Требования к ЭДО

Сервис электронного документооборота должен отвечать потребностям компаний и предпринимателей. С другой стороны, четкие требования к организации сервиса ЭДО установлены нормативно-правовой базой и федеральными органами исполнительной власти. 

Рассмотрим, каким условиям должна соответствовать система электронного документооборота.

Необходимые требования к ЭДО

К общим требованиям можно отнести основные функции сервиса электронного документооборота, система должна обеспечивать:

• создание документов;
• получение, отправку;
• классификацию электронных документов;
• возможность подписи КЭП;
• поддержку машиночитаемых доверенностей;
• организацию поиска, печати и выгрузки искомых файлов из архива,
• сохранение истории изменений,
• отображение сведений о статусе документа,
• хранение документации в электронном виде.

Законодательство накладывает на предпринимателей обязанности по хранению различных документов в течение определенного срока. Например, большинство бухгалтерских документов необходимо сохранять пять лет. К электронным документам предъявляются те же требования по хранению, как и к бумажным. При этом электронные не занимают места в офисе, не могут быть утеряны, украдены или уничтожены. Также данные, хранящиеся на серверах оператора ЭДО, защищены от несанкционированного доступа.

Сервис ЭДО обязан обеспечивать информационную безопасность при передаче и хранении. Документ при отправке защищается шифрованием, что исключает возможность перехвата сведений третьими лицами, а доступ к документации и подписи открыт только для уполномоченных работников.

Еще одно немаловажное требование — надежность. Сервис документооборота должен работать бесперебойно, а техподдержка — круглосуточно.

Законодательные требования

Основным критерием выбора системы ЭДО является соответствие системы действующим стандартам и нормам делопроизводства и отсутствие противоречий с законодательством.

Регламентация электронного документооборота на государственном уровне ведется по нескольким направлениям. Это законодательное регулирование (федеральные законы), стандартизация в области делопроизводства и документооборота, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, приказы и распоряжения органов государственной власти и управления. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации.

Перечень требований к сервису ЭДО определен в Приказе ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@:

1. Оператор электронного документооборота должен быть юридическим лицом, зарегистрированным на территории России.
2. Компания должна получить лицензию по шифрованию информации от ФСБ России.
3. Иметь технические и правовые возможности для организации услуг ЭДО.

Кроме этого в работе сервиса ЭДО необходимо руководствоваться требованиями о хранении документов, которые определяются следующими нормативными актами:

• Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Закон 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
• Налоговый кодекс России;
• Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021.

Зачем бизнесу ЭДО

Автоматизация процессов при работе с документами оказывает значительное влияние на деятельность компании. От того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, а также эффективность их выполнения.

Электронные системы документооборота помогают автоматизировать работу со счетами, договорами, актами, письмами на протяжении всех этапов их жизненного цикла:

• создание;
• изменение;
• согласование внутри компании;
• отправка контрагентам и возврат подписанных экземпляров;
• принятие;
• хранение;
• поиск;
• классификация.

Внедрение электронного документооборота в организации позволяет существенно экономить средства, затрачиваемые на бумагу, тонер и комплектующие для принтеров, почтовые услуги и на содержание помещений для хранения. Крупные компании затрачивают на печатные документы десятки тонн бумаги в год, для архивирования и хранения приходится выделять большие помещения. Переход на ЭДО в таких случаях обеспечивает значительную экономию средств.

Кроме экономии денег при использовании электронного документооборота в компании значительно сокращается время на заключение сделок, выставление счетов и получения оплаты и т. п. При согласовании внутри компании сотрудникам не приходится ходить с бумажными документами из кабинета в кабинет, несколько сотрудников могут изучать файл одновременно, оперативно внося изменения, так же быстро происходит подписание руководителем.

Электронный документ попадает к контрагенту мгновенно, в отличии доставки почтой или даже курьером. Контрагенты также могут быстро провести согласование, решить спорные моменты, устранить несоответствия. После подписания документа второй стороной не надо дожидаться, когда экземпляр вернется контрагенту, факт принятия сразу отображается в личном кабинете ЭДО.

Для ряда бизнесов применение ЭДО является необходимым в связи с требованиями законодательства. Например, для предпринимателей, которые работают с маркированными и прослеживаемыми товарами. Передача сведений о перемещении маркированной и прослеживаемой продукции в систему «Честный ЗНАК» и ФНС происходит автоматически через оператора ЭДО. Для этого участникам товарооборота необходимо обмениваться электронными УПД и УКД.

ЭДО также помогает оптимизировать процессы обмена документами внутри компании — между руководителями и сотрудниками организации. Через внутренний ЭДО передаются приказы, протоколы собраний, распоряжения, служебные записки. Для подписи документов, которые циркулируют внутри организации, как правило, не требуется сертификат усиленной КЭП, достаточно простой электронной подписи. Внутренний документооборот практически не регламентируется законодательством.

Для обмена документами с партнёрами, поставщиками, заказчиками используется внешний ЭДО. Контрагенты направляют друг другу договоры, счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты сверки и приёмки-передачи и пр. Для подписи таких документов необходимо использовании КЭП.

Отдельно следует выделить вид внешнего документооборота — ЭДО с государственными органами. Этот вид начал развиваться раньше других и он значительно упрощает взаимодействие компаний с государственными структурами. А в некоторых случаях, подача документов в электронном виде является обязательной и это закреплено в законе. К обязательным документам относится:

• сдача отчетности в ФНС и Фонды, а также предоставление документов по требованию налоговой;
• передача сведений по маркированным и прослеживаемым товарам;
• участие в торгах и закупках.

Требования бизнеса

На что обращают внимание компании и предприниматели, выбирая оператора ЭДО. Для бизнеса важно, чтобы сервис:

• обеспечивал работу со всеми необходимыми для них видами документов;
• имел простой и понятный интерфейс;
• обеспечивал возможность обмениваться документами с пользователями других систем ЭДО (роуминг);
• имел возможность интеграции с учётной системой пользователя;
• отвечал всем требованиям законодательства и обеспечивал безопасность при передаче и хранении информации.

Также у каждой компании могут быть свои специфические требования. Например, продавцам маркированных товаров важна интеграция системы ЭДО с «Честным ЗНАКом».

В ЭДО.Поток вы можете обмениваться как формализованными, так и неформализованными документами. Формализованные передаются в утвержденном ФНС формате xml. К ним относятся:

• счет-фактура, в том числе корректировочная;
• УПД;
• УКД;
• накладная (Торг-12);
• акт оказанных услуг (выполненных работ);
• и другие.

Неформализованные документы можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg. Например:

• договор;
• дополнительное соглашение;
• счет;
• письмо;
• прочее документы.

Оператор сервиса ЭДО.Поток EDO.ru — ведущий оператор, аккредитованный ФНС и официальный партнёр ЦРПТ. Для работы с маркировкой не потребуется дополнительных настроек — мы интегрированы с системой «Честный ЗНАК».

Для интеграции с учётными системами В ЭДО.Поток предусмотрены бесплатные решения: коннектор для 1С и открытый API для любых других систем. Роуминг с наиболее значимыми операторами на рынке ЭДО обеспечивает возможность обмена документами между клиентами разных систем электронного документооборота. Процедура настройки роуминга сделана максимально комфортной и простой для пользователя — для установления взаимодействия достаточно ввести ИНН и КПП контрагента, после чего надо выбрать из предложенного списка оператора ЭДО и отправить приглашение.

Оператор EDO.ru полностью соответствует требованиям ФНС, которые сформулированы в Приказе от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@, и внесен в официальный реестр операторов ЭДО. Также EDO.ru обладает лицензией на деятельность по технической защите конфиденциальной информации.