Как отвечать на требования ФНС

Рано или поздно любая компания или предприниматель может получить требование от налоговой инспекции. Расскажем, какие они бывают, как правильно отвечать, в какие сроки и что будет, если оставить такое сообщение ФНС без ответа.

Цели требования — получить разъяснения, подтверждающие документы. Еще одна причина — в ФНС обнаружили недоплату по налогам и сообщают о необходимости оплатить необходимую сумму. Рассмотрим подробнее виды требований.

ФНС может запросить документы не только при проверке вашей организации, а также когда проверяет кого-нибудь из контрагентов. Например, проводится проверка компании, сдающей помещения в аренду. Если у налоговой возникают какие-то сомнения, она может запросить у всех арендаторов договоры аренды, факты подтверждения оплаты, акты сдачи и другие документы, доказывающие, что компания действительно ведет деятельность на территории арендодателя.

Проверяя фирму поставщика, налоговая может запросить у заказчиков пояснения, как выбирали поставщика, какие документы по рискам проверяли, с кем контактировали, а также предоставить не только первичные документы по поставкам, но и ведомости по зарплате, штатное расписание по вашим сотрудникам и даже документы по сделке с конечным потребителем. Таким образом налоговая проверяет реальность сделок в рамках встречной проверки.

В требовании о представлении пояснений налоговики должны указать:

• причину, по которой запрашивается пояснение (абзац 105.27 или 105.29 статьи 88 НК РФ);
• какую информацию необходимо предоставить и какими документами её подтвердить;
• срок подачи ответа на требование в рабочих днях.

При необходимости в этом же документе налоговики могут потребовать внести исправления в проверяемый отчёт.

На бумажных требованиях печать не ставится, только подпись инспектора ИФНС.

Требование о пояснениях не всегда бывает связано с камеральными и выездными налоговыми проверками. Например, ИФНС часто просит обоснование размер оплаты труда сотрудников: почему зарплата снизилась или она ниже, чем среднеотраслевая. 

В требовании предоставить документы указывается:

• основание, по которому направлено требование (ст. 93 НК РФ);
• срок предоставления в ИФНС документов;
• какие именно нужны документы или информация.

Точного перечня, что может потребовать инспекция, нет. Документы могут быть любые и в любом количестве. Но они должны быть связаны с расчётом и уплатой налогов и относиться к предмету проверки.

В требовании об уплате налога, сбора, страховых взносов, пени, штрафа указывают сумму задолженности и срок, в течение которого её нужно погасить. Если не оплатить вовремя, компании могут заблокировать расчётный счёт. 

При требовании вызове в налоговую в документе должны быть:

• адрес отделения налоговой инспекции и номер кабинета, в который вызывают;
• дата явки и режим работы;
• подробное описание цели вызова.

Согласнопп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ вызывать для устных пояснений могут по вопросам уплаты налогов, в связи с налоговой проверкой и в других случаях, связанных с налоговым законодательством.

Для доставки документа законом предусмотрено несколько вариантов. В зависимости от того, каким способом был получен запрос налоговиков, определяется дата получения.

1. Передача лично в руки в отделении ФНС. Если документ вручен лично, руководитель, ИП или представитель ставит свою роспись, подтверждающую получение. Этот момент и является принятием.
2. Отправка почтой России заказным письмом. При доставке почтой датой получения считается шестой день с момента, отображенного на штампе об отправке на конверте. Если письмо задержалось в пути или вовсе не было доставлено, налоговая всё равно признает его полученным. Это закреплено в пункте 4 статьи 31 Налогового Кодекса России.
3. Передача по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО в электронном виде. Налогоплательщик должен отправить в системе квитанцию о приёме. Сделать это необходимо в течение шести рабочих дней, иначе по истечении 10-ти дневного срока налоговая заблокирует расчётный счёт. День отправки квитанции будет считаться датой получения.
4. Размещение в личном кабинете налогоплательщика на портале налоговой. Требование считается принятым на следующий рабочий день.

Если компания или предприниматель сдают отчётность через ЭДО, требование придет в электронном виде.

Период на предоставление затребованной информации начинает отсчитываться с момента получения (принятия). Срок ответа указывается в тексте сообщения и составляет:

• для дачи пояснений — 5 рабочих дней;
• для предоставления документов — 5 или 10 рабочих дней.

Если последний день срока выпадает на выходной или праздник, требование необходимо отправить в ближайший рабочий день.

При получении требования по ТКС компания или предприниматель получают преимущество по времени. Ведь срок начинает отсчитываться с момента отправки квитанции о принятии, а на её отправку даётся шесть дней. Можно открыть требование, прочитать его, но квитанцию сразу не отправлять, а сделать это в последний день шестидневного срока, главное не пропустить его. Таким образом налогоплательщик получает дополнительное время для подготовки ответа.

При доставке почтой срок подготовки пояснений или документов наоборот может быть меньше, чем предусмотренный налоговым кодексом. Если письмо задержится в дороге, срок подготовки всё равно будет отсчитываться с шестого дня после отправки письма.

Если объем запрашиваемых документов очень большой или есть другие обстоятельства (например, директор или главный бухгалтер в отпуске, на больничном), компания может запросить продление срока. ФНС скорее всего согласится перенести время предоставления объяснений или документов, особенно при наличии уважительной причины.

В соответствии с п. 3 ст. 93 НК продление необходимо запросить сразу или на следующий день после получения требования. Уведомление составляется в формате, установленным приказом ИФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204@.

Направить просьбу о продлении срока можно в электронном виде или отнести лично. Важно зафиксировать получение налоговой уведомления. Если вы относите его в бумажном виде лично, необходимо, чтобы принимающий сотрудник расписался на втором экземпляре с указанием времени и даты получения, ФИО и должности. Почтой уведомление отправлять не стоит, вряд ли оно успеет дойти в установленный срок.

ФНС может и отказать в продлении срока, если посчитает причины неубедительными. Предоставление отсрочки — это право налоговиков, а не обязанность.

На требовании об уплате налогов, сборов, взносов, пеней, штрафов отвечать не надо. Достаточно отправить квитанцию о приёме (если документ доставлен через ЭДО) и оплатить задолженность. Также не надо писать ответ на требование о явке для дачи пояснений.

Как правило ответ составляется в произвольной форме и передается в налоговую по телекоммуникационным каналам связи, при личном посещении отделения ИФНС или почтой. При личном посещении необходимо получить подпись принимающего инспектора с указанием даты приёма, должности и ФИО. Если к ответу прилагаются копии документов, надо составить их опись.

Исключением является пояснение к декларации по НДС — оно составляется по форме, утвержденной приказом ФНС № ММВ-7-15/682@ от 16.12.2016 и направляются строго через ЭДО.

Ответ на требование налоговой должен содержать:

• реквизиты ИФНС (номер инспекции, адрес, ФИО руководителя);
• данные налогоплательщика (наименование фирмы, ИНН, КПП, юрадрес); 
• дату и исходящий номер;
• вступительную часть, в которой указывается на какое требование дается ответ;
• пояснение со ссылками на нормативные акты;
• ФИО, должность, подпись руководящего лица или представителя.

Требование дать пояснения

Налоговая может запрашивать разъяснения, не только напрямую связанные с налогами и декларациями, но и по поводу зарплаты. Например, почему размер оплаты труда сотрудников компании ниже среднего по отрасли. В ответе необходимо обоснованно объяснить ситуацию. При необходимости можно приложить документы, но это не обязательно.

Требования предоставить документы

В этом случае следует предоставить копии, заверенные налогоплательщиком. На каждой копии следует поставить штамп или написать от руки «Копия верна», заверить подписью руководителя или представителя с указанием даты, должности и ФИО лица. Многостраничные документы прошиваются и заверяются в месте прошивания с указанием количества страниц.

Также документы можно представить через сервис электронного документооборота. При этом через ЭДО можно отправить:

• документы, которые были изготовлены в электронной форме и подписаны ЭЦП; 
• сканированные копии, заверенные также цифровой подписью уполномоченного лица.

При отправке в электронном виде опись не нужна, оператор ЭДО сам сформирует квитанцию.

Заверять нотариально или предоставлять оригиналы в налоговую не требуется. При необходимости предпринимателя могут вызвать в ФНС для ознакомления с оригиналами документов.

Через ЭДО можно отправить электронные документы — те, что изначально были в электронном виде и подписаны электронной подписью, или сканы бумажных документов, заверенные ЭП.

Проверка ошибок в декларациях

Несоответствия, которые наша налоговая, обычно возникают вследствие ошибок в декларациях. Но бывают и другие причины. Первым делом, следует самостоятельно перепроверить расчёты и отвечать в зависимости от ситуации.

Ошибок нет. В пояснениях можно так и указать: ошибок, противоречий и несоответствий в декларации нет, а также нет и оснований для подачи «уточненки». Обязательно надо расписать причины расхождений и почему организация считает, что ошибок нет. К пояснениям можно приложить подтверждающие документы (п. 4 ст. 88 НК РФ), например выписки из регистров налогового и бухгалтерского учета.

Если ошибки есть, но налог не занижен, то надо написать об этом и указать правильные данные, если нужно – приложить подтверждающие документы. Вместо пояснений можно подать «уточненку» (п. 1 ст. 81,п. 3 ст. 88 НК РФ). Но это право, а не обязанность. Тут нужно помнить, что по «уточненке» начнется новая камеральная проверка (п. 9.1 ст. 88 НК РФ).

Если ошибки есть и из-за них занижен налог, то нужно подать «уточненку» (п. 1 ст. 81,п. 3 ст. 88 НК РФ) и доплатить необходимую сумму. Пояснения составлятьне обязательно.

Предприниматели могут столкнуться с тем, что в требовании содержится непонятная информация или нарушены сроки запроса. Рассмотрим, как быть в таких ситуациях.

Нарушение сроков

Для налоговой тоже существуют ограничения по срокам. Требование в рамках камеральной проверки можно направить только в течение трех месяцев с момента подачи декларации, за исключением запросов для дополнительных мероприятий налогового контроля. Если трехмесячный срок пропущен, требовать пояснений или документов инспекторы не вправе. Но иногда представители ФНС идут на хитрость, запрашивая объяснения не только за период, срок по которому еще не вышел, но и за предыдущий.

В такой ситуации можно смело игнорировать вопросы по старым периодам и предоставить дополнительную информацию только по последней декларации. Главное вовремя написать и отправить ответ.

В ситуации со сроками проверки есть один нюанс. Если компания или предприниматель подавали уточнённую декларацию, то со дня предоставления уточнёнки срок начинает отсчитываться заново.

Излишние требования

Во время камералки налоговые инспекторы могут запрашивать пояснения, но не вправе требовать документы. Если только это прямо не предусмотрено налоговым кодексом: например, могут требовать счета-фактуры при камеральной проверке декларации по НДС с суммой налога к возмещению. Поэтому документы к пояснениям, как правило, прикладывать не нужно — достаточно письменно ответить на вопрос.

Непонятные суммы

В большинстве случаев ФНС чётко формулирует вопрос, указывая, в чем они нашли несоответствие, на какую сумму и с каким знаком обнаруженная разница — в сторону уменьшения или увеличения. Но иногда в требовании содержится не совсем понятная информация. Например, задан вопрос о расхождениях в доходах по декларации и сумме приходов на расчётный счёт. При этом указывается непонятная сумма расхождения и не уточняется где сумма была больше, а где меньше. При сверке данных компания или ИП, действительно, могут обнаружить расхождения, но совсем на другую сумму.

В этом случае следует ответить по ситуации. Указать сумму расхождения, объяснить, откуда оно взялось, при необходимости сформировать уточнённую декларацию. При этом непонятную сумму из требования можно не упоминать.

Запрос к ИП по сделкам, не относящимся к предпринимательской деятельности

Налоговая может направить требование индивидуальному предпринимателю, в котором запрашивает предоставить документы о покупке товаров, работ, услуг, совершенной им как физическим лицом. Физлица не обязаны хранить документы по личным покупкам. К тому же, если запрос направлен, как к ИП, то и относиться может только к сделкам, совершенным им, как предпринимателем.

Хоть требование неправомерно, ответ на него необходимо дать. Можно написать, что покупка была совершена в личных целях, к предпринимательской деятельности не относится, документы не сохранились.

В требовании содержится информация

Налоговая нередко рассылает справочную информацию для налогоплательщиков — напоминает об изменившихся сроках уплаты налогов, разъясняет различные ситуации, информирует о чем-либо. Обычно такие сведения оформляются как письма. Но иногда информационное письмо направляется в виде требования. В нем не содержится никакого запроса, но оставлять требование без ответа нельзя. Как и в стандартном случае необходимо отправить квитанцию о приёме и ответ в установленные сроки. В ответном сообщении можно указать, что информация принята к сведению.

Если компания или предприниматель не отвечают на запросы или случайно пропускают время ответа, налоговым кодексом для них предусмотрены следующие взыскания:

• штраф в размере 200 руб. – за каждый не предоставленный вовремя документ (п. 1 ст. 126 НК);
• штраф 400 руб. – за каждый документ в случае повторного нарушения в течение одного года (п. 4 ст. 114 НК).

Отсутствие пояснений и необходимой информации может повлечь налоговую ответственность по ст. 129.1 НК, это уже более серьезные суммы – от 5 тысяч до 20 тысяч для организации. Отказ предоставить документы или пояснения по контрагенту грозит штрафом до 10 тысяч рублей (п. 2 ст. 126 НК).

Также следует учитывать, что игнорирование запросов и требований ФНС, а также неполучение заказных писем на почте, поднимает шансы включения налогоплательщика в план выездных проверок.

Если у компании нет запрашиваемых документов

Дать ответ в налоговую надо все равно, указав при этом, что документов нет в наличии и причину утери, уничтожения или не оформления. Вероятно, что такая ситуация приведет к выездную проверке компании. Какие последствия ждут организацию в этом случае: 

1. Если налогоплательщик не предоставит подтверждение произведенных расходов, ФНС потребует доплаты налогов, а также уплаты штрафов и пени.
2. Нарушение правил учёта влечет за собой санкции по ст. 120 НК РФ, а также привлечение к административной ответственности должностных лиц.
3. Уничтожение или сокрытие документации в корыстных целях может привести к уголовной ответственности.

Своевременное предоставление сотрудникам налоговой службы всех необходимых документов, исключает вышеперечисленные риски.