Что такое электронный документооборот и зачем он нужен

29

ЭДО (электронный документооборот) — это система процессов по составлению, обмену и обработке документов в электронном виде. Количество компаний, использующих в своей работе ЭДО, стабильно увеличивается с каждым годом. Частично это связано с законодательными инициативами и развитием программы цифровой экономики. Но часть организаций переходят на ЭДО по собственной инициативе, понимая все преимущества этой системы.

Задачи электронного документооборота

Обмениваться документами через интернет можно с помощью электронной почты, мессенджеров или облачных сервисов. Но только документы, переданные через оператора ЭДО и подписанные электронной подписью, признаются юридически значимыми наравне с бумажными.

ЭДО в организации оптимизирует процесс обмена документами между контрагентами, ускоряет каждый этап от создания до согласования и подписания сторонами:

  • для согласования внутри компании не надо ходить из кабинета в кабинет, несколько сотрудников могут изучать файл одновременно, изменения вносятся оперативно;
  • электронный документ попадает к контрагенту в считаные секунды, в отличие от почтовой или курьерской доставки, которая занимает от одного до нескольких дней;
  • согласования между компаниями также происходит намного быстрее, обнаруженные несоответствия быстро устраняются;
  • после подписания не надо дожидаться, когда второй экземпляр вернётся контрагенту, он сразу видит факт принятия в личном кабинете ЭДО.

Кроме сокращения временных затрат, электронный документооборот в организации позволит существенно экономить на бумаге, тонере и комплектующих для принтеров, почтовых расходах и на содержании помещений для хранения. Крупные компании затрачивают на печатные документы десятки тонн бумаги в год.

Оператор EDO.ru гарантирует бессрочное и бесплатное хранение на своих серверах. Таким образом, переход на ЭДО обеспечивает организациям и ИП значительную экономию средств.

Обязательное применение электронного документооборота в компании

Для ряда бизнесов применение ЭДО является необходимым в связи с требованиями законодательства. Например, для предпринимателей, которые работают с маркированными и прослеживаемыми товарами. Передача сведений о перемещении продукции в систему «Честный ЗНАК» и в ФНС происходит автоматически через оператора ЭДО из электронных документов. Для этого участникам товарооборота необходимо обмениваться электронными УПД и УКД.

К перечню товаров, подлежащих обязательной маркировке, регулярно присоединяются новые категории. В связи с этим использование электронного документооборота с 2023 года станет необходимым для легальной работы многих предпринимателей.

Сервис Маркировка от Edo.ru предоставляет целый комплекс услуг при работе с маркированными товарами. В личном кабинете клиента можно:

  • зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК»;
  • заказывать коды в любом количестве без ограничений;
  • распечатывать марки;
  • получать информацию о владельце каждого кода и проверять статус;
  • проводить сверку кодов при получении УПД;
  • выводить коды из оборота.

Для разных категорий участников маркировки товаров в сервисе ЭДО.Поток предусмотрены эргономичные решения, которые сделают работу с системой мониторинга продукции удобной и безопасной. Узнайте больше информации про Маркировку в ЭДО и тарифыпо ссылке.

Виды электронного документооборота

ЭДО можно классифицировать по различным признакам. По типу правовых взаимоотношений между участниками электронное делопроизводство и электронный документооборот можно разделить на внутренний и внешний.

Внутренний ЭДО включает в себя обмен документами между руководителями и сотрудниками внутри компании. Сюда можно отнести: приказы, протоколы собраний, распоряжения, служебные записки. Для подписи документов, которые циркулируют внутри организации, как правило, не требуется сертификат усиленной КЭП, достаточно простой электронной подписи. Внутренний документооборот практически не регламентируется законодательством.

Внешний ЭДО — это обмен документами с партнёрами, поставщиками, заказчиками. Контрагенты направляют друг другу договоры, счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты сверки и приёмки-передачи и пр. Для подписи таких документов использование КЭП обязательно.

Отдельно следует выделить вид внешнего документооборота — ЭДО с государственными органами. Этот вид начал развиваться раньше других, и он значительно упрощает взаимодействие компаний с государственными структурами. А в некоторых случаях подача документов в электронном виде является обязательной и это закреплено в законе. К обязательным относится:

  • сдача отчётности в ФНС и Фонды, а также предоставление документов по требованию налоговой;
  • передача сведений по маркированным и прослеживаемым товарам;
  • участие в торгах и закупках.

По назначению документов можно выделить следующие виды ЭДО:

  1. Бухгалтерский. Наибольшее количество документов в организациях проходят через бухгалтерию. Это счета на оплату, счета-фактуры, накладные, универсальные передаточные документы, акты, а также отчетность в контролирующие органы.
  2. Складской. В крупных компаниях составляется большой объём документов при получении, отгрузке и перемещении товаров на складах. Кроме этого ведется учёт и инвентаризация остатков. Электронный документооборот для ИП и организаций позволяет быстро обмениваться сведениями. 
  3. Кадровый. Большая часть документов, регламентирующих трудовые отношения, может быть переведена в электронный вид. Например, через ЭДО можно оформить отгул или отпуск, выдать 2-НДФЛ. Даже трудовые книжки и договоры сейчас зачастую составляются в электронном виде. Но остались ещё некоторые формы, которые должны быть оформлены только на бумаге и подписаны реальной подписью. Например, приказы об увольнении или журнал прохождения инструктажа.
  4. Управленческий. Это документы, регулирующие отношения внутри компании — уставы, приказы, регламенты, распоряжения, кадровые отчёты.

Какие документы есть в ЭДО?

Электронный документ представляет собой файл с информацией. К формату файла, пересылаемого через систему электронного документооборота, предъявляются строгие требования. Они определяют набор реквизитов и полей. В случае несоблюдения требований документ не будет иметь юридическую силу. 

Существует перечень формализованных, то есть утверждённых ФНС, электронных документов, которые можно передавать в системе ЭДО.

Они составляются в формате xml и подписываются квалифицированной электронной подписью, выданной в УЦ ФНС или в одном из доверенных УЦ. Налоговая регулярно расширяет список таких документов. Сегодня в перечень входят:

  1. УПД — объединяет в себе счёт-фактуру и данные об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав.
  2. УКД — совмещает в себе корректировочный счёт-фактуру и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг).
  3. Счёт-фактура — подтверждает факт отгрузки товаров или оказания услуг и их стоимость. Счёт-фактура является основанием для принятия НДС, предъявленного продавцом к вычету.
  4. Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — накладная, которая оформляется при продаже продукции.
  5. Договорный документ — соглашение, контракт, спецификация, протокол разногласий, дополнительное соглашение к договору и прочее.
  6. Акт сверки взаимных расчётов — формируется на основании бухгалтерских данных за определённый период.
  7. Акт выполненных работ/оказанных услуг — является подтверждением выполнения работ, услуг подрядчиком заказчику.

Ознакомиться с полным списком утверждённых документов и с приказами, в которых описан формат их составления, можно на сайте ФНС.

Через систему ЭДО можно также пересылать и неформализованные документы, которые составляются в любом формате: docx, pdf, xlsx, jpg. Например, счёт на оплату, письмо. Также можно отправлять любые неформализованные акты по ЭДО. В системе ЭДО.Поток можно обмениваться как неформализованными, так и всеми утверждёнными видами формализованных документов.

Использование электронной подписи в электронном документообороте

Заверять документы, которыми обмениваются в системе ЭДО, можно тремя видами подписей. Но применяются они в разных ситуациях.

  1. Простая (ПЭП) представляет собой код подтверждения, присланный в СМС и на email, логин и пароль для входа в интернет-банк, личный кабинет или приложение. С помощью ПЭП можно заверять электронные документы, но стороны должны заранее заключить соглашение об этом. ПЭП можно использовать для подписания документов внутреннего ЭДО компании или заключения соглашения между работодателем и сотрудником.
  2. Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП) формируется в удостоверяющих центрах с помощью криптографических программ. НЭП имеет средний уровень защиты и позволяет идентифицировать владельца, а также определить, вносились или нет изменения в документ после того, как он был подписан. Неквалифицированной электронной подписью можно заверять документы во внутреннем ЭДО. Если заключить между сторонами соглашение о признании юридической силы НЭП, ей можно также подписывать некоторые виды внешних документов. 
  3. Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) имеет высокий уровень защиты, создаётся с помощью программ криптошифрования и полностью равноценна рукописной подписи. КЭП имеет юридическую силу, позволяет владельцу подписывать документы, участвовать в торгах, отправлять отчётность. КЭП обязательно имеет квалифицированный сертификат, подтверждающий личность обладателя. Для работы с квалифицированной ЭП требуется установка программного обеспечения, сертифицированного ФСБ. Получить КЭП руководителя или ИП можно в ФНС или доверенном УЦ. КЭП представителя выдается в удостоверяющих центрах, прошедших аккредитацию Минцифры РФ, использовать можно только при предъявлении печатной или электронной доверенности.

Квалифицированная электронная подпись придаёт документу юридическую силу без заключения дополнительных соглашений. КЭП может применяться как во внешнем, так и во внутреннем ЭДО.

Как перейти на ЭДО с бумажного документооборота?

Мы перечислили много плюсов электронного документооборота. Возникает резонный вопрос: почему далеко не все компании на него переходят? Как показывает практика, многие думают, что это слишком сложно. Придётся устанавливать какой-то новый софт и обучать сотрудников. Некоторые предприниматели не верят в безопасность пересылки документов через интернет и считают ненадёжным хранение файлов на чужом сервере. Также предприниматели опасаются, что их контрагенты не готовы переходить на ЭДО. Развеем эти напрасные опасения.

Сложность подключения к ЭДО. В действительности подключиться к системеэлектронного документооборота очень просто, для этого не надо устанавливать новое ПО. Вы можете обмениваться документами в многофункциональном личном кабинете, который открывается в браузере ПК, или своём привычном интерфейсе. ЭДО.Поток предоставляет бесплатный коннектор с 1С и открытый API для интеграции с другими системами. Для того чтобы начать работать с ЭДО, необходима электронная подпись. Но КЭП и так есть у большинства предпринимателей. Для работы с ЭДО не требуется специального обучения, интерфейс сервиса простой и понятный.

Отправлять документы через интернет небезопасно. Все файлы отправляются по защищённым каналам — перехватить и подменить их невозможно. Оператор EDO.ru полностью соответствует всем требованиям к электронному документообороту, которые сформулированы в Приказе ФНС от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@, и внесён в официальный реестр операторов ЭДО. Также EDO.ru обладает лицензией на деятельность по технической защите конфиденциальной информации.

Надёжнее хранить документы в бумажном виде в собственном офисе, чем на сервере оператора. Бухгалтеры и предприниматели считают, что при необходимости, найти бумажный договор или счёт-фактуру проще, чем разыскать его в сети. Но реальность такова, что бумажные документы теряются: их может достать кто-нибудь из сотрудников и не вернуть на место, подписанные накладные или акты контрагент может забыть отправить обратно или пакет потеряется в пути.

Электронный документ легко найти в базе в любой момент, в личном кабинете организована удобная система поиска, при необходимости его можно распечатать. Файлы хранятся на сервере EDO.ru неограниченное время.

Наши контрагенты не готовы перейти на ЭДО. Многие компании и индивидуальные предприниматели уже перешли на сервис электронного документооборота в связи с необходимостью или следуя современным тенденциям. Надо только проверить. Это можно сделать в личном кабинете ЭДО.Поток. Если ваш поставщик или покупатель уже зарегистрирован в системе, достаточно отправить ему приглашение для обмена электронными документами. Также можно отправить приглашение присоединиться к ЭДО.Поток и контрагенту, который ещё не использует электронные документы.

В случае, когда ваши партнёры, поставщики или покупатели подключены к другой системе ЭДО, с ними можно обмениваться документами, используя роуминг.

Как подключить электронный документооборот от EDO.ru?

Для того чтобы подключиться к ЭДО.Поток или Маркировке от EDO.ru, необходимо пройти регистрацию в личном кабинете клиента. Для этого надо кликнуть на кнопку «Подключиться» на сайте EDO.ru или сразу перейти по ссылке и заполнить все поля регистрационной формы. Для регистрации и дальнейшей работы вам потребуется квалифицированная электронная подпись, можно использовать ту, которой вы подписываете электронную отчётность в налоговую. 

Как в ЭДО отправить приглашение контрагенту

Если ваши клиенты или поставщики уже зарегистрированы в системе ЭДО.Поток, вы можете сразу начать обмен документами. Чтобы проверить контрагента надо:

  • зайти в личном кабинете ЭДО.Поток в раздел «Приглашения»;
  • кликнуть на кнопку «+ приглашение»;
  • в открывшемся списке можно найти контрагента по наименованию, ИНН или КПП. Подробнее об этом вы можете прочитать по ссылке.

Если контрагент ещё не пользуется ЭДО, вы можете отправить ему приглашение присоединиться к ЭДО.Поток. Это делается в личном кабинете на вкладке «Добавить контрагентов».

Если ваши партнёры по бизнесу используют электронный документооборот, но подключены к другой системе, вы всё равно можете обмениваться документами, используя роуминг. Подробнее о том, как настроить роуминг в ЭДО и как пригласить контрагента, вы можете узнать здесь.

Как отправить документы по ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота в том, что электронные документы имеют юридическую силу, не теряются и быстро доходят до адресата. А операторы ЭДО обеспечивают надёжность и безопасность при пересылке и хранении электронных документов.

Возможности электронного документооборота позволяют облегчить работу сотрудников и сделать её более эффективной. Руководители компаний, которые перешли на ЭДО, отмечают существенное сокращение затрат и сроков оплаты по сделкам.