На что стоит обратить внимание при выборе сервиса аренды облачных касс

Сферы использования облачных касс с каждым годом расширяются, благодаря быстрому росту сегмента электронной коммерции, растущей популярности онлайн-платежей и активной интеграции автоматизированных устройств самообслуживания в различные сферы продаж и услуг.

Аренда облачных касс — актуальное решение для различных направлений бизнеса, позволяющее оптимизировать процесс приема дистанционных платежей и снизить затраты на ККТ.

Про плюсы облачных касс в сравнении с «обычными» онлайн-кассами написан не один десяток статей. Сегодня же мы хотим разобрать, чем отличаются облачные сервисы разных операторов друг от друга: на что следует обратить внимание при сравнении предложений, какие условия являются ключевыми на старте и как найти сервис, подходящий именно вашему бизнесу. Другими словами: как выбрать облачную кассу и не разочароваться.

Как изменяются услуги облачных касс в 2023 г. под влиянием трендов рынка

В сфере фискализации платежей регулярно происходят перемены:

• внедряются новые форматы фискальных данных;
• возникает необходимость указывать коды маркировки в чеках для новых категорий товаров;
• появляются новые способы расчетов (СБП);
• изменяются требования по применению касс для разных видов бизнеса;
• на законодательном уровне принимаются условия, расширяющие сферы применения облачных онлайн-касс.

Перечисленные нововведения меняют требования к облачным кассам. Качество услуги напрямую зависит от быстрого реагирования на перемены в сфере приема платежей, динамичности развития сервиса, пополнения его новыми услугами и дополнительными опциями. 

Например, если предприниматель занимается реализацией продукции, подлежащей обязательной маркировке, ему необходимо своевременно перейти на ФФД 1.2 для получения обратной связи по коду маркировки от «Честного ЗНАКа» перед выбытием. При этом важно, чтобы оператор быстро обновил прошивку облачной кассы и передавал коды маркировки в «Честный ЗНАК». Также продавцу необходимо подключение электронного документооборота для приема товара от поставщика и передачи кодов в систему прослеживания через УПД. Удобно, когда оператор облачного сервиса подключает ЭДО в рамках комплекса оказываемых услуг.

Оптимизация бизнес-процессов с помощью облачных касс

Клиентоориентированный сервис аренды облачных ККТ может решать не только задачи фискализации, но и оптимизировать процесс продаж. Уровень качества облачного сервиса зависит от нескольких составляющих:

1. Простота процедуры подключения позволяет быстро настроить приём платежей, оперативно управлять количеством касс.
2. Удобство управления услугой напрямую зависит от функциональности личного кабинета. Качественный личный кабинет дает возможность быстро подключать дополнительные услуги, управлять правами доступа сотрудников.
3. Интеграция сервиса с CRM системами и 1С позволяет оперативно передавать сведения о расчётах и консолидировать данные в одном привычном интерфейсе.
4. Отчеты и анализ данных, реализованные в личном кабинете, помогают в планировании деятельности.

Рассмотрим перечисленные составляющие подробнее.

Удобство управления сервисом

Управление облачными кассами производится удалённо, в качестве центра управления выступает Личный кабинет Клиента (ЛКК). От того, насколько он комфортен и функционален, зависит удобство при использовании сервиса. Не следует забывать и о безопасности: правильное распределение прав доступа разным группам сотрудников помогает ограничить распространение информации. Например, в Личном кабинете Ferma реализована настройка доступа к разделам и папкам с помощью ролей — определённого набора прав, настраиваемого для отдельных должностей. Также персонально можно определить доступ к отдельным кассам. В ЛКК Ferma абсолютно безопасно можно предоставить доступ временным сотрудникам — курьерам, ограничив их права ручным пробитием чека по шаблону на отдельной кассе.

Еще одна уникальная особенность Личного кабинета Ferma — доступ ко всем предоставляемым услугам организован в режиме одного окна.

Доступ к данным, возможность получения аналитики

Для оптимизации продаж необходимо проводить анализ данных за прошлые периоды. В ЛКК Ferma есть возможность получать наглядную аналитику, формировать различные отчёты, выгружать сведения или отправлять их себе на email. На главной странице кабинета располагается настраиваемая система виджетов, на которых представлена различная информация по кассам, включая объёмы выручки, предполагаемые сроки замены ФН, ошибки ККТ, остатки по действующим тарифным планам. Кроме этого, в ЛКК можно составлять отчёты, для которых предусмотрено более 20 шаблонов, а также возможность создавать свои форматы. Для соблюдения безопасности получить консолидированные данные могут только отдельные сотрудники, которым даны соответствующие права, также применяется двухфакторная авторизация.

Следует заметить, что доступ к информации, виджетам и формированию отчётности предоставляется бесплатно и неограниченно в период действия тарифного плана. При этом некоторые операторы взимают оплату просто за просмотр сведений за прошлый месяц.

Интеграции

Одним из наиболее важных аспектов работы с облачной кассой являются интеграции. Онлайн-касса для интернет-платежей должна обмениваться данными с интернет-эквайрингом и CSM системой сайта. На сайте операторов облачных сервисов можно узнать:

• какое количество интеграций возможно;
• есть ли готовые решения или каждое подключение придётся настраивать;
• к каким платёжным сервисам и эквайрингу каких банков можно подключиться.

Если поставщик облачных касс предоставляет готовые решения — для подключения достаточно выполнить несколько шагов из предоставленной инструкции. Настройка по заявке (как правило, из ограниченного списка) займёт более длительное время. 

В сервисе Ferma более 50 готовых интеграционных решений, а также возможность подключения по API. Все алгоритмы предоставляются бесплатно.

Несмотря на удобную и наглядную аналитику, предлагаемую в Личном кабинете Клиента, некоторые пользователи предпочитают вести анализ в собственной товароучётной системе. Для того чтобы получать данные в привычном интерфейсе, в сервисе облачных касс Ferma организованы интеграции с различными CRM системами, например, Битрикс24, AMO CRM, а для передачи данных по продажам с касс можно использовать модуль 1С.

Простота и скорость подключения

Процесс подключения сервиса, сопутствующих услуг, регистрации касс — важные моменты при выборе поставщика облачных касс. Грамотная организация этих процессов позволяет быстро подключить облачные кассы и начать работу. 

Компания OFD.ru является одновременно оператором облачного сервиса, ОФД и ЭДО, а также производителем касс Эфир Pro. Поэтому при подключении не надо заключать отдельные договоры на услуги ОФД и ЭДО, а при регистрации ККТ сведения о них подгружаются в заявку автоматически. Благодаря множественным готовым решениям по интеграции можно быстро подключиться к банковскому эквайрингу и другим системам.

Регистрация касс, подключение сопутствующих услуг и решения по интеграциям предоставляются бесплатно.

Стоимость услуги

Первым аргументом в пользу того или иного облачного сервиса, как правило, является стоимость аренды ККТ, поскольку в эту стоимость обычно включается техническое обслуживание, которое со стороны ЦТО оказывается за дополнительную плату при работе с любой онлайн-кассой. Это, безусловно, немаловажный фактор. Но цена, заявленная в рекламном предложении, зачастую не является окончательной. Увидя выгодное предложение, следует выяснить, что входит в стоимость аренды, какие дополнительные услуги, необходимые предпринимателю (облегчающие жизнь), предлагает компания, за что придётся доплачивать.

Стараясь привлечь клиентов, поставщики услуги часто озвучивают очень низкую стоимость аренды за месяц, умалчивая при этом, что такая цена действительна только при оплате за год. Или то, что это только стоимость аренды кассы, а за все остальные услуги, включая настройку кассового ПО, помощь в регистрации ККТ, установку и хранение ФН, придётся платить дополнительно.

Что входит в стоимость, а за что придётся доплачивать

Для комфортного ведения продаж удобны сервисы предоставляющие все необходимые сопутствующие услуги или помогающие подключиться к ним.

Самая главная услуга, необходимая при фискализации платежей — это ОФД для передачи в налоговую сведений с онлайн-касс (закон 54-ФЗ). Некоторые операторы оказывают помощь по подключению к ОФД, а поставщик услуги предоставляет скидку. Причём за содействие в подключении может взиматься оплата. Ряд операторов облачных сервисов предоставляет подключение и пользование ОФД бесплатно на определённое время, обычно он составляет полгода или год. По истечении льготного периода услуги оператора фискальных данных придётся оплачивать дополнительно.

В сервисе Ferma услуга ОФД предоставляется бесплатно в течение всего периода пользования облачными кассами на всех тарифных планах, включая почековый.

Кроме ОФД, в стоимость аренды входит:

• подключение ЭДО для получения закрывающих документов и работы с маркировкой;
• регистрации касс в ФНС;
• пробитие любых чеков, в том числе в ручном режиме;
• подключение к личному кабинету неограниченного числа пользователей и настройка персональных прав доступа;
• обновление и настройка ПО;
• создание рекламных чеков;
• неограниченная замена ФН, включая бесплатную срочную замену;
• широкий выбор отчётов по продажам и работе касс;

Тарифные планы

Разнообразие тарифов определяет, может ли применяться сервис для малого бизнеса, или он выгоден только для продаж в крупных масштабах. Большинство операторов предлагает два-три тарифных плана, условно их можно назвать «подешевле» и «подороже». На поверку оказывается, что план «подешевле» является невыгодным, потому что в стоимость аренды не включаются никакие дополнительные услуги или включаются в минимальном объёме. С учётом доплат тариф эконом оказывается дороже более дорогого. На недорогих планах операторы могут брать доплату буквально за все: за настройку ПО, установку и хранение ФН, подключение к личному кабинету пользователей сверх лимита, помощь в регистрации и перерегистрации касс в ФНС, подключение и пользование ОФД, ЭДО. Платным может оказаться даже оформление чеков коррекции, причём покупать их необходимо большими пакетами, нельзя приобрести только несколько чеков.

В результате оказывается, что тарифные планы ряда облачных сервисов совершенно невыгодны для стартующего бизнеса, субъектов малого предпринимательства, сезонной деятельности.

Сервис Ferma предлагает две линейки тарифных планов:

Почековая — оплата производится только за определённое число кассовых чеков без ограничения по сроку действия тарифа. Минимальный пакет — 399 документов, включающий только чеки на приход, возврат и коррекцию. Тарифный план подойдёт для малого или микробизнеса, недавно открытой торговой точки с небольшим числом продаж, сезонного бизнеса, организаций, у которых мало операций по ККТ. Если вы предполагаете, что у вас будет не больше 300 чеков в месяц — этот тариф для вас.

Срочная — тарифные планы этой линейки подходят для малого, среднего и крупного бизнеса, если у вас стабильные продажи и удобнее оплачивать услугу помесячно или сразу за более длительное время. Благодаря возможности выбора периода оплаты, этот тариф подойдёт также для сезонных услуг и для предпринимателей, которым надо быстро подключить кассу здесь и сейчас. Вы можете оплачивать услугу каждый месяц или сразу оплатить несколько месяцев. Количество чеков не ограничено. Стоимость одного месяца от 2492 р. за одну кассу. При подключении двух или более касс предоставляется скидка до 25%.

На всех тарифных планах бесплатно предоставляется:

• услуга ОФД на весь срок действия плана;
• отправка кодов маркировки в «Честный ЗНАК»;
• авторегистрация касс в налоговой;
• доступ в Личный кабинет Клиента для неограниченного числа пользователей;
• техническое обслуживание.

Таким образом, тарифы Ferma учитывают интересы бизнеса любого масштаба и типа.

Подведём итоги. Важные параметры, которые следует учитывать при выборе сервиса облачных онлайн-касс в 2023 году:

• размер арендной платы и что в неё включено;
• оснащённость сервиса дополнительными услугами;
• удобство подключения и пользования;
• функциональность личного кабинета и неограниченный доступ к нему;
• достаточное количество готовых решений по интеграциям, подключение по API;
• возможность получать аналитические данные.

Сервис Ferma оснащён полным набором услуг, необходимых для старта, ведения и оптимизации онлайн-продаж для бизнеса любого масштаба. Все сопутствующие услуги, указанные в предложении, входят в стоимость арендной платы независимо от выбранного тарифного плана.