Какая ККТ мне нужна: «обычная» онлайн-касса или облачная?

26

В 2022 году осталось очень мало исключений, позволяющих не использовать онлайн-кассу при расчётах с покупателями. На рынке представлено много разновидностей ККТ и зачастую компании нелегко выбрать наиболее экономичный и удобный вариант для фискализации платежей. Сегодня мы расскажем, в каких случаях вам понадобится онлайн-касса, которая отбивает чек, находясь непосредственно в месте совершения расчёта, а когда оптимальное решение — это облачная касса. 

В чем отличие

«Обычную» онлайн-кассу вы, как правило, покупаете в собственность и устанавливаете по адресу совершения платежей. Это может быть, например, стационарный терминал или мобильная касса для выездной торговли. Автоматически вы берёте ответственность за техническое обслуживание и ремонт техники, обновление ПО, замену ФН.

Облачная касса в большинстве случаев арендуется (вы покупаете только фискальный накопитель) и хранится на территории дата-центра в специальных «фермах», где поддерживаются определенные условия для бесперебойной работы техники. Вам не надо беспокоиться о неполадках, перебоях электроэнергии и связи интернет. Все заботы о работоспособности, обслуживании, обновлении ПО и ремонте ложатся на арендодателя. Даже замену ФН производит поставщик услуги.

Облачные кассы не печатают бумажные чеки и применяются преимущественно для фискализации дистанционных расчётов. Чаще всего облачную ККТ используют в интернет-магазинах. Но онлайн-магазины бывают разные, некоторые принимают платежи только на сайте или в приложении, другие производят расчёты в ПВЗ или через курьеров. Кроме того, закон 54-ФЗ позволяет применять облачную фискализацию не только при онлайн платежах. Как понять сколько и каких касс вам нужно?

Разберёмся с выбором типа ККТ в разных ситуациях

Выбор кассы зависит не только от вида бизнеса, но и от особенностей продаж, оказания услуг и произведения расчётов.

Салон услуг

Возьмем компанию, оказывающую косметические услуги. У фирмы есть салон, но некоторые клиенты предпочитают, чтобы визажист выезжал к ним на дом. А еще есть сайт и приложение, где можно выбрать косметические средства, услугу и расплатиться. Получается, оплата принимается несколькими способами:

  • в салоне;
  • мастером на выезде;
  • дистанционно на сайте или в приложении.

Получается, надо как минимум три вида касс: стационарную для салона, несколько автономных терминалов для визажистов и облачную для онлайн-продаж?
Не обязательно. В данной ситуации вопрос фискализации можно закрыть стационарной кассой для салона и облачной кассой для сайта, приложения и всех мастеров на выезде.

В законе 54-ФЗ предусмотрены случаи, когда можно не выдавать клиенту бумажный чек, даже если во время расчета покупатель и продавец контактируют. Это правило действует, если:

  • курьер выдаёт товар и принимает оплату вне пункта выдачи заказа;
  • расчёт осуществляет представитель продавца, выполняющий работы или оказывая услуги на выезде;
  • оплату принимает водитель или кондуктор на борту транспортного средства;
  • товар или услуга продаются с помощью автоматизированного средства.

Таким образом, визажист, который выезжает на дом клиента и принимает оплату, может не печатать бумажный чек, а выбить электронный, обратившись к облачной кассе с мобильного терминала. И одна облачная касса справится с обработкой платежей с сайта, из приложения и от всех мастеров. Если количество расчётов вырастет, можно арендовать ещё одну или несколько касс и все платежи будут распределяться между ними.

Онлайн-магазины

Теперь рассмотрим интернет-магазин. Как мы написали выше, для онлайн-продаж предусмотрены облачные кассы. Значит покупаем облачную кассу и она закроет все потребности? В этом вопросе многое зависит от того, каким способом интернет-магазин принимает платежи и выдает заказы.

Если оплата производится только онлайн — для фискализации расчётов достаточно облачных касс. Их количество определяется в зависимости от объёма платежей в периоды пиковой нагрузки.

Если выдают заказы и принимают оплату собственные курьеры — они могут выбивать чек на той же облачной кассе, по которой проводятся платежи с сайта или приложения. Клиент будет получать фискальный документ в электронном виде. Здесь все так же, как в случае с визажистами, оказывающими услуги на дому.

Если у интернет-магазина есть свои пункты выдачи, в них необходимо поставить стационарную кассу. При расчете за заказ на территории собственного ПВЗ, покупателю необходимо выдать бумажный чек.

Когда товары выдаются и оплачиваются на сторонних пунктах, почте или сторонними курьерами, то принимающая оплату компания выступает в качестве платежного агента и чеки пробивает на своих кассах. А магазину перечисляет деньги как юридическое лицо.

Важно! В чеке должен присутствовать признак агента, наименование и ИНН продавца. Также важно указать номенклатуру, цену и количество. За неправильное оформление чека агентом налоговая наказывает владельца товара. Поэтому следует задуматься, стоит ли продавать продукцию через платёжных агентов.

Если вы организовали магазин на маркетплейсе, вам вообще не понадобится касса — чеки будет оформлять торговая площадка за агентское вознаграждение.

Вендинговые автоматы

Облачные кассы — идеальное решение для продаж через торговые автоматы. К одной кассе можно подключить сразу несколько аппаратов. Закон 54-ФЗ разрешает не выдавать покупателю чек, если дисплей аппарата поддерживает функцию отображения QR-кода чека в момент расчета. Покупатель считывает код своим смартфоном и открывает электронный вариант фискального документа. У этого правила есть исключения: при продаже технически сложных товаров, маркированной и подакцизной продукции, автомат должен печатать чек. Значит в аппарат должен быть встроена ККТ с чекопечатающим устройством. Сейчас рассматривается законопроект, который, в случае его принятия, выведет маркированные товары из списка исключений.

В каких еще сферах можно применять облачные кассы

Приём платежей через интернет применяется сейчас во многих сферах бизнеса. Это

  • ЖКХ;
  • такси;
  • телеком услуги;
  • службы доставки;
  • телеком;
  • продажа билетов;
  • платежные терминалы;
  • аптеки.

Везде, где оплата производится дистанционно, подойдет облачная касса. Но если клиент покупает билет в кассе с кассиром или оплачивает услуги ЖКХ в расчётном центре — необходимо выдать ему бумажный чек. Или электронный, но только в случае его согласия и предоставления номера телефона или адреса электронной почты.