Электронный чек — это юридически значимый документ, подтверждающий факт покупки, электронная версия бумажного чека. По электронному чеку можно получить гарантию, оформить возврат или налоговый вычет. Всё больше организаций в последнее время отказывается от бумажных чеков в пользу электронных.
Понятие электронного чека появилось в 2017 году одновременно с введением онлайн-касс. Закон 54-ФЗ установил, что продавец обязан отправить электронный вариант чека на email покупателя по его просьбе и при предоставлении контактных данных, если для расчёта использовалось электронное средство платежа. В 2019 году Минфин добавил к списку способов отправки мессенджеры и социальные сети (письмо от 25.12.2019 № 03-01-15/101704).
Сначала электронные чеки применялись преимущественно при дистанционных расчётах. Большинство покупателей даже и не знали о своем праве получить чек на свой email. А розничные продавцы были не готовы к рассылке.
Крупные ритейлеры начали внедрять электронные чеки, добавляя функцию отказа от бумажного в свои приложения. Если покупатель выбирает эту опцию и предъявляет при расчёте карту программы лояльности, касса не печатает бумажный чек, а отправляет его электронный аналог по указанному в приложении контакту.
В январе 2020 г. такая возможность появилась у клиентов сети «Азбука вкуса». Затем перейти на электронный чек предложили покупателям сети «ВкусВилл», «Перекрёсток» и «Пятёрочка». В июле 2021 года от бумажных чеков решила отказаться сеть зоотоваров «Четыре лапы». В 2022 году переводить своих клиентов на электронные чеки стали магазины «Магнит», автосервисы FIT Service, сеть «Ситилинк» и др.
Несмотря на то, что от бумажных чеков отказывается небольшой процент покупателей, экономия на термобумаге очень ощутима, вот только некоторые цифры:
Дефицит кассовой ленты, возникший в России в марте 2022 г., дал серьёзный толчок развитию ситуации. Электронные чеки стали намного чаще использоваться в офлайн-торговле, и ритейл оценил их преимущества:
Стоит отметить, что кассовая лента — это практически неперерабатываемые отходы. Чеки не принимают в макулатуру и очень редко берут на переработку. Поэтому переход на электронные чеки еще и экологичен.
Для покупателей есть еще один большой плюс: электронный чек не потеряется и не утратит чёткость изображения со временем. Если пользователь зарегистрирован в сервисе ФНС «Мои чеки», в базе в любой момент можно отыскать все чеки, оформленные электронно и привязанные к телефонному номеру покупателя.
Если покупатель потерял или не получил чек, продавцы — клиенты OFD.ru могут переслать электронный чек потребителю повторно, сколько бы времени ни прошло с момента покупки. Так как все оформленные фискальные документы хранятся на сервере OFD.ru, а для клиентов в личном кабинете организован удобный поиск чека.
Согласно действующей редакции закона 54-ФЗ, бумажный чек может быть заменен на электронный, если выполняются следующие условия:
Функция печати чека включена в онлайн-кассах по умолчанию. Отключить её можно в личном кабинете клиента OFD.ru. Передача чеков на email осуществляется бесплатно, для отправки по номеру телефона необходимо приобрести пакет СМС. OFD.ru предоставляет клиентам возможность отправлять чеки ещё и в Viber, VK, OK.
Основная сложность при переходе на электронные чеки — это получение контактных данных покупателя и заполнение их во время расчёта. Нетрудно представить, какая очередь соберётся у кассы в розничном магазине, если каждый клиент будет диктовать свой email или телефон, а кассир — заносить информацию в систему. Поэтому предпринимателю следует продумать инфраструктуру по работе с клиентской базой данных.
Несмотря на то, что согласно 54-ФЗ электронный чек является законным аналогом бумажного, у них есть несколько различий:
Рассмотрим подробнее, каким требованиям должен соответствовать электронный чек.
Законом определен форматы файла, который отправляется клиенту — JPEG, PNG, PDF, текстовый формат HTML. Другие варианты недопустимы — у покупателя не должно возникнуть сложностей с открытием документа. Установленные законом форматы широко распространены и открываются на любом устройстве.
В законодательстве не предусмотрена проверка достоверности сообщаемых клиентом сведений. Поэтому, если покупатель не получит чек из-за неверно указанного номера телефона или адреса электронной почты, продавец не несёт за это ответственность.
Обязательные реквизиты чека установлены законом, без них фискальный документ считается недействительным.
Ввиду ограниченного размера сообщения, клиент получает только минимально-необходимые сведения:
Письмо дает значительно больше возможностей, поэтому в электронном чеке содержится даже больше реквизитов, чем в бумажном:
Если плательщик является ИП или организацией, в чеке необходимо указать наименование и ИНН покупателя.
При продаже маркированного товара в электронной форме указывается код товара, GTIN, серийный номер.
При реализации подакцизной продукции, выделяется сумма акциза.
Если чек оформляется платежным агентом, указывается комиссия и номер телефона агента.
При продаже импортной продукции, необходимо указать номер таможенной декларации и страну производства.
В сообщение с чеком можно добавить любую текстовую и графическую информацию. Таким образом электронные чеки можно использовать как маркетинговый инструмент. Это особенно актуально в условиях маркировки рекламы, размещаемой в интернете. Брендированные чеки рассылаются по базе действующих клиентов, давших согласие на получение сообщений. Такая реклама не подлежит маркировке.
Подробнее про рекламные чеки мы рассказываем в статье.
Наземные розничные магазины в ближайшее время не смогут полностью отказаться от бумажных чеков. Но даже если часть покупателей перейдет на электронные фискальные документы, это приведет к значительной экономии бумаги и времени.