Зачем переходить на электронные чеки

32

Электронный чек — это юридически значимый документ, подтверждающий факт покупки, электронная версия бумажного чека. По электронному чеку можно получить гарантию, оформить возврат или налоговый вычет. Всё больше организаций в последнее время отказывается от бумажных чеков в пользу электронных. 

Когда появились электронные чеки

Понятие электронного чека появилось в 2017 году одновременно с введением онлайн-касс. Закон 54-ФЗ установил, что продавец обязан отправить электронный вариант чека на email покупателя по его просьбе и при предоставлении контактных данных, если для расчёта использовалось электронное средство платежа. В 2019 году Минфин добавил к списку способов отправки мессенджеры и социальные сети (письмо от 25.12.2019 № 03-01-15/101704).

Сначала электронные чеки применялись преимущественно при дистанционных расчётах. Большинство покупателей даже и не знали о своем праве получить чек на свой email. А розничные продавцы были не готовы к рассылке.

Крупные ритейлеры начали внедрять электронные чеки, добавляя функцию отказа от бумажного в свои приложения. Если покупатель выбирает эту опцию и предъявляет при расчёте карту программы лояльности, касса не печатает бумажный чек, а отправляет его электронный аналог по указанному в приложении контакту.

В январе 2020 г. такая возможность появилась у клиентов сети «Азбука вкуса». Затем перейти на электронный чек предложили покупателям сети «ВкусВилл», «Перекрёсток» и «Пятёрочка». В июле 2021 года от бумажных чеков решила отказаться сеть зоотоваров «Четыре лапы». В 2022 году переводить своих клиентов на электронные чеки стали магазины «Магнит», автосервисы FIT Service, сеть «Ситилинк» и др.

Несмотря на то, что от бумажных чеков отказывается небольшой процент покупателей, экономия на термобумаге очень ощутима, вот только некоторые цифры:

  1. В сети «ВкусВилл» за год действия акции от бумажных чеков отказались 600 тысяч клиентов, это позволило компании экономить по 145 км чековой ленты каждый месяц.
  2. За период отправки электронных чеков в «Пятёрочке» (в настоящий момент у компании временно нет технической возможности передавать фискальные документы в электронном виде) сэкономили 1,2 тысячи километров бумаги — покупатели отказались от 4 млн чеков.
  3. За 2021 год на электронные чеки перешли 177 тысяч клиентов «Перекрёстка», сэкономив бумаги более чем на 6 млн чеков.
  4. За 8 месяцев в сети «Четыре лапы» отказались от бумажных чеков 40 тысяч покупателей, сэкономив 35 км чековой ленты.

Дефицит кассовой ленты, возникший в России в марте 2022 г., дал серьёзный толчок развитию ситуации. Электронные чеки стали намного чаще использоваться в офлайн-торговле, и ритейл оценил их преимущества:

  • экономия средств на кассовую ленту;
  • увеличение срока действия чекопечатающего устройства за счёт снижения нагрузки на него;
  • уменьшение отходов — многие покупатели не берут чеки или сразу их выкидывают;
  • экономия времени на печать.

Стоит отметить, что кассовая лента — это практически неперерабатываемые отходы. Чеки не принимают в макулатуру и очень редко берут на переработку. Поэтому переход на электронные чеки еще и экологичен.

Для покупателей есть еще один большой плюс: электронный чек не потеряется и не утратит чёткость изображения со временем. Если пользователь зарегистрирован в сервисе ФНС «Мои чеки», в базе в любой момент можно отыскать все чеки, оформленные электронно и привязанные к телефонному номеру покупателя.

Если покупатель потерял или не получил чек, продавцы — клиенты OFD.ru могут переслать электронный чек потребителю повторно, сколько бы времени ни прошло с момента покупки. Так как все оформленные фискальные документы хранятся на сервере OFD.ru, а для клиентов в личном кабинете организован удобный поиск чека

Как перейти на электронные чеки

Согласно действующей редакции закона 54-ФЗ, бумажный чек может быть заменен на электронный, если выполняются следующие условия:

  1. Кассовый аппарат работает не автономно.
  2. Покупатель дал согласие на получение чека в электронном виде и до момента расчёта предоставил контактные данные: номер телефона или адрес электронной почты.
  3. У продавца есть техническая возможность отправить электронный чек.

Функция печати чека включена в онлайн-кассах по умолчанию. Отключить её можно в личном кабинете клиента OFD.ru. Передача чеков на email осуществляется бесплатно, для отправки по номеру телефона необходимо приобрести пакет СМС. OFD.ru предоставляет клиентам возможность отправлять чеки ещё и в Viber, VK, OK.

Основная сложность при переходе на электронные чеки — это получение контактных данных покупателя и заполнение их во время расчёта. Нетрудно представить, какая очередь соберётся у кассы в розничном магазине, если каждый клиент будет диктовать свой email или телефон, а кассир — заносить информацию в систему. Поэтому предпринимателю следует продумать инфраструктуру по работе с клиентской базой данных.

Отличия электронного чека от бумажного

Несмотря на то, что согласно 54-ФЗ электронный чек является законным аналогом бумажного, у них есть несколько различий:

  1. Электронный чек выдается только с согласия клиента (если это не дистанционная продажа), а бумажный — по умолчанию, даже если клиент говорит, что чек ему не нужен. Сейчас обсуждаются поправки к закону 54-ФЗ, позволяющие продавцу не печатать чек и не отправлять его в электронном виде, если покупатель отказывается от его получения, но пока они не утверждены.
  2. Контактные данные клиента. Бумажный чек не содержит сведений о покупателе, в электронном обязательно должен быть указан телефон или email.
  3. Срок выдачи. Бумажный чек должен быть передан клиенту в момент расчёта, электронный может быть отправлен не позднее следующего рабочего дня (192-ФЗ).
  4. Реквизиты чека. Установлен список реквизитов, который обязательно должен присутствовать в чеке и он различается для бумажного и электронного варианта. Причем, к документу, отправляемому с помощью СМС и email, предъявляются разные требования.

Рассмотрим подробнее, каким требованиям должен соответствовать электронный чек.

Законом определен форматы файла, который отправляется клиенту — JPEG, PNG, PDF, текстовый формат HTML. Другие варианты недопустимы — у покупателя не должно возникнуть сложностей с открытием документа. Установленные законом форматы широко распространены и открываются на любом устройстве.

В законодательстве не предусмотрена проверка достоверности сообщаемых клиентом сведений. Поэтому, если покупатель не получит чек из-за неверно указанного номера телефона или адреса электронной почты, продавец не несёт за это ответственность.

Обязательные реквизиты чека установлены законом, без них фискальный документ считается недействительным. 

Как должен выглядеть чек в SMS

Ввиду ограниченного размера сообщения, клиент получает только минимально-необходимые сведения:

  • наименование кассового документа;
  • дату и время совершения продажи;
  • сумму покупки;
  • номер регистрации ККТ
  • признак расчёта;
  • ссылку на сайт OFD.ru, по которой можно открыть полноценную версию чека.

Чек на email

Письмо дает значительно больше возможностей, поэтому в электронном чеке содержится даже больше реквизитов, чем в бумажном:

  • наименование кассового документа;
  • номер внутри смены, дата, время;
  • адрес магазина;
  • наименование продавца;
  • признак расчета;
  • название товаров, услуг, работ;
  • ставка НДС;
  • цена;
  • скидка, если есть;
  • общая сумма покупки;
  • способ расчёта: наличные или безнал;
  • регистрационный номер ККТ;
  • заводской номер ФН;
  • фискальный признак;
  • ссылка на сайт для проверки документа;
  • номер чека;
  • телефон или email покупателя;
  • телефон магазина;
  • версия ФФД;
  • код формы фискального документа;
  • система налогообложения;
  • фамилия и должность сотрудника, отбившего чек;
  • ИНН продавца;
  • QR-код.

Если плательщик является ИП или организацией, в чеке необходимо указать наименование и ИНН покупателя.

При продаже маркированного товара в электронной форме указывается код товара, GTIN, серийный номер.

При реализации подакцизной продукции, выделяется сумма акциза.

Если чек оформляется платежным агентом, указывается комиссия и номер телефона агента.

При продаже импортной продукции, необходимо указать номер таможенной декларации и страну производства.

Рекламные чеки

В сообщение с чеком можно добавить любую текстовую и графическую информацию. Таким образом электронные чеки можно использовать как маркетинговый инструмент. Это особенно актуально в условиях маркировки рекламы, размещаемой в интернете. Брендированные чеки рассылаются по базе действующих клиентов, давших согласие на получение сообщений. Такая реклама не подлежит маркировке.

Подробнее про рекламные чеки мы рассказываем в статье.

Наземные розничные магазины в ближайшее время не смогут полностью отказаться от бумажных чеков. Но даже если часть покупателей перейдет на электронные фискальные документы, это приведет к значительной экономии бумаги и времени.