укажет налоговая. Тем самым избегать взысканий, излишнего внимания ФНС, дополнительных проверок.

Услуга «Контроль штрафов» предоставляется бесплатно всем клиентам, подключившим услугу ОФД от OFD.ru или сервис аренды облачных касс Ferma. Работайте без штрафов!