Почему облачные кассы Ferma - лучшее решение для курьеров и служб доставки

Темпы роста интернет-торговли увеличиваются с каждым годом. Вслед за онлайн-продажами увеличиваются объёмы работ служб доставки. Курьеры доставляют как заранее оплаченные товары, так и принимают оплату при передаче заказа. Если покупатель производит оплату при получении, курьер должен оформить кассовый чек. Рассмотрим, как выбрать кассу для доставщика и можно ли курьерам не применять ККТ.

Предприниматели стремятся снижать свои издержки всеми возможными способами. Но отказ от использования кассы при расчёте в момент вручения заказа приведёт к неприятным последствиям. 

Ответственность за неприменение касс

За неприменение кассовой техники при расчётах предусмотрены штрафы:

1. Для ИП и должностного лица штраф за неприменение онлайн-кассы составит от 25 до 50% от суммы расчёта, но не меньше 10 000 рублей. Для юридического лица за такое же нарушение предусмотрено взыскание от 75 до 100% от суммы расчёта, но не менее 30 000 рублей.
2. Нарушение совершается повторно — наказание станет более строгим. Если индивидуальный предприниматель или компания продолжают совершать продажи мимо кассы, а общая сумма таких сделок составит 1 млн рублей или более, должностное лицо компании-нарушителя ждёт дисквалификация на срок до двух лет, а деятельность организации могут приостановить на 90 суток.
3. За невыдачу чека (БСО) должностное лицо и предпринимателя оштрафуют на 2000 рублей, юридическое лицо — на 10 000 рублей.

Привлечь к ответственности за неприменение ККТ или невыдачу чека могут в течение года с момента совершения нарушения, а если нарушение происходит систематически, то с даты его обнаружения ФНС.

Курьер не может приехать к клиенту с пробитым заранее в офисе чеком на сумму заказа и выдать товар, закон 54-ФЗ не предусматривает такой порядок оформления фискальных документов. Сотрудник должен пробить чек в течение 5 минут после оплаты товара. Исключение может быть только в случае, когда покупатель оплатил заказ в момент получения на сайте или в мобильном приложении.

Когда можно обойтись без онлайн-кассы?

Но всё же есть случаи, когда компания или предприниматель могут не беспокоиться о том, чтобы обеспечить курьеров онлайн-кассой. Рассмотрим эти ситуации:

1. Если покупатели всегда оплачивают заказы на сайте или в приложении и курьер не принимает оплату при выдаче товара — касса ему не нужна.
2. Если компания осуществляет доставку сторонней службой доставки, чеки при расчёте за заказ пробивает компания, принимающая оплату. Следовательно, и о контрольно-кассовой технике для своих доставщиков беспокоится эта же организация.

Но если сотрудники доставки являются работниками вашей компании (заключают трудовой договор или договор подряда), вам необходимо обеспечить их кассовой техникой. И неважно, наличные деньги принимает доставщик или клиент расплачивается с помощью банковской карты — чек в любом случае должен быть оформлен.

Закон не делает никаких исключений для курьерских касс, к ним предъявляются стандартные требования:

• в онлайн-кассу должен быть установлен фискальный накопитель;
• ККТ должна быть подключена к ОФД и передавать сведения обо всех операциях в налоговую;
• онлайн-касса должна формировать чеки с обязательными реквизитами;
• кассовый аппарат может печатать бумажные чеки или отправлять их в электронном виде на email или по номеру телефона при согласии покупателя;
• и другие.

Но особенности работы сотрудников доставки накладывают свои требования к онлайн-кассе. Курьеры не сидят на месте, они весь день перемещаются между складом, офисом и клиентами, которые могут быть раскиданы по всему городу.

Деятельность некоторых доставщиков организована так, что они забирают все заказы в начале рабочей смены и потом только доставляют их, не возвращаясь на склад.

В зависимости от ассортимента компании и размеров товаров, сотрудники могут осуществлять доставку пешком, на велосипеде, автомобиле или другом транспортном средстве.

Следовательно, онлайн-касса для курьера должна обладать небольшим весом и размером, быть энергонезависимой, иметь собственный доступ в интернет.

Какие есть варианты кассовой техники для курьера?

Существует три варианта кассовой техники, которая подходит для курьерских доставок:

1. Мобильная касса. Обладает небольшими размерами, её удобно носить с собой. Работает от аккумулятора, доступ к интернету осуществляется с помощью сим-карты. Бывают модели, которые могут работать и при низких температурах. Для приема оплаты банковской картой необходим переносной терминал для эквайринга.
2. Мобильная онлайн-касса со встроенным блоком эквайринга. Компактная ККТ, в которой сразу предусмотрена возможность приёма платежа картой.
3. Сервис аренды облачных касс. В этом случае курьеру не надо носить с собой никакой кассовый аппарат. Облачные кассы арендуются и находятся в ЦОДе поставщика услуги. Доставщик обращается к ней через интернет с мобильного телефона или планшета. Чек пробивается через Личный кабинет сервиса и в электронном виде отправляется клиенту. Необходимо получить согласие покупателя на получение электронного чека, можно получать согласие при оформлении заказа. Также можно сформировать на экране мобильного устройства сотрудника доставки QR-код, в этом случае клиент считывает его своим телефоном и, перейдя по ссылке, просматривает чек.

Следует заметить, что мобильный терминал для приёма оплаты банковскими карточками потребуется курьеру во всех перечисленных случаях.

В пользу приобретения мобильных онлайн-касс для курьеров можно отметить возможность напечатать бумажный чек. А минусов значительно больше:

• даже небольшое устройство добавляет вес грузу, который носит курьер;
• необходимо следить, чтобы устройства вовремя заряжались, иначе в нужный момент сотрудник не сможет пробить чек;
• необходимо самостоятельно проводить техническое обслуживание ККТ, настройку, обновление ПО, ремонт в случае поломки;
• к мобильной онлайн-кассе необходимо дополнительно приобретать терминал для эквайринга, а моделей со встроенным терминалом не так много представлено на рынке кассовой техники;
• необходимо каждого курьера обеспечить своей кассой — это довольно большие затраты.

Облачные кассы для курьера

Облачные кассы сервиса Ferma — наиболее удобное и экономичное решение в случае фискализации платежей службы доставки. Все курьеры компании могут пробивать чеки на одной облачной ККТ. При этом онлайн-касса не занимает места на складе, магазине или офисе предпринимателя. Она хранится в специально оборудованном помещении, а техническое обслуживание производится силами поставщика услуги и входит в стоимость арендной платы.

Экономия достигается также за счёт уменьшения числа фискальных накопителей. В случае с мобильными кассами, необходимо каждый аппарат оснастить ФН. Если сотрудники доставки пользуются одной облачной кассой (которая в это же время может фискализировать и платежи, производимые на сайте или в приложении), то и фискальный накопитель нужен только один.

Количество облачных касс, которые необходимо арендовать, чтобы закрыть все потребности по фискализации компании, рассчитывается в зависимости от объёмов продаж в пиковые моменты. Но это в любом случае обойдётся дешевле, чем обеспечение ККТ каждого курьера.

Управление арендованными ККТ осуществляется через Личный кабинет Клиента (ЛКК). Облачная онлайн-касса интегрируется с эквайрингом и интернет-магазином. Если клиенты оплачивают заказы онлайн — чеки формируются в автоматическом режиме при поступлении на ККТ сведений о поступлении платежа.

При курьерской доставке чеки придётся формировать в ручном режиме. Курьер обращается к облачной онлайн-кассе через Личный кабинет Клиента. Для работы в ЛКК не надо устанавливать никакое дополнительное программное обеспечение — доступ обеспечивается через браузерную версию.

 У предпринимателя может возникнуть вопрос: а не опасно ли предоставлять доступ такому сотруднику, как курьер, к личному кабинету, в котором отображаются все сведения о кассах и чеках. Ответим — нет, не опасно. В ЛКК сервиса Ferma предусмотрена гибкая настройка прав доступа для сотрудников. Причём доступ может настраиваться как для группы работников, так и для каждого человека персонально. Таким образом, можно отрегулировать права сотрудников так, что они не будут видеть никакие данные, которые им не положено знать.

Подключить облачные кассы Ferma легко

Одно из преимуществ нашего сервиса в том, что подключиться и начать принимать платежи можно за один день. Все действия по подключению и регистрации совершаются удалённо (для заключения договора и регистрации кассы в ФНС необходим сертификат усиленной КЭП):

1. На нашем сайте размещён удобный калькулятор для расчёта необходимого количества касс и ФН в зависимости от объёма платежей.
2. В Личном кабинете Клиента предусмотрена авторегистрация облачных касс без посещения налоговой инспекции.
3. В арендную плату включена услуга ОФД и ЭДО для получения закрывающих документов. Для подключения этих сервисов не надо заключать отдельные договоры, так как компания OFD.ru является одновременно оператором облачного сервиса Ferma, оператором услуг фискальных данных и оператором электронного документооборота.
4. С помощью готовых решений по интеграции, вы быстро сможете настроить подключение облачных касс Ferma к банковскому эквайрингу, а также к своей CRM чтобы работать в привычном интерфейсе. 

Для начала работы необходимо выбрать тарифный план, подходящий именно для вашего бизнеса, и внести оплату. Мы предлагаем планы с разными условиями:

Тариф «Срочный» — оплата производится за определённый период, количество пробитых чеков при этом не ограничивается. Срочный тарифный план можно подключить на 1, 6, 12, 13, 15 или 18 месяцев. Вы можете продлевать услугу каждый месяц, или сразу оплатить период, равный сроку действия фискального накопителя. В зависимости от выбранного периода, тарифный план подходит для и для крупного, и среднего или малого бизнеса, старта продаж и сезонной деятельности.

«Почековый» — оплачиваются только чеки, без ограничения по периоду. Чем больше приобретаемый пакет, тем дешевле стоимость одного фискального документа. Чеки на балансе не сгорают. Подходит для сезонного бизнеса или компаний, у которых немного платежей.

Если число продаж растёт и одна касса уже не справляется с потоком операций, в любой момент можно подключить дополнительные ККТ. При этом в нашем сервисе реализовано уникальное программное обеспечение, которое благодаря равномерному распределению платежей между ККТ позволяет уменьшить необходимое количество касс до 50%, а также исключить быстрое заполнение отдельных ФН.

Ferma — это сервис под ключ, в который входит:

• аренда облачной кассы на срок, согласно условиям тарифа;
• установка, замена и хранение фискального накопителя;
• программное обеспечение для осуществления фискализации за 1 секунду;
• автоматизированный процесс регистрации кассы в ФНС;
• услуга ОФД на весь срок аренды;
• подключение к системе ЭДО.Поток для получения закрывающих документов;
• отправка чеков по email или номеру телефона;
• передача кодов маркировки из чеков с бесплатной услугой Marka Чек;
• хранение ФН в течение пяти лет;
• единый личный кабинет для работы с кассой, мониторинга продаж, получения отчётов, ручной отправки чеков, ведения электронного документооборота и покупки дополнительных услуг;
• оперативная и заблаговременная замена ФН без отключения работы сервиса;
• готовые интеграционные решения и присоединение по API.

Сервис аренды облачных касс Ferma — это оптимальное решение для курьеров и служб доставки, а также для фискализации онлайн-заказов. Одна облачная касса может принимать все платежи небольшого интернет-магазина и всех курьеров компании. В случае увеличения объёмов продаж можно быстро подключить необходимое количество дополнительных ККТ. При аренде двух и более облачных касс одновременно клиенту предоставляется скидка до 25%. Гибкие тарифные планы позволяют подобрать оптимальное решение для вашего бизнеса с учётом его особенностей и динамики продаж.