Для чего кассе нужен фискальный накопитель

Любой онлайн-кассе для работы в соответствии с требованиями закона 54-ФЗ необходим фискальный накопитель. Разберёмся, что это за устройство, какие функции выполняет, кому нужен ФН и когда его надо менять.

ФН — это устройство, устанавливаемое в кассу для записи и хранения данных обо всех чеках и операциях, сформированных на ККТ.

Накопитель осуществляет следующие функции:

• шифрование фискальных данных;
• приём от онлайн-кассы данных для фискализации и передачу зашифрованных данных в ККТ для отправки в ОФД;
• запись информации в память и обеспечение её сохранности;
• защита фискальных данных содержащихся в ФН от редактирования;
• сохранность записанных данных при отсутствии электроэнергии.

После того как работа фискального накопителя закончена в связи с окончанием срока действия или исчерпания памяти, и он извлечён из ККТ, его необходимо хранить в течение пяти лет. Всё это время сохраняются данные в памяти устройства и при необходимости могут быть извлечены.

В поисках способов сокращения своих затрат некоторые предприниматели задумываются: можно ли обойтись без покупки ФН? Например, если для фискализации используются облачные кассы или ККТ работает в автономном режиме.

Закон 54-ФЗ предусматривает несколько ситуаций, когда при расчётах можно не использовать кассовую технику. Но если компания или предприниматель обязаны применять ККТ, необходим и фискальный накопитель. 

Автономно работающие кассы не отправляют сведения в ФНС в режиме реального времени, но вся информация сохраняется на ФН и впоследствии передаётся.

Облачные кассы зачастую рекламируются поставщиками услуги как виртуальный сервис, поэтому может возникнуть предположение, что для них не нужен накопитель. Но это не так, облачная ККТ представляет собой физический кассовый аппарат, он хранится в Дата-Центре, клиент его не видит и получает доступ к кассе через интернет. Но облачную кассу также необходимо оснастить фискальным накопителем, как и любую другую.

Без ФН невозможно поставить ККТ на учёт в налоговой, ведь в заявке на регистрацию необходимо указать номер фискального накопителя. Работа на кассовой технике, незарегистрированной в ФНС, является нарушением законодательства.

Что будет, если пренебречь требованиями закона 54-ФЗ и не покупать ФН? За работу без фискального накопителя предусмотрен штраф в соответствии с п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ:

• для ИП и должностного лица — от 1500 р. до 3000 р.;
• для юридического лица — от 5000 р. до 10000 р.

Предпринимателю следует не только оснастить свою онлайн-кассу ФН, но и следить за истечением срока действия и вовремя заменять его.

Все модели фискальных накопителей, разрешённых для применения в ККТ, включаются в реестр ФНС. В 2023 году в реестр входят накопители двух видов: ФН—1.1М и ФН—1.2 со сроками действия на 15 и 36 месяцев.

Для каждого накопителя в реестре налоговой приводится перечень моделей онлайн-касс, в отношении которых по результатам экспертизы вынесены заключения об отсутствии влияния таких моделей контрольно-кассовой техники на выполнение моделью фискального накопителя установленных требований к криптографическим средствам защиты фискальных данных. В списки ККТ входят включённые в реестр контрольно-кассовой техники такие популярные у ритейлеров модели, как «Эфир PRO ФС», «Эфир PRO ФА», «АТОЛ 55Ф», «Эвотор СТ2Ф», «Штрих М-01Ф», «Ритейл 01-ФМ» и другие.

Разрешённые для применения накопители поддерживают последний формат фискальных данных 1.2, а также предыдущие версии:

• ФН-1.1М — ФФД 1.0; 1.05; 1.1; 1.2;
• ФН-1.2 — ФФД 1.05; 1.1; 1.2.

Обратите внимание: ФН-1.2 не поддерживает самый старый формат 1.0.

Выбирая ФН по периоду действия, следует учитывать следующие факторы:

• система налогообложения;
• вид деятельности;
• работает ли организация или ИП с маркированными или подакцизными товарами;
• применяется ли на ККТ автономный режим;
• какой ФФД используется на кассе;
• объёмы продаж.

В зависимости от перечисленных выше признаков, заявленный срок действия ФН 15 или 36 месяцев в действительности может быть другим. В таблице мы представили подробные данные, составленные на основании сведений производителей, обо всех видах накопителей и количестве дней, которое они будут работать в зависимости от особенностей бизнеса.

Из таблицы мы можем увидеть зависимость продолжительности работы ФН от указанных факторов. Например, срок работы ФН в автономном режиме на ОСН (услуги) при покупке устройства на 36 месяцев различается в связи с применяемым на кассе форматом фискальных документов:

• при использовании ФФД 1.0 период работы составит 1110 дней;
• при использовании ФФД 1.05, 1.1, 1.2 — 560 дней.

Время работы ФН определяется не только установленным законом сроком, но и объёмом памяти устройства. Любой накопитель на 15 или 36 месяцев рассчитан примерно на 250 000 фискальных документов — чеков и отчётов. Если у компании большое количество продаж, то память устройства заполнится раньше, чем истечёт срок действия. В таком случае нет никакого смысла приобретать ФН на 36 месяцев, если объём памяти будет исчерпан за 15 месяцев или более короткий срок.

С 6 августа 2021 года все компании и предприниматели, работающие с маркированными товарами, обязаны регистрировать онлайн-кассы с фискальными накопителями, поддерживающими ФФД 1.2. В 2023 году все виды ФН, включённые в реестр ФНС, совместимы с форматом фискальных данных 1.2.

Старые накопители могут использоваться до окончания срока их действия или заполнения памяти устройства. При этом компании, которые не занимаются реализацией маркированной продукции, не обязаны переводить свои кассы на ФФД 1.2. и могут применять ФФД 1.0, 1.05, 1.1. Современные накопители их также поддерживают (ФН—1.2 не работает с 1.0, ФН—1.1М совместим со всеми форматами).

Старые форматы фискальных документов не могли обеспечить двустороннее взаимодействие между продавцом товара и системой маркировки. В ФФД 1.2 предусмотрены 4 новых документа, благодаря которым не только осуществляется передача сведений в ИС «Честный ЗНАК» и проверка кода, но также касса может принимать ответ системы и отображать статус кода в чеке:

• Запрос о коде маркировки;
• Ответ на запрос;
• Уведомление о реализации маркированного товара;
• Квитанция на уведомление.

Запрос о коде маркировки хранится в памяти ФН до того момента, пока не получен ответ или не создан новый запрос.

После того как чек оформлен, оператору системы маркировки направляется уведомление о реализации маркированного товара, содержащее результат проверки кода. В ответ на уведомление от «Честного ЗНАКа» приходит квитанция. До момента получения квитанции уведомление хранится в памяти ФН. Если по какой-то причине отчёты не передаются, информация о них указывается в «Отчёте о закрытии смены» и «Отчёте о текущем состоянии смены».

Проводя продажу маркированного товара по кассе, работающей в автономном режиме, фискальный накопитель проверяет коды на их соответствие установленным параметрам, но статус кода не может быть проверен в системе «Честный ЗНАК» в момент реализации. В чеке при этом отображается статус проверки кода маркировки [M]. Для того чтобы автономная касса могла пробивать чеки на маркированные товары без проверки статуса кода, необходима предварительная настройка. Уведомления о реализации маркированных товаров сохраняются в памяти ФН для дальнейшей передачи в «Честный ЗНАК». Продавец берёт на себя ответственность за своевременное выбытие маркированного товара.

Существует несколько причин для замены накопителя:

1. Закончился срок действия ключа ФН. По истечении срока фискальный накопитель блокируется и перестаёт передавать данные через ОФД в налоговую и «Честный ЗНАК». Многие кассовые аппараты предупреждают о необходимости замены за 30 дней до окончания периода работы. Чтобы не пропустить информацию и иметь запас времени для замены, в Личном кабинете Клиента OFD.ru пользователи могут настроить уведомления о сроках окончания ФН. Также посмотреть сроки окончания действия по всем своим кассам или выборочно по отдельным ККТ можно в разделе «Кассы» на вкладке «График замены ФН».
   Время службы устройства начинается отсчитываться с момента регистрации кассы в ФНС. Сделать отчёт о закрытии ФН и передать все документы в налоговую следует до окончания срока, иначе накопитель будет заблокирован и никакие действия выполнить не сможет.
2. Заполнилась память. Все чеки и документы хранятся в памяти ФН. Если по кассе ежедневно проводится большое количество операций (например, около 1000), память закончится значительно раньше, чем срок действия. В ЛКК OFD.ru в графическом виде отображается заполненность памяти устройств, также можно формировать прогноз замены ФН как по истечению срока действия, так и по заполненности.
3. Изменение данных компании. Если меняется юридическое лицо, которое владеет кассой, необходимо снять ККТ с учёта и зарегистрировать заново с данными нового юрлица с новым ФН. При этом кассовому аппарату будет присвоен другой регистрационный номер. Прежний фискальный накопитель необходимо архивировать независимости от объёма оставшейся памяти или неизрасходованного срока, использовать его после архивации невозможно.
   Если у компании произошли изменения названия или адреса работы ККТ, но остался прежний ИНН, перерегистрация проводится без замены ФН.
4. Брак или поломка накопителя. Если ФН неисправен и не выполняет свои функции, необходимо заменить его на новый.

Заменить устройство на новое можно самостоятельно или, обратившись в компанию, обслуживающую вашу кассовую технику. Замена накопителя в облачном сервисе Ferma производится специалистами OFD.ru бесплатно. Но вам необходимо заблаговременно побеспокоиться о приобретении устройства для замены.

Законодательство не запрещает компании или ИП заменять фискальный накопитель самостоятельно, не обращаясь в специальную службу. Для замены следует выполнить следующие шаги:

1. Проверить в Личном кабинете Клиента, что онлайн-касса передала все документы в ОФД.
2. Сформировать отчёт о закрытии смены.
3. Сформировать отчёт о закрытии ФН. Данные из отчёта передаются в налоговую вместе с заявлением на перерегистрацию ККТ в связи с заменой ФН.
4. Дождаться подтверждения в ЛКК о том, что ОФД получил отчёт.
5. Открыть ККТ (если она не опломбирована), снять фискальный накопитель из разъёма и установить новый. Если касса опломбирована, для замены следует обратиться в ЦТО, иначе будет утеряно право на гарантию.
6. Сформировать отчёт «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)», указав параметры OFD.ru:
   • ИНН ОФД: 7841465198
   • Имя ОФД: ООО «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии»
   • URL ОФД: www.ofd.ru
   • Тайм-аут чтения: 10000
   • URL адрес сервера ОФД: gate.ofd.ru
   • Порт сервера ОФД: 4000
   • IP: 94.143.160.11
   • Для работы с маркировкой ФФД 1.2:
   • URL адрес сервера ИСМ: crpt.ofd.ru
   • Порт сервера ОФД: 7000
   • IP адрес сервера: 94.143.160.19.
7. Перерегистрировать кассу в налоговой в ЛКК OFD.ru или на сайте nalog.ru с указанием причины «Замена ФН».

Если ваш накопитель заблокирован в связи с истечением срока службы, а касса передала в налоговую не все документы, необходимо извлечь данные с устройства при помощи специальной программы для работы с ФН через ПК — FN Transfer (FNArc). Сделать это необходимо до замены ФН. Скачать утилиту для работы с ФН можно на официальном портале ФНС. Затем её следует установить, подключить фискальный накопитель через порт USB к ПК и запустить программу. Файл с документами, которые не были переданы в ФНС, необходимо приложить к заявлению о перерегистрации кассы.

Также с помощью программы для работы с ФН можно извлечь не переданные уведомления о реализации маркированных товаров для дальнейшей передачи этих сведений в «Честный ЗНАК».

Использованный накопитель необходимо хранить в сухом тёмном месте в течение пяти лет. Владелец бизнеса несёт ответственность за сохранность и доступность данных, записанных в ФН.

Устройство может быть заблокировано не только при истечении срока действия или заполнении памяти. Также поводом для приостановки работы накопителя может стать:

1. Не закрытая более 24 часов смена. Если открытая смена длится больше суток, накопитель перестаёт формировать фискальный признак. Работа устройства будет восстановлена сразу после закрытия смены.
2. Касса не передаёт сведения в ФНС более 30 дней. Согласно требованиям п.1 ст. 4.1 закона 54-ФЗ, если через 30 календарных дней с момента формирования фискального признака для фискального документа не будет получено подтверждение оператора для этого документа (за исключением случаев применения ККТ в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов), ФН перестаёт формировать фискальный признак, следовательно касса не может пробивать чеки.
   Сведения могут не передаваться по причине отключения или нестабильной работы интернета или при нарушении взаимодействия с ОФД. Например, из–за того, что предприниматель забыл продлить услугу. Как только связь будет восстановлена, ФН передаст все документы в налоговую и возможность формировать фискальный признак восстановится.
3. Ошибка при регистрации. Если в заявлении неправильно указаны какие-либо данные, ФНС заблокирует ФН ещё до начала работы. Следует исправить все ошибки и завершить регистрацию.

Стоимость ФН довольно ощутимая затрата для предпринимателя. Оснащая торговые точки кассовой техникой, первоначально удобно купить кассу с фискальным накопителем в одном месте. Также вы можете приобрести накопитель в OFD.ru. У нас всегда есть в наличии накопители на 15 и 36 месяцев совместимые с любой кассой из реестра ФНС:

• ФН 1.2 на 15 месяцев производства АО «Концерн «Автоматика» (Госкорпорация «Ростех»). Память фискального накопителя – до 250 000 чеков. Поддерживает форматы фискальных данных — 1.05, 1.1 и 1.2;
• ФН 1.2 на 36 месяцев. Производитель – АО «Концерн «Автоматика» (Госкорпорация «Ростех»). Память устройства – до 250 000 чеков.Фискальный накопитель поддерживает ФФД 1.05, 1.1 и 1.2.

Доставка накопителей осуществляется в любой регион России вместе с услугой ОФД от ведущего оператора фискальных данных OFD.ru. Клиенты, подключившие услугу ОФД и сервис Ferma, могут приобрести ФН в Личном кабинете Клиента.