Замена фискального накопителя в облачной кассе: что нужно знать

Чтобы онлайн-касса соответствовала требованиям закона (ст. 4 54-ФЗ), в нее должен быть установлен фискальный накопитель (ФН). Разбираемся, что это за устройство, какие функции выполняет, какой ФН нужен для облачной кассы, как выбрать и заменить накопитель.

Фискальный накопитель — это встраиваемый блок памяти в кассе, который записывает все операции, проведенные на ККТ, хранит их и обеспечивает неизменность.

Когда кассир пробивает чек, сведения поступают в ФН — устройство присваивает документу фискальный признак, а также шифрует данные для отправки в налоговую через оператора фискальных данных.

Также накопитель сохраняет все сведения в своей памяти, обеспечивает их сохранность даже при отключении электричества и не позволяет вносить в них изменения.

Какие накопители применяют в кассах в 2025 году

Разрешенные для применения ФН включены в реестр налоговой. В 2025 году в список входят накопители двух видов:

• ФН—1.1М на 15 и 36 месяцев;
• ФН—1.2. на 15 и 36 месяцев.

Накопители, которые можно использовать для работы с кассами, поддерживают последний формат фискальных данных 1.2, а также предыдущие версии 1.05 и 1.1. ФН-1.1М также поддерживает ФФД 1.0, но с 14.02.2024 данный формат отменен налоговой, поэтому больше не применяется на кассах.

Время работы фискального накопителя определяется несколькими факторами:

1. Сроком действия, установленным производителем — 15 или 36 месяцев.
2. Сроком действия, который зависит от вида продаж, осуществляемых на кассе, организационно-правовой формы владельца ККТ, системы налогообложения и применяемого на кассе формата фискальных данных.
3. Объемом памяти. Все модели современных накопителей, и на 15, и на 36 месяцев, могут вместить до 250 000 операций — чеков и отчетов. Точное количество зависит от размеров документов. Например, чек на 1 позицию занимает в памяти меньше места, чем чек на 10 позиций. При активных продажах объем хранилища может заполниться раньше, чем закончится срок действия.

Один из основных показателей ФН — это срок его службы. Но нельзя ориентироваться только на то, на какой период предприниматель хотел бы закрыть вопрос с накопителем — на 15 или 36 месяцев. При покупке ФН следует учитывать следующие факторы:

• система налогообложения;
• вид деятельности;
• работает ли организация или ИП с маркированными или подакцизными товарами;
• применяется ли на ККТ автономный режим;
• какой ФФД используется на кассе;
• объемы продаж.

В зависимости от соотношения вышеперечисленных параметров, номинальный срок действия ФН 15 или 36 месяцев в действительности может стать другим. Например, при реализации подакцизной продукции время работы накопителя не может превышать 13 месяцев.

Также важно учитывать интенсивность продаж в сутки и соотносить это с объемом памяти устройства. Если по кассе будет проводиться большое количество операций (например, около 1000 в день), то память устройства заполнится меньше чем за год. В такой ситуации нет никакого смысла покупать ФН на 36 месяцев, так как объём памяти исчерпается намного быстрее.

Установить в кассу новый ФН необходимо в следующих случаях:

1. Окончание срока действия ключа ФН. После этого фискальный накопитель будет автоматически заблокирован и перестанет передавать информацию в налоговую через оператора фискальных данных. В большинстве моделей кассовых аппаратов предусмотрено предупреждение о необходимости заменить устройство за 30 дней до окончания периода работы. В Личном кабинете Клиента OFD.ru пользователи могут настроить уведомления о сроках окончания ФН, чтобы не пропустить момент и подготовиться заранее. Срок действия устройства отсчитывается с момента регистрации кассы в ФНС.
2. Заполнилась память. В ЛКК OFD.ru можно просматривать информацию о заполненности памяти устройств в графическом виде и формировать прогноз замены ФН по окончанию срока действия и по исчерпанию памяти.
3. Изменение реквизитов компании. Если меняется юридическое лицо, которое владеет кассой, следует снять с учета ККТ и вновь зарегистрировать с данными нового владельца. ФН при этом также надо заменить на новый, а ККТ будет присвоен другой регистрационный номер.
   Если у компании меняется название или адреса работы ККТ, но остается прежний ИНН, перерегистрацию производят без замены ФН.
4. Поломка или ошибки в работе накопителя. Если ФН не выполняет свои функции из-за неисправности, надо заменить его на другой.

Прежде чем извлечь старый накопитель из кассового аппарата, следует выполнить следующие действия:

1. Проверить в Личном кабинете Клиента, что онлайн-касса передала все документы в ОФД.
2. Сформировать отчёт о закрытии смены. В отчете также будет видно, если остались не переданные фискальные документы.
3. Сформировать отчёт о закрытии ФН. Данные из отчёта автоматически передаются в налоговую через ОФД.
4. Дождаться подтверждения в ЛКК о том, что ОФД получил отчёт.
5. Открыть ККТ (если она не опломбирована), снять фискальный накопитель из разъёма и установить новый. Если касса опломбирована, для замены следует обратиться в ЦТО, иначе будет утеряно право на гарантию.
6. Сформировать отчёт «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».
7. Перерегистрировать кассу в налоговой с помощью ЛКК OFD.ru или ЛК на сайте nalog.ru с указанием причины «Замена ФН».

Передать все документы в налоговую и сформировать отчёт о закрытии ФН надо до окончания срока. После блокировки в связи с окончанием срока накопитель не сможет выполнять никакие действия.

Если до окончания срока службы накопителя касса передала в ФНС не все документы, то обычным способ это сделать не получится — ФН уже заблокирован. Для извлечения сведений с устройства в такой ситуации есть специальная программа — FN Transfer (FNArc). Она позволяет установить взаимодействие устройства и персонального компьютера.

Передать документы необходимо до замены ФН. Скачать программу для работы с ФН можно на официальном сайте ФНС. После ее установки необходимо подключить фискальный накопитель через порт USB к ПК и запустить приложение. Файл с документами, которые не были переданы в ФНС, прикладывается к заявлению о перерегистрации кассы.

Программа для работы с ФН помогает также извлекать из памяти устройства не переданные уведомления о реализации маркированных товаров, которые затем можно отправить в «Честный ЗНАК».

Упрощенная перерегистрация ККТ в связи с заменой ФН

В марте 2025 года вступили упрощенные правила перерегистрации контрольно-кассовой техники. Теперь можно не подавать заявление в ФНС, кроме:

• случаев перерегистрации, предусматривающих обязательную передачу фискальных документов через ОФД в налоговую;
• перерегистрации ККТ в составе автоматического устройства. 

Также не надо отправлять в налоговую отчет о закрытии фискального накопителя и о перерегистрации кассы в связи с заменой ФН, они поступят в ФНС через ОФД. Но если фискальный накопитель работал в режиме без передачи данных в налоговую в электронном виде хотя бы какой-то период, для перерегистрации ККТ по причине замены ФН необходимо подать заявление в обычном порядке. Даже если на этот момент касса работает в режиме передачи данных.

При упрощенной процедуре важно составить без ошибок отчет закрытии ФН и перерегистрации в связи с заменой фискального накопителя. Если отчет сформирован правильно, после его поступления в ФНС через ОФД, налоговая создаст карточку регистрации ККТ. Если будут обнаружены ошибки, придется проводить регистрацию по обычной процедуре с подачей заявления.

Кроме этого подать заявление в общем порядке придется еще в некоторых случаях, когда касса используется:

• для продажи маркированных товаров;
• для развозной (разносной) торговли, расчета за услуги, работы на выезде;
• для выдачи и получения обменных знаков и денежных средств в игорных заведениях.

В остальных ситуациях можно воспользоваться упрощенным порядком перерегистрации кассы в связи с заменой ФН/

Согласно требованиям закона, пользователь обязан хранить снятый накопитель в течение пяти лет, утилизировать его в течение этого периода нельзя. ФНС может в любой момент запросить у предпринимателя предоставить ФН или документы для налоговой отчетности. Со снятого накопителя можно считать сохраненные в нем данные с помощью ПК и специальной программы.

Если ФН снимается с ККТ в связи со сменой владельца или изменением данных компании, прежний фискальный накопитель необходимо архивировать независимости от объема оставшейся памяти или неизрасходованного срока действия. Использовать его вновь после архивации невозможно.

Облачные кассы — это виртуальный сервис, пользователь обращается к нему через интернет, а чеки отправляются покупателям в электронном виде. Но в основе сервиса — физический кассовый аппарат, который отвечает всем требованиям Закона 54-ФЗ. Значит, в нем должен быть встроен фискальный накопитель. Арендовать накопитель нельзя, он должен быть в собственности пользователя кассы.

Поэтому для облачных касс необходимо выбрать и купить ФН по тому же принципу, как и для обычной онлайн-кассы. Отличие только в том, что кассовый аппарат недоступен для пользователя, а обслуживание находится на ответственности оператора сервиса, установка и замена накопителя производится специалистами оператора облачной кассы.

Выбор первого фискального накопителя производится в момент, когда клиент берет в аренду кассу Ferma. Это можно сделать на странице нашего сайта или в Личном Кабинете Клиента. Для оплаты ФН предоставляются три способа:

• по счету;
• картой;
• кодом активации;
• с баланса.

После оплаты накопителя и услуги Ferma, специалисты сервиса установят ФН в кассовый аппарат, после чего его можно регистрировать в налоговой и начинать продажи.

Замена накопителя в облачной кассе Ferma также происходит без усилий со стороны пользователя силами специалистов сервиса.

Клиенту надо побеспокоиться только о том, чтобы заранее выбрать и приобрести накопитель для замены. Купленные ФН отображаются в ЛКК в разделе Ferma на вкладке «Фискальные накопители».

Мы постарались сделать процесс замены ФН максимально комфортным для клиентов. В Личном кабинете можно заранее настроить условия, при которых следует произвести замену:

• по окончании срока действия или заполнения памяти устройства;
• в установленное время.

При выборе первого пункта система сама отслеживает, когда необходимо произвести замену. В нужный момент специалистом сервиса старый накопитель будет извлечен из кассы, а взамен него установлен новый. При этом система автоматически сформирует:

• отчет о закрытии смены;
• отчет о закрытии ФН;
• заявку на перерегистрацию кассы в связи с заменой ФН.

Когда клиент выбирает ФН для замены, он может изменить тип ФН. Например, сменить устройство со сроком 15 месяцев на накопитель на 36 месяцев.

Чтобы ориентироваться, когда и сколько ФН надо будет заменить и подготовиться к этому, клиент может самостоятельно отслеживать предположительные сроки замены ФН в разделе «Кассы» — «График замены ФН». Прогнозы составляются по истечении срока действия и по заполненности накопителя.

В случае со стационарной ККТ пользователь может произвести установку фискального накопителя в онлайн-кассу самостоятельно или с помощью обслуживающей компании. Если при самостоятельной замене сделать что-то неправильно, можно повредить устройство, и тогда придется покупать ФН заново. Стоимость накопителей довольно высока, поэтому неправильная установка нанесет ощутимый урон для бизнеса. Специалист обслуживающей компании установит устройство качественно, но его услуги придется оплатить.

Замена накопителя в облачном сервисе Ferma производится специалистами OFD.ru бесплатно и позволяет избежать ошибки при установке нового устройства. В результате это удобно и выгодно для пользователя — он избегает риска поломки и дополнительных затрат.

Обычно облачные сервисы предоставляют услугу хранения старых ФН, но за дополнительную оплату. В сервисе Ferma мы обеспечиваем сохранность снятых ФН бесплатно. При необходимости по запросу клиента отправим накопитель по указанному адресу.

Если не произвести замену фискального накопителя в положенный срок, налоговая может снять кассу с учета по собственной инициативе. При этом придется временно прекратить продажи на этой кассе до того момента, когда она будет заново зарегистрирована в ФНС с новым накопителем.

Если не сделать перерегистрацию после замены ФН в кассе, это будет расцениваться, как нарушение порядка применения ККТ. За это предусмотрены штрафы в соответствии со ст. 14.5 КоАП РФ:

• для должностного лица и ИП — предупреждение или штраф 1 500–3 000 рублей;
• для организации — предупреждение или штраф 5 000–10 000 рублей.

Поэтому лучше заблаговременно побеспокоиться о покупке нового ФН и перерегистрации кассы. В облачном сервисе Ferma достаточно приобрести заранее накопитель и установить параметры замены. Все остальное будет сделано автоматически без остановки работы кассы.