Электронный документ и электронный образ документа: в чем отличие

С развитием ЭДО все больше компаний и предпринимателей стали обмениваться электронными документами. В законодательстве также есть понятие электронного образа документа. Разбираемся в значении этих терминов и чем они отличаются.

Определение электронного документа дается в статье ст. 2 Закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». ЭД — это документированная информация, представленная в электронной форме, которую можно:

• просмотреть с помощью персонального компьютера, ноутбука, смартфона;
• передать по информационно-телекоммуникационным сетям;
• обработать в информационных системах.

Проще говоря, ЭД — это файл с информацией, который пересылается через ЭДО или другие ИТС. Данные заверяются электронной подписью. В соответствии с Законом от 6.04 2011 № 63-ФЗ, документ, подписанный с помощью усиленной КЭП, имеет такую же юридическую силу, как бумажный, подписанный от руки.

Подписывать ЭД может руководитель, ИП или лицо, уполномоченное на подписание. Если такими полномочиями наделены разные сотрудники или представители, то подписей должно быть несколько — по одной на каждое уполномоченного лицо.

В некоторых случаях ЭД можно подписать с помощью простой или неквалифицированной электронной подписи. Документы, заверенные ПЭП и НЭП могут иметь юридическую силу:

• если стороны договорились считать такие документы равнозначными соглашению, оформленному на бумаге и подписанному от руки, и прописали это решение в договоре;
• в случаях, предусмотренных законом. 

Обмениваться ЭД можно и без участия сервиса ЭДО, например, с помощью электронной почты. Но в данном случае контрагенты должны самостоятельно позаботиться о шифровании и защите пересылаемых данных. Когда же файлы передаются через сервис ЭДО, ответственность за защиту и кодирование информации принимает на себя оператор.

Организации или предприниматели начинают применять ЭДО и обмениваться ЭД для оптимизации бизнес-процессов или потому, что их обязывает это делать законодательство.

Например, участники оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке, обязаны обмениваться универсальными передаточными документами через сервис ЭДО. При купле/продаже в УПД включаются коды каждой единицы перемещаемых товаров. После подписания УПД обеими сторонами, коды передаются в «Честный ЗНАК» оператором сервиса, и статус собственника в системе меняется. Изначально сообщать о смене статуса маркированного товара можно было в Личном кабинете системы маркировки, теперь это можно делать только с помощью ЭДО.

Еще один пример обязательности применения ЭДО — большинство организаций обязаны передавать отчетность в налоговую через телекоммуникационные каналы связи в виде файлов. Разрешение подавать декларации на бумаге осталось у ограниченного числа категорий предпринимателей. Если компания, которая должна передавать отчетность через ЭДО, оформит и сдаст ее на бумажном носителе, она получит взыскание.

Виды электронных документов

ЭД можно разделить на 2 группы: формализованные и неформализованные.

Для формализованных электронных документов форматы разрабатывает налоговая. Например, существует утвержденный формат:

• счета-фактуры;
• универсально-передаточного документа;
• товарной накладной по форме ТОРГ-12;
• акта сверки взаимных расчетов;
• акта приемки-сдачи работ;
• договорного соглашения и т. п.

К формату файла, пересылаемого через систему электронного документооборота, предъявляются строгие требования. Они определяют набор реквизитов и полей. В случае несоблюдения требований документ не будет иметь юридическую силу. 

Формализованные ЭД создаются в формате файла xml и подписываются квалифицированной электронной подписью, выданной в Удостоверяющем Центре ФНС или в одном из доверенных УЦ.

Налоговая служба регулярно расширяет список форматов документов. Ознакомиться с актуальным перечнем утвержденных ЭД и приказами, в которых описан формат их составления, можно на сайте ФНС.

Кроме формализованных, через систему ЭДО можно пересылать и неформализованные документы, которые составляются в любом формате: docx, pdf, xlsx, jpg, png. Например, счет на оплату, письмо, акт, соглашение. В системе ЭДО.Поток можно обмениваться как неформализованными, так и всеми утвержденными видами формализованных документов.

Понятие электронного образа встречается в нескольких законодательных актах. Например, в п. 3 ст. 29 Налогового Кодекса Российской Федерации, части 13 статьи 22.3 Трудового Кодекса РФ, п. 4 ст. 19.1 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» и некоторых других. Значения термина, приведенные в разных кодексах и законах, примерно совпадают по смыслу.

Электронный образ — это отсканированная или сфотографированная копия документа, сформированного на бумаге и подписанного от руки, с сохранением его реквизитов, которую можно предъявить в электронном виде. Синонимом этого понятия являются термины — скан-образ, скан-копия, фотокопия.

Например, если налоговая запрашивает документы, а они были составлены на бумажном носителе, можно отсканировать их и отправить в ответ на требование по телекоммуникационным каналам связи в виде электронных образов. При этом сообщение, в котором отправляются скан-копии, заверяется УКЭП руководителя или его представителя. Иначе такие копии не будут считаться юридически значимыми.

Также скан-образы или фотокопии можно направлять в арбитражный суд, нотариусу, контрагенту.

У понятия «электронный образ» есть еще одно значение — это визуальный образ электронного документа в сервисе ЭДО. Такой образ можно просмотреть и распечатать на бумаге с отметкой о его подлинности и подписания с помощью КЭП. Визуальный образ документа в ЭДО формируется для удобства просмотра и восприятия. Закон не обязывает операторов предоставлять информацию в таком виде, но сервисы формируют визуальные образы, потому что в файле XML данные можно просмотреть только в виде кода, а работать с договорами, счетами, УПД или актами удобно, когда они имеют привычный для пользователя вид.

Исходя из определений, рассмотренных в предыдущих разделах, можно сделать следующие выводы:

1. Электронный документ — это оригинал документа, который сразу был создан в электронном виде и подписан электронной подписью. Он юридически значим и имеет такую же законную силу, как бумажный документ, подписанный личной подписью.
2. Электронный образ документа — это электронная копия документа, который был изначально составлен на бумаге и подписан от руки. Он может быть приравнен к бумажному документу, если заверен электронной подписью или при предъявлении оригинала. Также это электронная копия ЭД, которую можно просмотреть в личном кабинете ЭДО и распечатать.

Оригиналом выступает первоначально созданный и подписанный документ на бумаге или в сервисе электронного документооборота, с которого была сделана копия.